Zarządzenia Burmistrza 2013: Zarządzenie Nr 31/2013 Burmistrza Rogoźna z dnia 21 lutego 2013 r. w sprawie organizacji kontroli zarządczej w Gminie Rogoźno

ZARZĄDZENIE NR OR.0050.1.31.2013.SMI

Burmistrza Rogoźna

z dnia  21 lutego  2013r.

w sprawie organizacji kontroli zarządczej w Gminie Rogoźno

Na podstawie art. 33 ust. 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001, Nr 142, poz. 1591 ze zm.) w związku z art. 68 i art. 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r.o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.) zarządzam co następuje:

§ 1.

Wprowadzam regulamin organizacji kontroli zarządczej, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Wykonanie zarządzenia powierzam koordynatorowi Zespołu ds. Analizy Ryzyka oraz kierownikom jednostek organizacyjnych Gminy Rogoźno.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik  do Zarządzenia Burmistrza Rogoźna z dnia  21 lutego 2013r. nr OR.0050.1.31.SMI

REGULAMIN

ORGANIZACJI KONTROLI ZARZĄDCZEJ 

w   Gminie Rogoźnie

§ 1

1. Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Gminie Rogoźno.
2. Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:

1)         jednostka – rozumie się przez to jednostki organizacyjne Gminy Rogoźno podległe Burmistrzowi,

2)         kontrola – jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach,

3)         czynności pokontrolne - sporządzenie protokołu kontroli, formułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac kontrolowanej jednostki.

4)         kontrola zarządcza – prowadzona w jednostkach stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,

5)         kontrola instytucjonalna – rozumie się przez to  kontrolę przeprowadzaną przez komórki organizacyjne, powołane specjalnie do tego celu przez kierownika jednostki oraz wykonywaną przez niezależne instytucje ustawowo do tego upoważnione (np. RIO, NIK, PIP),

6)         kontrola funkcjonalna – przez co należy rozumieć kontrolę wykonywaną w ramach nadzoru przez osoby pełniące funkcje kierownicze oraz wyznaczonych urzędników w ramach powierzonych im szczególnych obowiązków pracowniczych,

7)         samokontrola – jest to kontrola, do której zobowiązany jest każdy pracownik bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Polega ona na bieżącym kontrolowaniu prawidłowości wykonywania własnej pracy z uwzględnieniem postanowień zawartych w procedurach wewnętrznych, regulaminie organizacyjnym oraz obowiązków wynikających z posiadanego zakresu przydzielonych obowiązków, upoważnień  i powierzonej odpowiedzialności,

8)         samoocena dokonywana przez pracownika to ocena swojej wiedzy, umiejętności i pracy,

9)         informacja zarządcza – to taka informacja (pisemna), która ma wpływ  na całokształt pracy jednostki  a w szczególności na proces podejmowania decyzji, która może powodować, wymuszać lub modyfikować określone zachowania mające na celu prawidłowe funkcjonowanie jednostki,

10)      zalecenie pokontrolne – jest to wskazanie polecenia podjęcia działania lub zaniechania zmierzającego do usunięcia wskazanej nieprawidłowości z obowiązującym stanem prawnym  i  procedurami wewnętrznymi jednostki

11)      wniosek pokontrolny – jest to propozycja wprowadzenia zmiany w kontrolowanej jednostce, mające na celu usprawnienie lub poprawę organizacji pracy.

12)      pojęcie procedury - oznacza takie zaprogramowanie przez kierownika jednostki sposobu funkcjonowania jednostki regulaminach wewnętrznych i w instrukcjach  wydanych na podstawie przepisów prawnych  aby postępowanie pracowników było zgodne nie tylko z obowiązującymi ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli.

13)      procedury obowiązujące w jednostce nazywa się procedurami kontroli, które należy  rozumieć w dwojakim znaczeniu:

a)    jako zaprogramowany przez kierownika jednostki (w obowiązującym regulaminie lub instrukcji wewnętrznej) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla pracowników jednostki sposób postępowania, a dla osób kontrolujących  są to procedury kontroli zarządczej,

b)    jako wielopoziomową kontrolę dowodu księgowego poprzez -  celowość dokonania zakupu i sposobu jego sprawdzenia pod względem merytorycznym (zastosowany tryb ustawy prawo zamówień publicznych) poprzez przyjęcie mienia na stan jednostki, sprawdzenie dowodu pod względem formalno – rachunkowym, dokonanie kontroli przez głównego księgowego do zatwierdzenia wypłaty przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, zgodnie z  instrukcją sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dowodów księgowych oraz przyjętą przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości.  

14)      procedury finansowe – są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach publicznych i z ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń wykonawczych.

15)      dokumentowanie operacji finansowych i gospodarczych - należy rozumieć wszystkie operacje finansowe i gospodarcze a także inne znaczące zdarzenia powinny być rzetelnie dokumentowane w celu umożliwienia prześledzenia każdej operacji finansowej, gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu,

16)      procedury merytoryczne – są to procedury i zasady określające sposób realizacji statutowych zadań jednostki oraz wynikające z zasad regulujących jego pracę w obowiązujących aktach prawnych oraz innych wytycznych i uregulowaniach zewnętrznych i wewnętrznych.

17)      ryzyko – jest to prawdopodobieństwo, że wystąpi określone zdarzenie, (działanie lub brak działania) i może ono niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie założonego celu (albo zadania bądź projektu) również w zakresie edukacyjnym. Jego skutkiem oprócz zagrożenia realizacji założonego celu (odchylenie od stanów oczekiwanych) może być również szkoda w majątku lub wizerunku jednostki albo utrata szansy poprzez niewykorzystanie wszystkich możliwości (osiągnięcie mniej niż to było możliwe). Odnosi się zawsze do zdarzeń przyszłych.

18)      analiza ryzyka – jest to proces, w którym identyfikuje się ryzyko i dokonuje jego oceny pod kątem możliwości wystąpienia.

19)      zarządzanie ryzykiem – jest to system metod i działań zmierzających do obniżenia ryzyka do akceptowalnego poziomu, obejmuje identyfikowanie i ocenę ryzyka oraz reagowanie na nie (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie). Proces zarządzania ryzykiem obejmuje ryzyko występujące we wszystkich procesach decyzyjnych i na każdym szczeblu zarządzania.

20)      obszar ryzyka – oznacza każdy obszar działania jednostki (zadanie, proces, zagadnienie, problem) w  którym może zaistnieć ryzyko.

21)      czynniki ryzyka są to cechy charakterystyczne dla danego procesu, które wskazują na możliwość wystąpienia zdarzenia mogącego niekorzystnie wpłynąć na osiągnięcie określonego celu.  

§ 2

1. Za prowadzenie kontroli zarządczej odpowiedzialny jest Burmistrz oraz kierownicy jednostek.
2. Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani do :

1)         zapoznania podległych pracowników ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) oraz z treścią niniejszego Regulaminu,

2)         zorganizowania i zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w  jednostce, uwzględniającego specyfikę i charakter jednostki,

3)         składania Burmistrzowi Rogoźna  w terminie do dnia 31 stycznia każdego roku informacji o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej  jednostki, według wzoru zawartego w załączniku nr 1 do Regulaminu

3. Nadzór nad bieżącym funkcjonowaniem kontroli zarządczej sprawuje Zespół ds Analizy Ryzyka.

§ 3

1. Kierownik jednostki wprowadza w formie pisemnej i stale uaktualnia pod względem prawnym i faktycznym procedury wewnętrzne obowiązujące w jednostce.
2. Pracownicy jednostki zobowiązani są do ścisłego przestrzegania procedur wewnętrznych.
3. Pracownicy funkcyjni zobowiązani są do wnioskowania do Koordynatora Zespołu ds Analizy Ryzyka w sprawie konieczności dokonania zmian w procedurach (regulaminach, instrukcjach, zakresach obowiązków) stanowiących narzędzia kontroli zarządczej przedstawiając równocześnie  zakres proponowanych zmian.

§ 4

Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków Burmistrza oraz kierowników jednostek przy współpracy z Zespołem ds Analizy Ryzyka. 

§ 5

Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Burmistrza i kierowników jednostek stanowią również:

1. Audyt wewnętrzny w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz w trakcie czynności doradczych,
2. Główny specjalista ds. kontroli zarządczej,
3. Zespół ds Analizy Ryzyka,
4. Wstępna kontrola finansowa sprawowana zgodnie z ustawą o finansach publicznych przez głównego księgowego,
5. Kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych oraz pracowników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań,
6. Samokontrola na każdym stanowisku urzędniczym,
7. Samoocena – dokonywana poprzez wypełnienie kwestionariuszy samooceny przez pracowników zatrudnionych na stanowisku:

1)         urzędniczym kierowniczym, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Regulaminu,

2)         urzędniczym, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do  Regulaminu,

Wypełnione kwestionariusze samooceny w formie papierowej przekazuje się Koordynatorowi  Zespołu ds. Analizy Ryzyka.

8. Inne podmioty działające z upoważnienia Burmistrza.

§ 6

1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1)       zgodności działalności wszystkich pracowników jednostki z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi (regulaminami, instrukcjami, zakresami obowiązków i upoważnieniami),

2)       skuteczności i efektywności działania,

3)       wiarygodności wszystkich sprawozdań,

4)       ochrony zasobów (m. in. pracowników, mienia, infrastruktury, danych osobowych),

5)       przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6)       efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7)       minimalizowanie ryzyk (zarządzanie ryzykiem),

8)       stosowanie skutecznych mechanizmów kontroli,

9)       bieżące monitorowanie, ocena i prowadzenie działań korygujących w zakresie sposobu funkcjonowania kontroli zarządczej.

2. Szczegółową charakterystykę celów kontroli zarządczej w Gminie przedstawia załącznik
   nr 4 do Regulaminu.

§ 7

Kontrola zarządcza jest narzędziem zarządzania i służy ocenie działalności jednostki pod kątem realizacji wyznaczonych celów i zadań.

§ 8

Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia:

1. realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy,
2. sprawdzania, czy wydatki publiczne są dokonywane w sposób celowy i oszczędny,
   z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów,
3. kontroli terminowości realizowanych zadań,
4. sprawdzania, czy wydatki ponoszone są w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
5. badaniu terminowości składania sprawozdań,
6. prawidłowości wykorzystania środków publicznych oraz rozliczeń dochodów należnych budżetowi  Państwa
7. prawidłowego procesu zarządczego w Gminie.

§ 9

Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu obejmują:

1. porównanie stanu faktycznego z obowiązującym stanem prawnym w tym w procedurach wewnętrznych.
2. ustalenie nieprawidłowości.
3. ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych – niezależnych od działania jednostki zarządzanej, subiektywnych – zależnych od jej działania).
4. sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów.
5. w zależności od rodzaju sprawy omówienie wyników kontroli zarządczej z pracownikami.
6. analizowanie informacji zarządczych o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) i inicjowanie działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych bądź wspomagających.

§ 10

Stosuje się dwa tryby przeprowadzania kontroli:

1. tryb roboczy – kiedy wstępnie badany jest obszar kontroli. Jeżeli nie stwierdzono  uchybień, błędów nie przechodzi się do trybu protokolarnego a ogranicza się do sporządza  notatki służbowej dokumentującej przeprowadzenie kontroli.
2. tryb protokolarny – stosuje się w przypadku stwierdzenia błędów i nadużyć celem sporządzenia zaleceń pokontrolnych i ewentualnego powiadomienia zewnętrznych organów kontroli instytucjonalnej. Sprawdzenie obszaru kontroli i jej udokumentowanie realizuje się na zasadach kontroli instytucjonalnej.

§ 11

1. Książkę kontroli prowadzonych przez zewnętrzne, do tego uprawnione instytucje kontrolne (RIO, NIK, PIP, Sanepid, Straż Pożarna, itp.), prowadzi i przechowuje zastępca kierownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.
2. Zastępca kierownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich ma obowiązek okazywania książki kontroli na każde żądanie osobom upoważnionym do dokonywania kontroli.

§ 12

1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej.
2. Kontrola finansowa obejmuje:

1)         przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2)         badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,

3)         prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt 2.

§ 13

1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, Burmistrz może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta.
2. Rzeczoznawca lub biegły rewident powołany do udziału w czynnościach kontrolnych otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno – prawnej.

(data i podpis kierownika wydziału)

Załącznik Nr 4 do Regulaminu

stanowiącego Załącznik  do Zarządzenia

Burmistrza Rogoźna z dnia  21 lutego 2013r.

nr OR.0050.1.31.SMI

Cele kontroli zarządczej