Zarządzenia Burmistrza 2013: Zarządzenie Nr 88/2013 Burmistrza Rogoźna z dnia 11 czerwca 2013 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miejskiego w Rogoźnie

Zarządzenie Nr OR. 0050.1.88.2013

BURMISTRZA ROGOŹNA

z dnia 11 czerwca 2013r.

w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miejskiego w Rogoźnie

Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 592 ze zm.), art. 6 ust. 1 i ust. 2B pkt 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Z 2006r. Nr 97, poz. 673 ze zm.) oraz § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Z 2011r. Nr 14, poz. 67 ze zm) zarządzam, co następuje:

§ 1.

Wprowadzam do stosowania w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie instrukcję archiwalną zwaną dalej instrukcją w brzmieniu określonym w załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Traci moc Zarządzenie Nr 4/2001 Burmistrza Rogoźna z dnia 16.08.2001r. w sprawie wprowadzenia ,,Instrukcji archiwalnej".

§ 3.

Wykonanie zarządzenia powierzam właściwemu merytorycznie ds. archiwum zakładowego pracownikiowi Urzędu Miejskiego w Rogoźnie.

§ 4.

Nadzór nad wykonaniem powierzam Seketarzowi Gminy.

§ 5.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik do Zarządzenia Nr OR. 0050.1.88.2013 Burmistrza Rogoźna z dnia 11.06.2013r.

INSTRUKCJA ARCHIWALNA URZĘDU MIEJSKIEGO W ROGOŹNIE

§ 1. Archiwum Zakładowe Urzędu Miejskiego w Rogoźnie funkcjonuje w strukturze Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.

§ 2. Dokumenty – akta sprawy przechowuje się w komórkach organizacyjnych i archiwum zakładowym.

§ 3. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

§ 4. 1. Symbolem ,,A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

2. Symbolem ,,B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

1)       symbolem ,,B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentaji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych;

2)       symbolem ,,Bc" oznacza sie dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę;

3)       symbolem ,,BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 2 pkt 1, uznając ją za materiały archiwlane.

§ 5. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracownika.

2. Przez uprządkowanie akt rozumnie się:

1)       ułożenie akt wewnątrz teczek, tak aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów sparw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw oraz kartą zawierającą opis przekazywanej teczki; przy czym w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

2)       wyłączenie zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pisma,

3)       usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych ( na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

4)       ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

5)       odłożeniu do teczki spisu spraw lub innnych śrdoków ewidencyjnych,

6)       opisanie teczek na ich zewnętrzej stronie,

7)       umieszczenie dokumentacji kategorii ,,A" w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby – w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki przekracza 5 cm, należy podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

8)       ponumerowanie stron materiałów archiwalnych zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrzej części tylnej okładki w formie zapisu; ,,Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych (miejscowość, data, podpis osoby porządkującj i paginującej akta)".

§ 6. 1. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się:

1)       w czterech egemplarzach dla dokumentacji kategorii ,,A",

2)       w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii ,,B",

2. Spisy zdawczo – odbiorcze otrzymują:

1)       jeden egzemplarz pracownik przygotowujący akta,

2)       pozostałe egzemplarze pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

§ 7. Spisy zdawczo – odbiorcze podpisują:

1)       podpis pracownika (imię, nazwisko), który przygotował dokumentację,

2)       podpis kierownika (imię, nazwisko) komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,

3)       podpis archiwisty (imię, nazwisko) przyjmującego dokumentację.

§ 8. W celu prawidłowej realizacji zadań związanych z archiwizacją dokumentów ustalam następujące wzory druków:

1)       wzór prawidłowego opisu teczki aktowej w archiwum zakładowym – załącznik nr 1 do instrukcji archiwalnej

2)       spis zdawczo – odbiorczy – załącznik nr 2 do instrukcji archiwalnej,

3)       spis zdawczo – odbiorczy materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego – załącznik nr 3 do instrukcji archiwalnej,

4)       protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej – załącznik nr 4 do instrukcji archiwalnej,

5)       wykaz spisów zdawczo – odbiorczych akt - załącznik nr 5 do onstrukcji archiwalnej,

6)       karta wypożyczeń i udostępniania akt z archiwum – załącznik nr 6 do instrukcji archiwalnej,

7)       spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie – załącznik nr 7 do instrukcji archiwalnej,

8)       spis spraw – załącznik nr 8 do instrukcji archiwalnej.

§ 9. W sprawach nieokreślonych w niniejszej instrukcji zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zkresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Z 2011r. 14, poz. 67 ze zm).