Protokoły z posiedzeń Komisji Rewizyjnej: Protokół nr 1/2015 posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Rogoźnie odbytego w dniu 26 stycznia 2015 roku o godz. 16.00 w sali nr 20 Urzędu Miejskiego w Rogoźnie

PROTOKÓŁ nr 1 /2015

z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Miejskiej w Rogoźnie odbytego w dniu 26 stycznia 2015 roku o godz. 16.00 w sali nr 20 Urzędu Miejskiego w Rogoźnie, ul. Nowa 2.

Posiedzenie Komisji otworzyła i posiedzeniu przewodniczyła Przewodnicząca Komisji K. Erenc – Szpek.

Przewodniczący K. Erenc – Szpek  stwierdziła, że na 4 członków Komisji w obradach bierze udział 4 członków Komisji. Komisja jest władna do podejmowania prawomocnych wniosków.

Lista obecności członków Komisji stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu.

Ponadto w obradach udział wzięli goście zgodnie z listą obecności, którą stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu.

Przystapiono do omowienia przedstawionego porządku obrad.

Proponowany porządek obrad:

1.       Otwarcie obrad.

2.       Stwierdzenie quorum.

3.       Przyjęcie porządku obrad.

4.       Ustalenie przyczyn i winnych nałożenia kary na Gminę Rogoźno podczas realizacji zadania II Etapu budowy kanalizacji miejskiej z wykorzystaniem środków unijnych.

5.       Kontrola realizacji przyłączy do sieci kanalizacyjnej.

6.       Sprawy bieżące.

7.       Wolne głosy i wnioski.

8.       Zakończenie posiedzenia.

Przystąpiono do punktu 4.

Przewodnicząca Komisji K. Erenc – Szpek zapytała jaki był powód nałożenia kary na Gminę podczas budowy II etapu kanalizacji?

Kierownik T. Zygmunt poinformował, że po złożeniu wniosku, który przeszedł kilkustopniową drogę weryfikacji. Po czy m okazało się, że Gmina może aplikować o pieniądze unijna na zadanie, które było ujęte we wniosku.

Wojewódzki Fundusz poinformowała, że w momencie kiedy wniosek uda się zakwalifikować do dofinansowania będzie rok czasu na złożenie wniosku końcowego. Okazało się, że kiedy została otrzymana wiadomość, że wniosek przeszedł drogi weryfikacyjne i został zakwalifikowany to  okazało się zostało 10 miesięcy, a nie 12 miesięcy na przygotowanie dokumentacji i złożenie wniosku ostatecznego. Dodał, że to zadanie było jednym z największych w Województwie Wielkopolskim, które  było przedstawione do dofinansowania.

Radna L.  Kolanowska zapytała, że te 10 miesięcy zostało dlatego, że zostaliśmy za późno poinformowani czy wniknęło to z wewnętrznych procedur?

T. Zygmunt odpowiedział, że trudno powiedzieć, iż w momencie gdy Urząd występowała z wnioskiem do Marszałka Wielkopolskiego z prośbą o przedłużenie terminu. Z pisma, otrzymanego wynikało, że okres przygotowawczy na złożenie wniosku ostatecznego wynosi 10 miesięcy. Z związku z tym, gmina przystąpiła do podejmowania działań. Zadanie obejmowało rozbudowę i modernizacje oczyszczalni. W dalszej kolejności należało przyprowadzić postępowanie na wybór wykonawcy ale to już nastąpiło po podpisaniu umowy, kiedy wniosek został zakwalifikowany i przeszedł II etap weryfikacji.

Następnie T. Zygmunt ustosunkował się do czynności, które były przed zawarciem umowy czyli rozstrzygnięcia postępowań na wybór wykonawcy dokumentacji projektowych jak i wybór wykonawcy wykonalności. Odbyły się trzy postępowania, które warunkowały możliwość do terminowego złożenia wniosku czyli ostatecznego. Pierwsze postępowanie było na wybudowanie kanalizacji. W tym przypadku gmina posiadała dokumentację już z pierwszego etapu. Ze względu na zrealizowanie i  etapu, a okres między jej opracowaniem dokumentacji, a przesuniętym terminem ponieważ termin został przesuwany co do możliwości ogłoszenia nowych naborów tak się przedłużał, iż ważność dokumentacji wygasła. W związku z powyższym należało albo dokumentację zaktualizować co gwarantowało, że termin jest zachowany lub ogłosić nowy przetarg na wybór nowego wykonawcy co nie dawało żadnej gwarancji, że w przedziale 10 miesięcy uda się opracować nową od podstaw dokumentację i uzgodnić. Najwięcej czasu zajęło opracowanie nowych map geodezyjnych. To był czynnik wiążący, że w momencie kiedy zostały sporządzone podkłady geodezyjne to wykonawca nie ma szans na opracowanie dokumentacji.

Radna L. Kolanowska zapytała jak długo trwa opracowanie kompleksowej dokumentacji projektowej I i II etapu?

T. Zygmunt poinformował, że w latach 90 – tych kiedy była opracowywana dokumentacja były inne obwarowania inny, proces uzgodnień, nie było instytucji jak Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska. Po okresie kiedy Polska przystąpiła do Unii Europejskiej to wszystko się wydłużyło i utrudniło.

Projektanci informowali, że potrzebują minimum rok na opracowanie dokumentacji. Długo zajęło opracowanie map ponieważ w Starostwie okazało się, że nie posiadają żadnych map, które miały służyć do celów projektowych. Nie była prowadzona żadna inwentaryzacja map. Zostało to robione na bieżąco przez geodetów.

Skarbnik poinformowała, że to nie są kary tylko korekty finansowe co wynika ze sprawozdania.

Dalej poinformował, że Gmina Rogoźno jest zarejestrowana w Krajowym Programie Oczyszczania Ścieków Komunalnych. Jest to gmina, która mieści się równoważnej liczba mieszkańców, kwalifikuje do gmin, które od roku  2016 płaciłaby kary z tytułu nie rozwiązania problemu gospodarki ściekowej. Dlatego zrobienie wszystkiego w celu pozyskania tych środków umożliwi gminie nie płacenie kar.       

Wiceprzewodniczący B. Perlicjan zapytał w jaki sposób byłyby naliczane od ilości  mieszkańców?

T. Zygmunt wytłumaczył, że w 2006 roku powstała aglomeracja rogozińska czyli gospodarka ściekowa musi być rozwiązana w aglomeracjach w związku z tym problem spoczął na aglomeracji. Rogoźno musiało stworzyć taką aglomerację bo Rogoźno w samo w sobie liczyło ponad 11 tys. mieszkańców. Aglomeracja to nie tylko Rogoźno ale zostało rozszerzone dlatego, że próg w którym gmina mogła aplikować pieniądze sięgał 15 tys elelemów, w związku z tym podjęto próbę sięgnięcia 15 elelemów. Tak więc jest Rogoźno, Cieśle , Ruda i Garbatka. Taki układ został przyjęty przez Radę w 2006r.

Były odpowiednie wymogi żeby otrzymać pieniądze. Minimalna liczba mieszkańców to jest 120 na 1 km wybudowanej sieci. 

Randa L. Kolanowska zapytała czy 120 mieszkańców czy odbiorców?

T. Zygmunt odpowiedział, że 120 osób, którzy będą potencjalnymi dostawcami ścieków.

W 2008 należało dokonać założeń takich, żeby ta kanalizacja która będzie wybudowana w2013/2014  musi spełniać określone wymogi. 

Wiceprzewodniczący Komisji B. Perlicjan poprosił żeby T. Zygmunt po kolei wyjaśnił zarzuty.

Powiedział, że podczas projektowania nikt nie przepuszczał, że będzie jakikolwiek poślizg. W momencie kiedy było organizowane całe postępowanie nikt nie wiedział, że na wydanie opinii czy decyzji środowiskowej wydanej przez Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska będzie potrzeba aż 3 miesięcy wtedy kiedy zgodnie z Rozporządzeniem Mister Środowiska nie zachodziła ani konieczność opracowania raportu na oddziaływania na środowisko. Aczkolwiek była również opinia sanepidu gdzie wyraził, że ta tego rodzaju przedsięwzięcia nie potrzeba raportu. Dodał, że nikt nie pomyślał  , że aż 3 miesiące będzie potrzeba na wydanie opinii środowiskowej na to zadanie.

Radna L. Kolanowska zapytała czy Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska nie ma procedur i określonego terminu żeby odpowiedzieć na pismo?

T. Z ygmunt odpowiedział, że posiada pewne procedury tylko z tym ,że te procedury jeżeli będą stosowane w pełnym brzmieniu bo dotyczą inwestycji gdzie raport oddziaływania na środowisko jest potrzebny gdzie zaangażowanie czasowe jest wymagalne. Natomiast zadanie 15 tys. elelemów oczyszczalnia, a mowa jest ponad 100 tys. elelemów gdzie wymagane są pełne procedury, a my jesteśmy 15 ty. Gdzie takich procedur się nie stosuje, Regionalny Dyrektor Ochrony Środowiska zażądał informacji równo wartej raportowi oddziaływania na środowisko.

Radny B. Perlicjan zapytał czy tej korekty można by uniknąć jeżeli byłby zapis o anektowaniu umowy.  T. Zygmunt odpowiedział, że można było uniknąć.

Jeżeli chodzi o postępowanie II na wybór projektanta kanalizacji to chodziło o aktualizację dokumentacji. Jeżeli chodzi o największy zarzut 25% dot. dofinansowania jest to kwota, która stanowi 54.900 zł jest to spowodowane tym, że gmina udzieliła zamówienia z wolnej ręki wykonawcy, który opracował wcześniej dokumentację i ją aktualizował. Gmina przygotowując się do tego zamówienia wystąpiła do Urzędu Zamówień Publicznych z zapytaniem czy przy zapisie pierwotnej, który brzmiała,że  są chronione prawa autorskie umowy, można skorzystać z art.67 czyli udzielić zamówienia temu samemu wykonawcy z wolnej ręki. Z takim zapytaniem gmina wystąpiła do radcy prawnego i arbitra, który działał przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych. Natomiast ich wypowiedź niestety ale nie zajęła żądnego stanowiska w tej sprawie. W związku z powyższym były do dyspozycji 2  stanowiska.                                                           

I było rady, która uważała, że należy przeprowadzić postępowanie w innym trybie, natomiast stanowisko arbitra było jednoznaczne, że jeżeli umowa podstawowa byłą chroniona prawem autorskim to  w tym momencie można skorzystać z art. 67.

Radna L. Kolanowska dlaczego nie było odwołania.

T. Zygmunt odpowiedział, że było odwołanie tylko Zarząd Wojewódzkiego Funduszu nie przyjął argumentów i potrzymał to. Tylko pozostała droga sądowa.

Skarbnik M. Kachlicka, że nie dostalibyśmy tych pieniędzy tak długo, dopóki by się nie skończyły postępowania. Aczkolwiek równie dobrze odwołanie, które byśmy wnieśli należałoby wnieść kwotę wpisu i nie wiadomo czy rozprawa skończyłaby się w ciągu roku czy nawet dłużej.

Radny B. Perlicjan poprosił o udostępnienie pisma lub czy istnieje dokument potwierdzający, że jest wymagany termin 10 miesięcy na wykonania dokumentacji żeby otrzymać dofinansowanie.

Również poprosił o udostępnienie pism odp: arbitra i radcy prawnego.

Następnie wyjaśnił zarzut dot. podpisania aneksu w przypadku gdzie w umowie było napisane, że zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia umowy mimo tego naliczono korekty.

Dalej odniósł się do pkt. c) dot: chciano ukarać gminę, gdzie wykonawca pozyskał pozwolenie na budowę w czasie ale pan kontrolujący zinterpretował to, że ,,jeżeli ubiegam się o pozwolenia na budowę  i mam przystąpić do realizacji to pozwolenie na budowę powinno być prawomocne”. Owszem przyznano mu rację jeżeli chce się przystąpić do budowy to powinno być prawomocne ale jeżeli mając pozwolenie na budowę z roku 2010, a w roku 2011 przystępuje się do budowy to w roku 2010 ta prawomocność decyzji jest niepotrzebna. Zarząd nie uznał jako zarzut po odwołaniu zastało uznane.

Dodał, że nasze pozwolenie na budowę uprawomocniło się po 40 dniach, kiedy wygasła umowa z wykonawcą, a stało się dlatego, że starostwo prowadząc postępowanie zawiadamia strony i ktoś będący stroną nie odbierał poczty.

Następnie wyjaśnił punkt brak obowiązków porównywania ofert dot; wyboru wykonawcy studiom wykonalności. Jednym z warunków ubiegania się o pieniądze było przestrzegania prawa zamówień publicznych. Obowiązujące przepisy w tym czasie stanowiły, że pod procedury prawo zamówień publicznych nie kwalifikują się wydatki do 14 tys. euro. Czyli w tym przypadku zamawiający może zlecić komukolwiek bez procedowania dokumentacji.

Podpisanie umowy z wykonawcą nastąpiło 4 stycznia 2010 r,  dokumenty zostały przyjęte w marcu, a umowa jest podpisana we wrześniu 2010 r.

Radny B. Perlicjan zapytał co oznacza zapis, że gmina nie posiadała własnych uregulowań prawnych i czy dzisiaj już posiada?

Pani Skarbnik wyjaśniła, że to działanie, które było podpisywane to w 2009 roku zawarte umowy  z wykonawcą na projekty i w tym czasie było własnych zarządzeń burmistrza dot: szczegółowych procedur.

Dalej omówiono punkt ,,Inżynier Kontraktu”. W momencie przeprowadzenia procedur związanych z wykonawcą znajduje się ogłoszenie końcowe, w którym jest informacja kto zostaje wykonawcą za jaka kwotę został wybrany itd. Natomiast w tej informacji nie było  zawarta informacja, że w trakcie postępowania jedna z firm została odrzucona. Nie została zapisana ani podstawa prawna ani faktyczna.

Przewodnicząca Komisji zapytała kto przeoczył informację?

T. Zygmunt powiedział, że sekretarz komisji przetargowej.

Następnie przystąpiono do punktu materiały promocyjne. Postawiono zarzut z tytułu nie zebrania 3 ofert. Z uwagi, że szacunkowa zamówienia nie przekraczała wartość 14 tys. euro w celu dokonania wyboru wykonawcy zamówienia rozesłano ,,zapytanie ofertowe” do 9 podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w zakresie podmiotu zamówienia. Jednak złożona została tylko jedna oferta, która spełniała wszystkie postawione w zaproszeniu wymogi. Mimo wszystko, że w załączaniu listy sprawdzającej postępowanie o zamówienie o wartości szacunkowej wyrażonej w złotych poniżej 14 tys. euro uwzględniono zapytanie ofertowe, że zostało wysłane do co najmniej 3 wykonawców to i tak nałożono korektę 15 %.

Radna K. Erenc - Szpek zapytała czy domagali się większej ilości ofert? T. Zygmunt najlepiej było żeby wpłynęły co najmniej 3 oferty. Mimo wszystko, że zapytanie ofertowe było wysłane do 9 podmiotów to i tak wpłynęła tylko jedna oferta pozostali oferenci nie złożyli ofert.

Radna L. Kolanowska zapytała czy był świadomy, że muszą wpłynąć 3 oferty. T. Zygmunt odpowiedział, że nie. Dla niego zrozumiałe było, że musi wysłać zapytania do co najmniej 3 oferentów.

Radna L. Kolanowska zapytał jeżeli wpłynęła jedna oferta to czy nie należałby ponowić zapytania ofertowego?

Pani Skarbnik odpowiedziała, że nie było na to czasu żeby powtórzyć zapytań ofertowych.

Kolejny punkt, który został omówiony kontrolna realizacji przyłączy do sieci kanalizacyjnej.

T. Zygmunt poinformował, że monitoring przebiegu realizacji przyłączy do nowo wybudowanej kanalizacji sanitarnej na obszarze zachodniej części Rogoźna oraz przyległych wsi Garbatka i Ruda jest prowadzony od miesiąca stycznia 2014 roku. Otrzymywane od użytkownika kanalizacji ,,Aquabellis”. Sp. zo.o informacje o ilości zawartych umów są uzupełniane o liczbę mieszkańców, który poprzez wybudowanie przyłącza oraz zawarcie umowy na odbiór ścieków uzyskali prawo do korzystania z kanalizacji. Liczba mieszkańców jest ustalona na podstawie danych meldunkowych.

Radna Erenc – Szpek zapytała jak długo miał trwać II etap i ile osób powinno się podłączyć?

Do końca roku powinno się podłączyć ok. 3519 mieszkańców.

Przewodnicząca Komisji poprosiła o uzupełnienie informacji ile zostało wykonanych przyłączy z II etapu na dzień 30 listopada i ile było przyłączy w I etapie.  

Posiedzenie zakończono o godz. 19:00

Protokół sporządziła: D. Ślachciak

Rogoźno, dnia 26 stycznia 2015 r.