Protokoły z posiedzeń Komisji Rewizyjnej: Protokół nr 25 /2008 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 18 listopada 2008, o godz. 12.00 w sali nr 20 Urzędu Miejskiego w Rogoźnie.

Temat posiedzenia:

Kontrola zamówień publicznych. 

Otwarcia posiedzenia dokonała i posiedzeniu przewodniczyła Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej Wanda Wiśniewska.

W posiedzeniu uczestniczyli: członkowie Komisji Rewizyjnej zgodnie z listą obecności. Burmistrz Rogoźna Bogusław Janus, Skarbnik Gminy Maria Kachlicka oraz Kierownik Wydziału Rozwoju Gospodarczego i Promocji Tadeusz Zygmunt.

Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej Wanda Wiśniewska zapoznała się z zestawieniem przeprowadzonym postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w formie przetargu nieograniczonego w 2008 roku, które dotyczyło:

1.  Ręcznego czyszczenia ulic i palców na terenie miasta Rogoźna.

2.  Remontu chodnika przy ul. Wyszyńskiego, Placu Powstańców Wielkopolskich w

     Rogoźnie.            

3. Mechanicznego oczyszczania ulic na terenie Rogoźna.

4. Utrzymywania zieleni na terenie miasta Rogoźna od maja do 31 października 2008r.

5. Budowy drogi zbiorczej i dróg osiedlowych wraz z parkingami, chodnikami na osiedlu

    mieszkaniowym przy ul. Kościuszki w Rogoźnie.

6. Przebudowy ul. Wójtostwo w miejscowości Rogoźno.

7. Remontu chodnika przy ul. Czarnkowskiej w Rogoźnie.

8. Remontu mostu drogowego przez  Strugę Sokołowską na drodze gminnej  w

    Gościejewie.

9. Przebudowy dróg dojazdowych do gruntów rolnych Parkowo – Boguniewo, Parkowo

    Moksz - Międzylesie.

10. Remontu chodnika w miejscowości Owieczki.

11. Przebudowy drogi dojazdowej do gruntów rolnych  Jaracz – Młyn – Jaracz.

Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej zadała pytanie kto wykonuje ręczne oczyszczanie ulic i w jakiej to formie się odbywa? Burmistrz, że jest to,  przetarg nieograniczony i wykonuje to w tym roku Pan H. Siwiński tak samo jak w troku poprzednim w poprzednim.

T. Zygmunt wyjaśnił, że corocznie pojawia się firma pana H. Siwińskiego w związku z powyższym było to w sposób specjalny kontrolowane przez Regionalną Izbę Obrachunkową. Dodał również, że kiedy firma pana H. Siwińskiego stawała w konkurencji z innym firmami okazała się najtańszą firmą. Natomiast na dzień dzisiejszy trudno jest powiedzieć jak oferty pana H. Siwińskiego wyglądałyby w stosunku do innych wykonawców tego typu robót dlatego, że nikt inny nie składał ofert.

Przewodnicząca W. Wiśniewska zapytała czy do oczyszczania ręcznego wykorzystywani są bezrobotni lub pracownicy w ramach robót interwencyjnych?

Odpowiedzi udzielił T. Zygmunt, iż oferta złożona jest przez firmę, a kogo zatrudnia firma to Burmistrza nie dotyczy. Firma wygrywa przetarg i musi zrobić to  własnymi siłami, jest w stanie to zrobić oraz, że jest w odpowiedniej kondycji finansowej dlatego ona składa odpowiednie dokumenty, wymagane dla ustaleń zamówień publicznych. T. Zygmunt dodał, że w żaden sposób nie pomaga się oferentowi, gdyż nie byłoby to zgodne z postępowaniem przetargowym.

Radny J. Witt zapytał jak wygląda sytuacja z mechanicznym czyszczeniem.

T. Zygmunt wyjaśnił, że do mechanicznego czyszczenia nie może przystąpić pierwsza lepsza firma musi to być firma wyposażona w odpowiedni sprzęt.

Radny J. Witt zapytał czy kwestia punktu 11 budowa drogi w Jaraczu jest już rozstrzygnięte czy jeszcze nie?

Burmistrz B. Janus odpowiedział, że rozstrzygnięty jest przetarg, natomiast umowy jeszcze nie podpisał ponieważ firma miała dostarczyć do 17.11.2008 r. zabezpieczenie należytego wykonania czyli zabezpieczania bankowe.

T. Zygmunt oświadczył, że otrzymał informację telefoniczną, że 18.11.2008 r.  ma się wstawić przedstawicielka firmy z tym dokumentem. Wspomniał, że tak jak było mówione czyli w okolicach 20.11.2008 r. będą gotowi do podpisania umowy. Wyjaśnił również, że w momencie gdy firma jest powiadomiona o rozstrzygnięciu przetargu, wtedy zaczyna przystępować do załatwiania wszystkich formalności, gdyż jest wymagane złożone  zabezpieczenia należytego wykonania. Natomiast formy są różne, może to być gotówka, zabezpieczanie bankowe, gwarancja ubezpieczeniowa, jeżeli zamawiający wyraża zgodę mogą to być papiery wartościowe, obligacje a nawet akcje. Dodał, że nie ma prawa narzucać firmie w/w form gdyż wszystkie dokumenty są publikowane w biuletynie zamówień publicznych w tym: ogłoszenie o przetargu oraz wybór oferenta. Ponadto ograniczenia są regulowane prawie, a jeżeli ustawa dopuszcza to nie wolno nić zmieniać. Jeżeli chodzi o akcje to zamawiający musi wyrazić zgodę.

Rady J. Witt zapytał czy termin wykonania drogi jest określony?

T. Zygmunt poinformował, że ogłoszenie jest wykonywane na specjalnych drukach i termin jest zachowany.

Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej zapytała co się dzieje jeżeli nie sprzyja temu pogoda?

T. Zygmunt odpowiedział, że ustawodawca dopuszcza anektowanie z przyczyn nie zależnych od wykonawcy i muszą wystąpić okoliczności których nie można było przewidzieć.

Przewodnicząca W. Wiśniewska zapytała czy remont chodnika przy ul. Wyszyńskiego, Placu Powstańców Wielkopolskich jest ukończony i czy  rachunki zostały uregulowane?

Skarbnik Gminy odpowiedziała, że wszystko jest uregulowane.

Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej zapytała czy utrzymaniem zieleni na terenie miasta Rogoźna też zajmuje się firma pana H. Siwińskiego?

Burmistrz i Skarbnik potwierdzili.

Następnie Przewodnicząca zapytała o przebudowę drogi zbiorczej wraz chodnikami i parkingami na ul. Kościuszki.

T. Zygmunt wyjaśnił, że wszystko jest zakończone do właściwego momentu, ponieważ dalej będzie budowa ronda. Dodał również, że projektanci którzy opracowywali dokumentację na rondo potrzebowali tyle terenu żeby wykonać łagodne przejścia gdyż na wszystkich rozjazdach została wprowadzona kanalizacja wysepki rozprowadzające ruchem.

Dalej Przewodnicząca zapytała o przebudowę ul. Wójtostwo czy jest zadanie zapłacone?   

T. Zygmunt odpowiedział, że odbiór techniczny nastąpił i ta inwestycja też jest zapłacona.

Przewodnicząca zapytała o remont przy ul. Czarnkowskiej czy jest to zapłacone?

Skarbnik odpowiedziała, że remont jest zapłacony.

Przewodniczącą zapytała o most w Gościejewie?

Skarbnik odpowiedziała, że nie jest zapłacone. Natomiast T. Zygmunt wyjaśnił, że kwestia mostu to jest położenie ostatniej warstwy dywanika na moście, co nastąpi z ostatnich informacji 20.11.2008r. (czwartek).

Radny J. Witt zapytał czy wystarczyło środków na kawałek dojazdu przy moście w Gościejewie.

Skarbnik odpowiedziała, że nie był robiony dojazd asfaltu do mostu. Natomiast T. Zygmunt wyjaśnił, że Mie wykonano tego przyczyn technicznych, gdyż nie byłoby możliwości odbioru wody, które spływając z mostu podmywałyby posesje, znajdujące się naprzeciw mostu. Natomiast most jest wykończony  jak również wyłożony trawą.

Następnie Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej zapytała o przebudowę dróg Parkowo – Boguniewo?

T. Zygmunt odpowiedział, że pojawiły się już pierwsze samochody w celu wypełnienia melafirem jako podbudową. Frakcja ma spowodować to, że podczas zagęszczenia wypełni nierówności.

Przewodnicząca odnotowała, że przetarg Jaracz – Młyn jest rozstrzygnięty podpisanie umowy nastąpi do końca listopada, a zakończenie do końca grudnia.

T. Zygmunt powiedział, że czekają na wykonawcę i dopóki nie spełni wymogów i nie przedstawi należytego zabezpieczenia majątkowego to z takim wykonawcą nie mają prawa zawierać umowy.

Przewodnicząca W. Wiśniewska poinformowała, że Komisja dokonała analizy dokumentów dwóch losowo wybranych zamówień publicznych.

Przewodnicząca odczytała pierwsze zamówienie publiczne, które dotyczyło ,,Przebudowy ul. Wójtostwo w miejscowości Rogoźno na długości 241 metrów”. Sprawdzono następujące dokumenty:

1. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia publicznego.

2. Potwierdzenia przyjęcia wiadomości  wyznaczenia komisji przetargowej.

3. Wniosek o wszczęcie postępowania.

Przewodnicząca zapytała jaka jest brana wartość euro?

T. Zygmunt wyjaśnił, że dla potrzeb zamówień publicznych Minister określa w specjalnym rozporządzeniu i ta wartość się zmienia raz w roku.

4. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia.

T. Zygmunt powiedział, że są to dokumenty publikowane na stronach internetowych i nie ma kontroli nad tym, że mogą to pobierać również ludzie z zewnętrz, a natomiast kiedy taki przedsiębiorca złoży ofertę to my nie mamy prawa odrzucić.

T. Zygmunt objaśnił, że ogłoszenie o zamówieniu na tablicy Urzędu Miejskiego może ukazać się dopiero kiedy ogłoszenie pojawi się w biuletynie zamówień publicznych.

Kolejnie T. Zygmunt wyjaśnił proces otwarcia ofert, gdzie znajduje się lista uczestników zewnętrznych, przy czym firma może przysłać swojego przedstawiciela. Całe postępowanie jest opatrzone jednym numerem. Oferta jest opisana kiedy wpłynęła do Urzędu pod jakim numerem jest zarejestrowana, a nawet o której godzinie, gdyż w dniu składania jest też ważna godzina. Ze względu na to, że jeżeli oferta wpływu przekraczałaby godzinę wskazaną to wtedy taka oferta jest odsyłana i to wynika z przepisów.

Następnie T. Zygmunt pokazał skład komisji przetargowej z czego każdy członek komisji musi złożyć stosowne oświadczenie oraz Burmistrz, żeby mógł podpisać wszystkie dokumenty. Kolejnym krokiem jest sprawdzenie przez komisję warunków, które wynikają ze specyfikacji, czy złożona oferta spełnia te wszystkie warunki. Natomiast w przypadku gdyby nie spełniła, wtedy występuje się z pismem do tego oferenta, żeby dokumentację uzupełnił  i wyznaczany jest termin. Burmistrz nie występuje w komisji jest tylko osobą zatwierdzającą pracę komisji przetargowej którą powołał. Wyjaśnił również, że jeżeli pojawił się ktoś krewny w stosunku do Burmistrza, to Burmistrz nie musi wiedzieć, że taka oferta została złożona gdyż podpisuje tylko dokumenty. Jeżeli któryś z członków komisji pracowałby w firmie która złożyła ofertę wtedy należy wystąpić z wnioskiem do Burmistrza o wykluczenie z postępowania w związku z przeszłym powiązaniem firmy i to trwa 3 lata a wszystko wynika   z przepisów.

Radny J. Witt zapytał czy można uzupełnić braki dokumentacji?

T. Zygmunt odpowiedział, że nie zawsze. Natomiast jeżeli komisja wezwie to tak ale wynika to  wyłącznie z prawa. 

Następnie T. Zygmunt przedstawił dokument na to, że ogłoszenie ukazało się na stronie internetowej. Przedstawił również dokument należytego wykonania, które załączają oferenci kserokopie gdyż oryginalne dokumenty znajdują się w kasie są ewidencjonowane. Jeżeli wykonawca odstąpiłby od przedstawienia należytego wykonania której zamawiający żądał wówczas może nie dojść do podpisania umowy i wtedy można tą ofertę wyeliminować i wybrać następną. Dlatego jest okres wiązania z umową terminem 30 dni.

Przewodnicząca W. Wiśniewska zapytała jak długo musi być przechowywana dokumentacja?

T. Zygmunt odpowiedział, że do 5 lat. 

Przewodnicząca Komisji odczytała drugie zamówienie publiczne ,,Remont chodnika przy ul. Czarnkowskiej”.

T. Zygmunt wyjaśnił, że jako pierwszy dokument jest to kosztorys inwestorski dlatego, że najczęściej kosztorys inwestorski w inwestycjach większych jest podstawą do ustalenia kwoty zamówienia publicznego. Kosztorys inwestorski jest odmienny od kosztorysów ofertowych gdyż rządzi się specjalnymi przepisami co wynika to z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Przygotowany projekt wprowadzany jest do komputera, następnie ściągane są ceny które Ministerstwo w tym celu opracowuje i w taki sposób zostaje opracowany projekt inwestorski.

Rady J. Witt zapytał od jakiej kwoty wchodzi zamówienie publiczne?

T. Zygmunt odpowiedział, że od 54.297,00 tysięcy netto. Dodał również, że najczęściej kiedy Radni zgłaszają inwestycję, to jest to kwota brutto, ale z tego jeszcze trzeba zapłacić vat. Przy prawach zamówień publicznych operuje się kwotami netto. Objaśnił, że protokół jest to taki dokument, który jest tworzony etapowo i określa: termin składania ofert, ilu oferentów spełnia ilu nie spełnia warunki i w końcu dochodzi się do wyboru oferenta z firmą, która jest wybrana nie zawsze musi dojść do zawarcia umowy.

Radny R. Dworzański zapytał czy zawsze kryterium jest cena?

T. Zygmunt odpowiedział, że zawsze stosuje się cenę jako kryterium obowiązkowe. Wyjaśnił, że dziś sprawa wygląda tak, że do robót budowlanych są specyfikacje techniczne, które ściśle określają przedmiot zamówienia i w tym momencie można stosować tylko te kryterium.  Dodał również, że oferta obejmuje wybudowanie, czyli materiał jest wykonawcy, robocizna jest wykonawcy, sprzęt jest wykonawcy związku z powyższym cena wynika z zbiorowego zestawienia tych wszystkich  koszto - kształtnych czynników i na podstawie tego oceniania jest cena jako końcowy produkt.

W związku z powyższym Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej poinformowała, że po zapoznaniu się z dokumentacją Komisja Rewizyjna nie stwierdziła nie prawidłowości.

Do w/w stanowiska przychylili się wszyscy członkowie Komisji.

                                                             Przewodnicząca Komisji..................................

                                                            Zastępca Przewodniczącej...............................

                                                            Członek Komisji..............................................

Posiedzenie zakończono o godz. 14.00.

Protokół sporządziły: Beata Ryga

                                      Dorota Ślachciak

Rogoźno, dnia 5 grudnia 2008r.