Protokoły z posiedzeń Komisji Rewizyjnej: Protokół nr 46/2010 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 21 października 2010r. w siedzibie ZEAPO w Rogoźnie o godz. 14.00
Protokół nr 46/2010 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 21 października 2010 r. w siedzibie ZEAPO w Rogoźnie o godz. 14.00 Obecni goście: Zastępca Burmistrza S. Biała, Skarbnik Gminy M. Kachlicka, Sekretarz Gminy I. Sip- Michalska, Dyrektor ZEAPO W. Jaworski, Główna Księgowa A. Wenz, Specjalista ds. kontroli wewnętrznej K. Górzna. Porządek posiedzenia:
Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy na dzisiejsze posiedzenie przygotowano materiały, o które wnioskowano na poprzedniej Komisji? Pani K. Górzna wyjaśniła, że kontrole wewnętrzne polegają na dokładnej weryfikacji stanu obecnego, zgodnie z ustawą o finansach publicznych art. 68 i na dzień dzisiejszy nie można przedstawić protokołów kontroli, ponieważ są w nim zawarte informacje personalne o wynagrodzeniu pracowników. Jest pełna dokumentacja, jeśli chodzi o wystąpienie, z żądanymi w systemie zwrotnym od podmiotu, który był kontrolowany. Kontrola zarządcza nie obejmuje tylko sfery finansowej, ale całokształt funkcjonowania zakładu, łącznie z procedurami wewnętrznymi. Kontrola w ZAMK była bardzo dogłębna. Było tam bardzo dużo punktów do naprawienia, łącznie ze statutem, ponieważ były prowadzone wspólnoty i była tam nieprawidłowość, właśnie w tym kontekście, ze względu na zmianę przepisów. W tej chwili wspólnoty mogą być prowadzone przez spółki kapitałowe i należało zmienić statut, chociażby z tego względu. Jak również z powodu zmiany ustawy o finansach publicznych. Ponadto był kontrolowany Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska Urzędu Miejskiego, aby skorelować jak gdyby ZAMK, głównie w odniesieniu do stanu mienia komunalnego z ewidencją jaka jest w Wydziale. Sprawdzano jak to funkcjonuje, jaki jest przepływ informacji, jaki jest potencjał zakładu budżetowego, jak w przyszłości może on zadziałać, aby był jednostką samofinansującą się. Jakie były przyczyny, jakie były zobowiązania, jakie były podejmowane działania w celu wyegzekwowania pewnych płatności. Kontrola odbyła się również w RCK, gdzie sporządzono obszerny protokół. Kontrolowano cały zakład, łącznie z angażami, wynagrodzeniami, nagrodami, z premiowaniem, wyszczególniając losowo pracowników. Stąd nie może być to przedstawione Komisji, ponieważ byłoby to naruszenie przepisów prawa. Radny Z. Nowak powiedział, że Komisja jest ciekawa niedociągnięć w tych instytucjach. Pani K. Górzna poinformowała, że protokół z kontroli w RCK nie został jeszcze do końca przedstawiony Dyrektorowi. Jest to w trakcie, ponieważ Pan Dyrektor częściowo był na urlopie, częściowo był chory z powodu złamania ręki. Nadmieniła, że kontrola wewnętrzna polega na tym, aby sprecyzować całość funkcjonowania zakładu, żeby zrozumieć sens i gdzie można wzmocnić jednostkę, żeby sprawnie funkcjonowała. RCK ma osobowość prawną i Pan Dyrektor ma większe kompetencje np. od Dyrektora ZAMK, pomimo że jest to instytucja samorządowa. Przewodniczący KR zaproponował, aby jako pierwszy omówić temat związany z protokołami kontroli przeprowadzonych w gminnych placówkach zleconych przez Burmistrza Rogoźna, a po jego zrealizowaniu przystąpić do realizacji pkt. 2 tj. kontrola wykonania budżetu za rok 2009 w placówkach oświatowych. Członkowie Komisji jednogłośnie 3 głosami „za” przychylili się do propozycji Przewodniczącego KR. Pani K. Górzna poinformowała, że lokale mieszkalne muszą być odzwierciedleniem pracy Wydziału,stąd synchronizacja kontroli. ZAMK posiada umowy najmu na grunty. Dokładnie badano, jakie są grunty, czy są prawidłowo naliczane, jaki okres obejmuje dzierżawa itd. Później w Wydziale sprawdzano, czy umowa jest sporządzona zgodnie z zarządzeniem Burmistrza, czy do umów dotyczących dzierżawy gruntów rolnych jest wyrys, mapki, czyli cała procedura, która jest istotna. Były pewne nieprawidłowości, ale niewielkie np. że sołtys może pobierać opłaty, a w sumie to pobierał tylko podatek od nieruchomości. Fizycznie sołtys tego nie pobierał, tylko wpłacano bezpośrednio do kasy. Wszystkie dokumenty z tym związane były sprawdzane. Oprócz mieszkalnictwa, były jeszcze lokale socjalne. Sprawdzano, czy były właściwie przydzielane, czy były listy sporządzone. Okazało się, że wszystko było w Urzędzie należycie prowadzone. Poza tym, są jeszcze lokale użytkowe, które również były sprawdzane pod względem kategorii (spożywcze, usługowe, handlowe, przychodnia, czynsze itd). Było to sprawdzane, aby posiąść wiedzę, co zrobić w przyszłości, aby ZAMK po części się sam finansował i jakie są możliwości tego zakładu w pozyskiwaniu przychodów z czynszu za lokale użytkowe. Jakie są to kwoty, czy należycie jest prowadzona egzekucja, czy we właściwym terminie Dyrektor występował i pobierał należności, czy właściwe dawano sygnały pod względem podpowiedzenia zakładu najemcom żeby skorzystali z dodatku mieszkaniowego, żeby dolegliwość dla zakładu była jak najmniejsza. Ponadto wspólnoty nie powinny funkcjonować w ZAMK, a tak było i była to nieprawidłowość. W tym momencie pieniądze za zarządzanie, już nie wpłyną. Ponadto zakład będzie musiał mieć pieniądze na zarządzanie w tych lokalach, które znajdują się we wspólnotach mieszkaniowych. Chodziło również o pozyskanie informacji, co zrobić, żeby z Gminy dla zakładu jak najmniej na ten cel przekazywać pieniędzy, a były one przekazywane praktycznie wyłącznie na remonty i żeby wzbogacić substancje komunalną, która jest w opłakanym stanie. Dlatego Pan Dyrektor w 2011 r. będzie miał obowiązek opracowania wieloletniego programu rozwoju mieszkalnictwa z uwzględnieniem właśnie tej sytuacji. Co zrobić, aby pobudzić ten zakład do działania, żeby jak najmniej Gmina musiała wydatkować na ten cel pieniędzy. Pani K. Górzna poinformowała, że po wystąpieniach kontrolnych, w roku następnym sprawdzane jest w danej placówce, czy zastosowano się do zaleceń. Jeśli będą podobne uchybienia, to później już są sankcje. Dodała, że sama tych sankcji nie ustala, tylko zgłasza się je na dyscyplinę. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że od 2 miesięcy leży gotowy protokół z kontroli w RCK. Zapytał, czy w tym momencie jest kontrolowana inna jednostka? Pani K. Górzna wyjaśniła, że jak jest wolna, to zaraz musi iść kontrolować inną jednostkę. W tej chwili dostała upoważnienie od Pana Burmistrza, do przeprowadzenia kontroli dotyczącej remontu kuchni i zaplecza w Przedszkolu nr 2 w Rogoźnie w latach 2008-2009. Najpierw zbadano procedury, upoważnienie księgowych itd. i nie jest to takie proste, jak mogłoby się wydawać. Sprawdzano jakie były plany, jakie były zalecenia SANEPID-u, z czego to wynikało, czy były projekty, czy był kosztorys. Jest wiele elementów, które należy poznać. Również konieczna jest wiedza finansowa, musi być wykaz kont, czy jest on zgodny z rozporządzeniem itd. Kontrola w Przedszkolu jest w trakcie. Dzisiaj jest jej ostatni dzień. Zebrano 3 segregatory i teraz w Urzędzie będzie opracowywany protokół. Prawdopodobnie około wtorku, środy będzie coś gotowe. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy do sesji w środę w przyszłym tygodniu, uda się skończyć protokół? Pani K. Górzna odpowiedziała, że raczej nie. Przypomniała, że nie pracuje na cały etat, ale być może się jej uda, jednak nic nie obiecuje. Odnośnie kontroli w ZAMK, to do starego Statutu było bardzo dużo uwag i w trybie pilnym Pan Dyrektor miał opracować nową strukturę, bez uwzględnienia wspólnot. Zarysował się podczas kontroli problem ponieważ Dyrektor nie ma swojego zastępcy, co nie znaczy, że musi mieć w strukturze zastępce, ponieważ np. może nie mieć pieniędzy lub może być to mała jednostka, która nie wymaga osobnego stanowiska zastępcy. Jednak musi być osoba upoważniona. Następna uwaga powtarza się w różnych placówkach organizacyjnych Rogoźna, że redagowanie aktów wewnętrznych w formie zarządzenia, często następuje bez numerów,daty lub daty wejścia w życie. Są to drobne uwagi, ale niezgodne z techniką tworzenia aktów normatywnych. Nie zawsze też załączniki były podpisane przez Dyrektora. Jest również zalecenie, aby opracować system kancelaryjny przez Dyrektora. Jako wzór podano Rozporządzenie Rady Ministrów, które dotyczy gmin. Ma to być sporządzone do końca tego roku. Regulamin pracy nie posiadał podpisanych załączników. Muszą być opracowane normy czasu pracy, przydziały środków, listy obecności oraz prowadzony rejestr czasu pracy w godzinach nadliczbowych. Stan mienia był szczególnie analizowany, aby poznać możliwości przychodu z całej substancji majątkowej. Również były badane stawki czynszu za najem, dzierżawę. Pan Dyrektor nie zawsze przedkładał Burmistrzowi do akceptacji projekt wysokości stawek. Każde propozycje stawek za lokale socjalne i użytkowe w 2011 r., Pan Mysłek musi już przedstawić Burmistrzowi. Potrzebne jest również wskazanie kalkulacji wysokości stawki, ponieważ zgodnie z ustawą o ochronie praw lokatorów, wysokość stawki jest obwarowana pewnymi elementami, które należy uwzględnić przy określaniu wysokości. Pan Dyrektor nie zawsze robił taką rzetelną kalkulację i ma ją weryfikować. W ZAMK brakowało dokładnej ewidencji lokali mieszkalnych i użytkowych wg zajmowanej powierzchni przez najemcę. Poza tym nie zawsze przy przekazywaniu lokalu mieszkalnego był protokół zdawczo- odbiorczy. Ponadto brakowało przedkładania do umów dzierżaw części działki geodezyjnej, załącznika graficznego w postaci mapki z wyrysem gruntów użytkownika i ich obmiarem. Zdarzyło się również, że Pan Dyrektor wyrażał zgodę na np. wymianę okien, naprawę grzejnika itp., ale nie dysponował umową z najemcą, a taka powinna być. Na każde remonty, które są przeprowadzane muszą być sporządzone umowy na piśmie. Dyrektor musi przestrzegać również procedur dotyczących najmu, dzierżawy nieruchomości zgodnie z ustawą o gospodarce nieruchomościami, ustawą o samorządzie gminnym i zarządzeniem Burmistrza dotyczącym wydzierżawiania do 3 lat oraz podawać do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do wynajmu, dzierżawy zgodnie z art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Brakowało również upoważnienia pisemnego pracownika do wykonywania określonych obowiązków w przypadku nieobecności Dyrektora. Dyrektor i księgowy muszą mieć zastępce. Nie może być tak, że to księgowy zastępuje Dyrektora, a tak to było. Księgowy odpowiada za finanse, a Dyrektor pod względem całości i nadzoruje całą jednostkę. Przewodniczący KR K. Lis zauważył, że w Przedszkolu nr 2 jest Pani Dyrektor i według jego wiedzy w Przedszkolu nie Głównej Księgowej. Księgowość jest prowadzona w ZEAPO. Pani K. Górzna wyjaśniła, że księgowość może być zlecona i tak też było. Została ona zlecona przez ZEAPO. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy Pani Główna Księgowa jest również księgową ZEAPO i każdej z placówek oświatowych? Pani K. Górzna odpowiedziała, że tak. Radny Z. Nowak zaproponował, aby te 20 uwag było załącznikiem do protokołu z Komisji. Pani K. Górzna powiedziała, że przekaże je w formie pisemnej do Biura Rady. Ponadto Dyrektor, który uzyskał zarządzenie Burmistrza z informacją o przyznanej kwocie, powinien wydać zarządzenie w sprawie planów. Do 2010 r. jest to obowiązek. Skarbnik Gminy powiedziała, że nie zgadza się z tym i jej zdaniem jest to nadinterpretacja przepisów. Pani K. Górzna poinformowała, że kolejną uwagą jest prowadzenie działalności gospodarczej. Pan Dyrektor obsługiwał jedną ze wspólnot i musiał zaprzestać tej działalności. Kolejnym zaleceniem jest przestrzeganie postanowień określonych ustawą o pracownikach samorządowych, art. 26, który mówi, że nie wolno zatrudniać krewnych. Ponadto, bezwzględne przestrzeganie Zarządzenia w sprawie prowadzenia regulaminu zamówień publicznych, których wartość nie przekracza 14.000€. Pan Dyrektor był nadgorliwy i zastosował procedury, które obowiązują w przypadku, gdy dane zamówienie nie przekraczało 14.000€. Nie złamał zamówienia publicznego, ale złamał procedurę, którą sam ustanowił. Odnośnie zaleceń dla Wydziału Gospodarki, Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, to jednym z nich było wykonywanie czynności biurowych, kancelaryjnych i znakowanie sprawy zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Nie zawsze używano właściwej symboliki z regulaminu organizacyjnego. Zobowiązano Kierownika, żeby dokonał przemyśleń zakresów czynności. Ponadto jednemu z pracowników należałoby dopisać w bardziej rozbudowanej formie w zakresie czynności, naliczanie opłat planistycznych. Było to jednym zdaniem zapisane, a chodzi o rozbudowanie tego zapisu. Ponadto była jedna uwaga organizacyjna, aby Panu Burmistrzowi przedstawiano projekty zarządzeń i umów, po uzyskaniu opinii radcy prawnego. Poza pieczątką ma być jeszcze adnotacja o braku uwag. Wykaz działek powinien być podany również do publicznej wiadomości, razem z KW. Również należy przedkładać Radzie Miejskiej sprawozdania ws. gospodarowania mieniem komunalnym, dotyczącym wydzierżawionych i wynajmowanych nieruchomości. Wydział GNRiOŚ ma sporządzić plan wykorzystywania zasobów i zgrać to z ewidencją mienia komunalnego. Jednym z punktów po kontroli było również to, aby bardziej współdziałać z ZAMK, aby te relacje były częste, jednoznaczne co do gospodarowania majątkiem. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, w jakim zakresie Komisja może poznać wyniki kontroli w RCK? Pani K. Górzna poinformowała, że badała wszystko, łącznie z regulaminem, statutem, który nie przewiduje zatrudnienia zastępcy dyrektora, a takie stanowisko funkcjonuje. Zalecono usankcjonowanie tego w statucie. Ponadto zwrócono uwagę na konieczność podpisywania dokumentów, gdzie są zobowiązania, 2 osób – głównego księgowego i Dyrektora. Również w regulaminie organizacyjnym jest nieścisłość i Pan Dyrektor w tej chwili przymierza się do opracowania nowego regulaminu organizacyjnego. Pani K. Górzna powiedziała, że Kurier Rogoziński kosztuje 5 zł, ale nie umiano jej wyjaśnić dlaczego. Te dokumenty miały być wyszukane z archiwum, aby móc sprawdzić z czego wynika kalkulacja. Zbadano dysponowania nieruchomością przekazaną RCK, jakim majątkiem jednostka dysponuje, czy posiada odpowiednie zarządzenia itd. Zwróciła uwagę, że w kontrolowanych jednostkach powtarza się, że np. przy tworzeniu aktów wewnętrznych regulaminy nie są podpisanie, albo nie ma załączników. Jednostka powinna również opracować instrukcję kancelaryjną, a także sposób ewidencjonowania dokumentów. RCK posiadała regulamin kontroli wewnętrznej i instrukcję ws. inwentaryzacji, ale nie było zarządzenia Dyrektora. Wykaz kont został opracowany przez główną księgową, ale nie ma akceptacji kierownika, a taki jest obowiązek. Podobnie instrukcja ws. ewidencji kontroli druków ścisłego zarachowania i zasady rachunkowości. Badano również akta osobowe pracowników, głównie jaka jest podstawa prawna, jaka jest kategoria zaszeregowania, czy w odpowiednich widełkach jest pracownik itd. Nie wszędzie dopatrzono się prawidłowości podania podstawy prawnej. Bardzo dużo jest zaległych urlopów, co jest niezgodne z kodeksem pracy. Zbadano również karty wykorzystania samochodu prywatnego do celów służbowych. Umowy są podpisywane z pracownikami, a w jednym przypadku brakowało informacji, iż samochód jest własnością tej osoby. Kontrolowane były również faktury za wynajem sali, nie wszędzie były przy nich umowy i protokoły zdawczo- odbiorcze. W jednym przypadku brakowało protokolarnego odbioru prac remontowych w budynku Biblioteki. Często również zamiast umów zlecenia były umowy o dzieło. Ponadto umowy nie zawsze były rejestrowane zgodnie z jednolitym wykazem akt. Będzie musiało się odbyć spotkanie z Dyrektorem, aby omówić te uwagi. Pani K. Górzna zaznaczyła, że RCK ma osobowość prawną i nie do końca jest tak, że można w nią całkowicie ingerować. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy na dzień dzisiejszy z zebranych dokumentów można coś powiedzieć o kontroli w Przedszkolu nr 2? Pani K. Górzna powiedziała, że najpierw musi sporządzić protokół, przekazać go osobom zainteresowanym, ponieważ mogą się oni nie zgodzić z uwagami. Mają oni na to 14 dni. Radny Z. Nowak odczytał fragment wypowiedzi Pana Burmistrza z protokołu z sesji kwietniowej: „Nadmienił, że nie wypiera się oświaty. Przecież jest jeden Burmistrz, a pod nim jest ZEAPO i dyrektorzy szkół. Dlatego też zostanie przeprowadzona kontrola wewnętrzna i to sprawdzi”. Zapytał, czy od kwietnia były takie dyspozycje, aby skontrolować którąś ze szkół? Pani K. Górzna wyjaśniła, że jest opracowany plan działania i faktycznie miała iść do ZEAPO, aby skontrolować szkoły, ale pewnych rzeczy nie dało się przewidzieć w RCK. Podczas tamtej kontroli księgowa RCK zachorowała i nie było możliwości pozyskania pewnych informacji i trzeba było czekać. Za jakiś czas dopiero przyszła nowa księgowa. Nadmieniła, że nie jest zatrudniona w Urzędzie na cały etat i kontrola też się rozkłada w czasie. Pani K. Górzna poinformowała, że zajęła się w tym czasie czymś innym, ponieważ nie było księgowej i później tam dokończono kontrolę, a było to ok. lipca. Obecność w RCK się przedłużyła. Na dodatek zaczął się okres urlopowy, a później Pan Dyrektor był również niedyspozycyjny. Poinformowała, że przed końcem tego roku miała się udać na globalną kontrolę do ZEAPO i się do tego przygotowywała. Jednak Pan Burmistrz upoważnił ją do kontroli doraźnej w Przedszkolu nr 2 i jest to w tej chwili realizowane. Radny Z. Nowak zapytał, czy od kwietnia została zlecona kontrola w szkołach? Pani K. Górzna powiedziała, że kontrole nie są na zlecenie. Tylko opracowany jest plan kontroli. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy możliwe jest uzyskanie planu kontroli, który byłby załącznikiem do protokołu z Komisji? Pani K. Górzna potwierdziła. Radny Z. Nowak stwierdził, że kontrolowane są instytucje gdzie nie było ze strony radnych zarzutów, a nie są kontrolowane te placówki, gdzie zarzuty były. Pani K. Górzna poinformowała, że trzyma się planu. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że kontrola w RCK powinna być jak najszybciej zakończona, aby można było wdrażać w życie zalecenia pokontrolne i aby jednostka funkcjonowała prawidłowo. Czekanie na Pana Dyrektora i Panią Główną Księgową nie jest dobrym pomysłem.
Następnie ogłoszono 10 minut przerwy.
Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że w ustawie prawo zamówień publicznych mówi się o kwocie 14.000€. Zapytał, jaka jest to kwota w złotówkach dla roku 2009? Dyrektor ZEAPO odpowiedział, że 55.279,40 zł netto i 66.220,87 zł brutto. Radny Z. Nowak stwierdził, że ewidentnie z zaprezentowanych materiałów widać, iż w Przedszkolu nr 2 zadanie zostało podzielone. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że znalazł interpretacje nt. dzielenia zadań i wynika również, że zadanie zostało podzielone. Kosztorys inwestorski, który wykonano na zadanie remont kuchni w Przedszkolu nr 2 zrobiono w 2008 r. Powinien on być w 2009 r. zaktualizowany. Zapytał, czy to miało miejsce w przypadku tej placówki? Dyrektor ZEAPO odpowiedział, że pełna dokumentacja znajduje się u Dyrektora Przedszkola. Radny Z. Nowak stwierdził, że takie zadanie powinno być umieszczone w WPI i nie byłoby problemu. Dyrektor ZEAPO powiedział, że gdyby zadanie było w WPI, to można by mówić o przetargu na całość z podziałem na etapy. Nie było gwarancji środków w roku następnym i remont kuchni był w zadaniach bieżących. Z ogólnego kosztorysu na pierwszą część robót, był sporządzony kosztorys w 2008 r. Dodał, że Pani Dyrektor zwróciła się o pomoc i wykonano pełną specyfikację itd. i w 2008 r. zostało to dokonane. W 2009 r. usłyszał już od Pani Dyrektor, że sobie poradzi z tematem. Na początek roku na §4270 było 39.000 zł, co zgodnie z tym, co było zaplanowane pod względem budowlanym i ta kwota wystarczyła. Później w sierpniu i we wrześniu dołożono środki. Data wprowadzenia zmian w budżecie w poszczególnych paragrafach pokazana jest w materiałach datami, kiedy zostało to dokonane i na jaką kwotę. Na chwilę ogłoszenia nie było takich środków, które wymagałyby wszczęcia procedury. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że gdyby zadania nie podzielono, to byłby obowiązek ogłoszenia przetargu i rozpisania go na lata, ale sytuacja byłaby wtedy jasna i czytelna. Dodał, że narastająco, na koniec roku, w §4210 jest ok.121.000 zł na planie, a wykonanie jest na poziomie 37.000 zł. Skarbnik Gminy powiedziała, że takie są całkowite wydatki na kuchnię w tym §. Na planie znajduje się nie tylko kuchnia. KR chciała wiedzieć, ile wydano tylko i wyłącznie w tym danym § na remont kuchni, a inne wydatki dotyczyły np. zakupu papieru toaletowego. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, dlaczego nie zaprezentowano wszystkich wydatków w tym paragrafie na remonty w Przedszkolu, tylko jakąś część? Co ma wspólnego np. kostka brukowa z remontem kuchni? Dyrektor ZEAPO odpowiedział, że są to wszystkie wydatki tej placówki na remonty w danym roku. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że plan na §4210 był za wysoki skoro przy 121.000 zł wydatkowano tylko 37.000 zł. Główna Księgowa ZEAPO wyjaśniła, że pozostałe wydatki na tym § były przeznaczone na materiały np. mebelki dla dzieci, papier toaletowy, środki czystości, materiały biurowe. W przygotowanym zestawieniu pokazano materiały, które zostały zaksięgowane w §4210, a dotyczyły tylko remontów. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że z zestawień nie wynika to, co zauważono na Komisji w maju w ZEAPO, że m.in. w Przedszkolu nr 2 nastąpiło wydatkowanie środków, kiedy nie było ich w budżecie. Z dokumentów otrzymanych dzisiaj wynika, że wszystko jest w porządku. Główna Księgowa powiedziała, że tak jest. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że na majowej Komisji Pani Dyrektor Przedszkola potwierdziła jego stwierdzenia, że rzeczywiście działała nie tak jak powinna. Główna Księgowa wyjaśniła, że wtedy remonty były podzielone w tabelkach zadaniami. W różnych tabelkach było pokazane, że chodzi np. o kostkę brukową, wymianę okien, remont kuchni, malowanie sal itd. Pokazano, że plan jaki był na danym §, a środki wydatkowane na poszczególne zadania były danych terminach. Wtedy jak się na to patrzyło, że w poszczególnych zadaniach, w pewnych momentach mogło brakować środków na wykonanie tych zadań. Ale jak się zrobi całościowy podgląd, jak wydatkowano środki od stycznia do grudnia, to widać, że nie ma przekroczenia. Pożyczono tak jakby z innego zadania środki. Skarbnik Gminy dodała, że np. nie wydatkowano na papier toaletowy, a kupiono kostkę brukową. Planu finansowego nie przekroczono w tym §. Główna Księgowa powiedziała, że właśnie w związku z wątpliwościami z tamtej Komisji sporządzono kolejną tabelkę, z której wynika, że nie ma przekroczenia. Skarbnik Gminy powiedziała, że Pani Główna Księgowa twierdzi, iż nawet gdyby wydrukowano wszystkie faktury w tym §, to i tak nie będzie przekroczenia w żadnym momencie. Główna Księgowa potwierdziła, że nie będzie przekroczenia, ponieważ nawet nie mogłaby zrobić sprawozdania, gdyby tak było. Przewodniczący KR K. Lis zapytał Panią Główną Księgową, czy może potwierdzić, że nie było żadnego przypadku wydatkowania środków, w momencie kiedy nie było na danym § pieniędzy? Główna Księgowa potwierdziła. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że na Komisję 17 maja zostały przygotowane dziwne materiały, z których wynikały błędne wnioski, które potwierdzały panie dyrektorki, będące na tym spotkaniu. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że panie dyrektorki pożyczały sobie pieniądze z innych zadań. Nie miały pewności, czy Rada, czy Burmistrz wyrazi zgodę na zwiększenie w tym § środków na to zadanie. Musiały liczyć się z tym, że gdyby Rada nie wyraziłaby takiej zgody na zwiększenie planu, to by np. nie mogły kupić papieru toaletowego, środków czystości do końca roku. Wzięły taką możliwość na swoje barki, ale nie przekroczyły planu finansowego danej jednostki. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że rozumie, iż dyrektorzy na paragrafach trzymali dyscyplinę. Skarbnik Gminy potwierdziła dodając, że na zadaniach było przekroczenie. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy takie działanie jest zgodne z prawem? Skarbnik Gminy potwierdziła. Zastępca Burmistrza powiedziała, że nie powinno się pochwalać takiego zachowania, ponieważ Panie dyrektorki ryzykują kosztem np. higieny uczniów. Skarbnik Gminy powiedziała, że jest to odpowiedzialność dyrektora. Dyrektor ZEAPO stwierdził, że nie jest to naruszenie prawa. Skarbnik Gminy powiedziała, że może ktoś z dyrektorów miał ustne przyrzeczenie, że taka zmiana zostanie zaakceptowana. Przyznała, że dyrektorzy nie powinni tak ryzykować. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że wygląda na to, iż w żadnej z placówek nie nastąpiło przekroczenie planu finansowego. Skarbnik Gminy dodała, że zostały naruszone zamówienia publiczne. Dyrektor ZEAPO powiedział, że Pani z kontroli wewnętrznej określi w jakim stopniu. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że do tej pory nigdy nie padło stwierdzenie, że w którejkolwiek placówce nastąpiło naruszenie prawa o zamówieniach publicznych. Dyrektor ZEAPO powiedział, że nie będzie się wypowiadał do czasu, kiedy nie będzie znał protokołu z kontroli. Przewodniczący KR K. Lis zauważył, że przed chwilą Dyrektor potwierdził, że zostały naruszone przepisy. Dyrektor ZEAPO stwierdził, że radny nadinterpretował jego słowa. Skarbnik Gminy powiedziała, że chodzi o to, co było przedmiotem kontroli, ale trzeba przeanalizować wszystkie inne materiały. Np. w Przedszkolu w Parkowie trzeba przeanalizować ile było pieniędzy na zadanie. Planu nie przekroczono, ale jakimi, w momencie ogłaszania pierwszego przetargu, dysponowano środkami, jaki wyszedł przetarg, jakie były dodatkowe prace, które były poza zamówieniem, ale mieszczące się w ramach tego samego zadania. Dyrektor ZEAPO dodał, że po zmianie przepisów do 50%, jeżeli dokończenie zadania jest niezbędne do prawidłowości działania. Z tym, że musi być przedłożony kosztorys i nie można przekroczyć stawek przetargowych użytych do przetargu. Przewodniczący KR zapytał, czy żadne z zadań w wykazie remontowym, nie zmusiło dyrektorów do ogłoszenia przetargu? Poprosił o wskazanie takich zadań. Dyrektor ZEAPO powiedział, że w Przedszkolu w Parkowie był przetarg, na który przygotowano dokumentacje w ZEAPO. W sumie było to razem ok. 61.000 zł i zapłacono tą pozycję 04.08. i 04.09 i chodziło o remont łazienek 5 i 6-cio latków. Była tam taka sytuacja, że nie było Dyrektora i była Pani wyznaczona z urzędu do pełnienia jej obowiązków, ale po miesiącu zrezygnowała i Pani Pełnomocnik przejęła placówkę. Wymogiem SANEPIDU był remont tych łazienek. W trybie zapytania o cenę był rozstrzygnięty przetarg i kosztorysowo było ponad 90.000 zł, po przetargu wyszło ok 61.000 zł. Zadanie to zostało przeprowadzone przetargowo, w trybie zapytania o cenę. Skarbnik Gminy powiedziała, że przy 60.000 zł powinien być przetarg nieograniczony. Dyrektor ZEAPO zwrócił uwagę, że chodzi o kwotę brutto. Zastępca Burmistrza powiedziała, że kosztorys był na 90.000 zł i to on sugeruje jaki ma być rodzaj zamówienia. Przewodniczący KR K. Lis potwierdził. Dyrektor ZEAPO powiedział, że dokumentację ma Pani Dyrektor Przedszkola, ale jest to do sprawdzenia, ale na pewno był zastosowany tryb zapytania o cenę. Radny Z. Nowak zaproponował spotkanie z niektórymi dyrektorami placówek, aby wyjaśnić wątpliwości. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że można rozważyć ogłoszenie w dniu dzisiejszym przerwy na jakiś czas w obradach i poproszenie Pana Dyrektora o przygotowanie dokładniejszych informacji nt. remontu łazienek 5 i 6-cio latków. Radny Z. Nowak stwierdził, że Pani Dyrektor Gimnazjum nr 1 przyznała się, że 3.700 zł wydała bez uchwały, a nie ma tego w majowym protokole z Komisji Rewizyjnej. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy w Gimnazjum nr 1 zadanie, które nazywa się remont sali gimnastycznej, zakupy materiałów, łącznie z zakupem usług remontowych, nie dało kwoty progowej? Główna Księgowa powiedziała, że dało, ale nie 1 stycznia, ponieważ środki dokładano kilka razy. Przewodniczący KR K. Lis odczytał fragment związany z art. 32 ustawy: „Wielokrotnie zdarza się, że zamawiający kupuje np. za 5.000 €, następnie za 2 miesiące kupi za 6.000 € i za miesiąc kupi jeszcze za 3.000 €, to jest konieczność ogłoszenia przetargu. Skarbnik Gminy powiedziała, że po zsumowaniu środków od początku roku to tak. Przewodniczący KR K. Lis zaproponował ogłoszenie przerwy w obradach Komisji do wtorku godz. 14.00, aby Pan Dyrektor uzupełnił dokumentację związaną z przetargiem w Przedszkolu w Parkowie oraz aby Pani Główna Księgowa wskazała te zadania, które w ciągu 2009 r. przekroczyły próg zamówień publicznych. Jeśli Pan Dyrektor ZEAPO uzna, że dyrektorzy pomogą w pracy Komisji, to może ich sam zaprosić na posiedzenie. „Za” wnioskiem Przewodniczącego KR opowiedziało się 3 członków Komisji. II część posiedzenia – 26.10.2010 r. godz. 14.00 sala OSP Rogoźno Obecni goście: Sekretarz Gminy I. Sip- Michalska, Dyrektor ZEAPO W. Jaworski, Pełnomocnik ds. Oświaty L. Pijanowska, Główna Księgowa A. Wenz, Dyrektor ZS w Parkowi M. Cisowska, Dyrektor Gimnazjum nr 1 D. Czechowska, Dyrektor SP nr 2 P. Kabat, Dyrektor Przedszkola nr 2 L. Jurczyk oraz Dyrektor Przedszkola w Parkowie M. Bartkowiak. GIMNAZJUM NR 1 Radny Z. Nowak zapytał, czy remont sali gimnastycznej na kwotę 73.523 zł odbył się bez przetargu? Dyrektor Gimnazjum nr 1 wyjaśniła, że było zapytanie o cenę, ponieważ w pierwszym podejściu do remontu sali gimnastycznej nie było wymaganej kwoty i zrobiono go za tą kwotę, która była na paragrafach. Poinformowała, że w trakcie remontu prosiła Pana Przewodniczącego Rady Miejskiej o pomoc, czy jest możliwość uzyskania dalszych pieniędzy i z końcem sierpnia Pan Przewodniczący przyszedł i sam zaproponował, że nie dobrze by było gdyby jedna strona okien była wymieniona, a druga nie. Dlatego w sierpniu wystąpiono o dodatkowe pieniądze na wymianę właśnie tych drugich okien. Później we wrześniu wystąpiono o kolejne środki na salę gimnastyczną w kwocie 25.000 zł, żeby wymalować i zakończyć CO. Zawsze remont był wykonywany do tego momentu, kiedy pieniądze były na paragrafach. Później nie było żadnej gwarancji, czy radni pozytywnie podejdą do prośby i przyznają dodatkowe pieniądze, czy nie. Jedyną sytuacją, kiedy przetarg był ogłoszony to wymiana okien, ale najpierw było na to zadanie 50.000 zł, a później dodatkowo do uzupełnienia pieniądze były dokładane. Radny Z. Nowak zapytał Panią Dyrektor, czy wie, że ogłaszając przetarg nie trzeba mieć całej sumy? Sprawa byłaby prostsza, byłoby mniej pracy, a tak jest ewidentne dzielone zadanie i gdzieś pokątnie towar jest kupowany. Stwierdził, że na majowej Komisji Rewizyjnej Pani Dyrektor przyznała się, że bez uchwały Rady wydała chyba 3.700 zł. Zapytał, czy to był fakt? Dyrektor Gimnazjum nr 1 powiedziała, że nie pamięta. Jeżeli faktycznie było przekroczenie, to było to z jej winy, ponieważ nikt inny decyzji nie podejmuje. Przewodniczący KR K. Lis zauważył, że w protokole z 17 maja nie ma zapisu, świadczącego o pytaniu radnego i twierdzącej odpowiedzi Pani Dyrektor. Dyrektor Gimnazjum nr 1 powiedziała, że w 2009 r. był bardzo owocny. Wykonano mnóstwo pracy, wiele osiągnięto i bez przerwy była w szkole pilnując czegoś. W każdym pomieszczeniu coś się działo. Za każdym razem, gdy nie mogła sobie poradzić z jakimś problemem, uzyskiwała pomoc. Dodała, że nie umie powiedzieć, ale być może czegoś nie dopatrzyła. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że ostatnia faktura związana z oknami jest z 9 grudnia na kwotę 60.000 zł. Zapytał, czy był tam przetarg? Dyrektor ZEAPO wyjaśnił, że chodzi tutaj o procedurę, która była zatrzymana i poproszono Radę o uzupełnienie środków w wysokości ok. 10.000 zł. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, jaka kwota na §4210- zakup materiałów i §4270- zakup usług remontowych, była w budżecie Gimnazjum nr 1 na początku 2009 roku? Dyrektor ZEAPO powiedział, że 66.000 zł. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że już na początku roku był przekroczony próg zamówienia publicznego. Dyrektor ZEAPO zaprzeczył dodając, że chodzi 66.220,87 zł brutto. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że wychodzi więc na to, iż na dzień 1 stycznia 2009 r. nie było przekroczenia progu zamówień publicznych. Dyrektor Gimnazjum nr 1 potwierdziła. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że łącznie z zestawienia wynika, iż w Gimnazjum nr 1 wykonano remonty za kwotę 214.043,10 zł. Odejmując od tej kwoty ok. 60.000 zł, które dała wymiana okien z końca grudnia, to pozostaje kwota ok. 150.000 zł. W ciągu roku budżetowego z 66.000 zł podniesiono szkole środki budżetowe o kwotę ok.100.000 zł. Dyrektor Gimnazjum nr 1 potwierdziła. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy w żadnym momencie Pani Dyrektor nie powinna rozpocząć procedury zamówień publicznych? Dyrektor Gimnazjum nr 1 odpowiedziała, że nie. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że ma wątpliwości co do tego. W planie finansowym na początku roku nie było przekroczenia progu, ale już maju radni dołożyli 61.000 zł. Dyrektor Gimnazjum nr 1 powiedziała, że nigdy nie miała gwarancji, iż dostanie środki. Remonty były rozpoczęte i starczyło środków na to co była zaplanowane, na danym etapie. Dodała, że dopiero później zasięgała opinii, prosiła o pomoc i występowała o pieniądze. Dopiero kiedy były one na koncie, rozpoczynano dalsze remonty. Przewodniczący KR K. Lis poprosił Panią Dyrektor o szczegóły. remontu sali gimnastycznej w szkole. Dodał, że z jednej z interpretacji art. 32 dot. dzielenia zamówień publicznych wynika, że jeżeli łączna kwota wydatków wykonywanych w ciągu roku przekracza próg zamówień publicznych, wówczas należy mówić, że doszło do dzielenia zamówienia w celu ominięcia procedury przetargu. Więc w przypadku sali gimnastycznej, której koszt remontu osiągnął 73.523 zł przekroczono próg. Dyrektor Gimnazjum nr 1 powiedziała, że była rozmowa, iż wszystkie tynki w sali gimnastycznej ma zbić we własnym zakresie, czyli pieniądze na to nie zostały wydatkowane, w pierwszej opcji było położenie tynku na sali gimnastycznej, położenie CO i zainstalowanie okien na jednej ze ścian. Zostało to wykonane do końca sierpnia, ponieważ na to były środki. Poinformowała, że dopiero później rozmawiała z Panem Przewodniczącym Rady, który stwierdził, że dobrze by było, aby wymienić okna na drugiej ścianie za jednym remontem i jednym kurzem. Dnia 24 sierpnia wpłynęły kolejne pieniądze, za które kupiono okna na drugą ścianę. Dopiero 30 września wpłynęły kolejne środki na malowanie, ale rozmowy były prowadzone po 1 września, ponieważ Pan Przewodniczący był na rozpoczęciu roku i sam sugerował, żeby wystąpić do Rady o środki, ponieważ np. tynki mogą się odparzyć i są niezabezpieczone. Wtedy otrzymano kolejne pieniądze i dopiero pod koniec września było malowanie sali, która była wyłączona z użytkowania aż do grudnia. Nie było to robione w czasie wakacji, tylko sukcesywnie jak otrzymywano pieniądze, prace postępowały. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że według jego wiedzy łączne wydatki poniesione na remont sali gimnastycznej przekroczyły próg zamówień publicznych. Dyrektor Gimnazjum nr 1 zapytała, jak miała rozpisywać przetarg, skoro nie miała tych pieniędzy, ani gwarancji, że je otrzyma? Była to tylko wola Rady. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że rozumie to, ale według jego wiedzy, jeżeli dyrektorzy w swoich placówkach dokonują remontów i dochodzą do progu zamówień publicznych, to każdy następny remont powinien zawierać wszystkie zadania łącznie i powinien zostać ogłoszony przetarg nieograniczony. Dyrektor Gimnazjum nr 1 wyjaśniła, że o każdą rzecz np. o tynki, o okna, pytała o cenę inwestorów itd. wszystko jest udokumentowane. Są również spisane protokoły, kto i dlaczego został wybrany. Przy sali gimnastycznej osobno są rozpisane tynki, CO, malowanie, wymiana okien. Cała procedura jest udokumentowana. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że jeśli w sali gimnastycznej, czy też jednym z obiektów, wykonano różne rodzaje remontów, to nadal dotyczy to jednego obiektu. Sekretarz Gminy zauważyła, że w momencie kiedy był planowany budżet Pani Dyrektor miała ograniczone środki i nie było potrzeby ogłaszania przetargu. Gdyby w planie budżetu była ujęta cała kwota od początku to mógłby być ogłoszony przetarg. Remonty były wykonywane za otrzymane środki i była to kwota niższa niż wymagana do przetargu nieograniczonego. Dopiero później środki dotyczyły wykonania określonych prac, które wpływu na obniżenie wartości tego remontu i wystarczyło zapytanie o cenę, aby upewnić się i wybrać przedsiębiorcę, który dawał najkorzystniejszą ofertę, w trybie zapytania o cenę. Gdyby cały remont w zaplanowanym budżecie był od początku, to wtedy można by ująć wszystkie prace i w stosunku do całości mógłby być ogłoszony przetarg. Z uwagi na to, że środki były przydzielane w ciągu roku, których przyznanie nie było pewne. Dodała, że osobiście by zapytała o stanowisko osób, które na zamówieniach posiadają większą wiedzę. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że również chciał zaproponować, aby podjąć taki wniosek, ponieważ istnieją wątpliwości, czy nastąpiła konieczność ogłoszenia przetargu, czy nie. Jest to zagadnienie prawne, które należałoby rozstrzygnąć. Dodał, że jego zdaniem nastąpiło dzielenie zamówienia publicznego, ale może się mylić. Radny Z. Nowak zapytał, czy zakres remontów w szkołach jest konsultowany z Panem Burmistrzem? Dyrektor ZEAPO powiedział, że Pan Burmistrz przedstawiając budżet zawiera w nim wielkości środków, które przeznacza na zadania remontowe w oświacie. Jest to budżet, który Burmistrz przedkłada do uchwalenia Radzie. Zapotrzebowanie szkół wielokrotnie przewyższa to, co się znajduje w budżecie. W trakcie realizacji, każda zmiana budżetowa jest przedstawiana z uzasadnieniem celowości itd. Wszystko to dzieje się za pośrednictwem Urzędu. Dyrektor SP nr 2 P. Kabat powiedział, że w tej chwili przygotował sobie kosztorys tych spraw, które muszą być wykonane w 2011 r. z nakazu specjalisty od BHP, nadzoru budowlanego, SANEPIDUu, np. remont konieczny dotyczy korytarza przy pomieszczeniach WC. Kosztorys opiewa na niecałe 27.000 zł i o taką kwotę wystąpił, przy konstruowaniu budżetu, załączając Panu Burmistrzowi odpowiednie dokumenty. Burmistrz sprawdził, czy to jest akurat narzucone przez te wszystkie organy i termin ostateczny wykonania to 31 sierpień 2011 r. Zostało to ujęte w projekcie budżetu na 2011 r. i teraz wszystko zależy od tego, czy Rada to uchwali. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że w Gimnazjum nr 1 na dzień 1 stycznia było łącznie 102.500 zł na remonty (22.500 zł – remont sali gimnastycznej, 62.000 – okna, .25.000 – remont sali gimnastycznej, 3.000 – remont pomieszczeń administracyjnych) i już w tym momencie powinno się ogłosić przetarg nieograniczony na te cztery zadania. Główna Księgowa A. Wenz powiedziała, że jak się zliczy te kwoty na 1 stycznia, to nie można mówić, iż dotyczą one tylko remontów. Pani Dyrektor miała w §4210 kwotę 22.500 zł, to nie dotyczyła ona tylko remontów, ale środków na zakup kredy, dzienników, środków czystości itd. Tak samo w §4300 kwota 25.000 zł nie dotyczy tylko remontów, ale również wywozu ścieków, śmieci itd. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że życzy następnej Komisji Rewizyjnej, żeby w miarę szybko nauczyła się czytać tabelki, z których za każdym razem co innego wynika. Główna Księgowa stwierdziła, że ciągle jest to ta sama tabela. Dyrektor ZEAPO przypomniał, że w czwartek radni chcieli, aby przygotować zestawienie zadaniami. Materiał przygotowany na czwartek był sporządzony paragrafami. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że stawia wniosek, który zostanie skierowany na ręce Pan Przewodniczącego, żeby wątpliwości Komisji dotyczące tego, czy miało miejsce przekroczenie progu zamówień publicznych, czy nie w Gimnazjum nr 1, skierować do osoby, która potrafi to określić. Radny Z. Nowak powiedział, że należałoby też dodać wydatkowanie pieniędzy bez uchwały Rady Miejskiej. Stwierdził, że na Komisji 17 maja Pani Dyrektor przyznała się, że wydatkowała środki bez uchwały. Dodał, że w 2009 r. spora suma została w budżecie na pensjach. Zapytał, z czego to wynika? Dyrektor Gimnazjum nr 1 powiedziała, że wynika to na pewno ze spadku oddziałów. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że z analizy materiałów przygotowanych na dzisiejsze posiedzenie wynika, że w Gimnazjum nr 1 nastąpiło przekroczenie progu zamówień publicznych w trakcie roku budżetowego 2009 r. Radny Z. Nowak zaproponował, aby dodać, że pieniądze zostały wydatkowane bez uchwały Rady Miejskiej. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że sam nie może takiej tezy stawiać, ponieważ nie był obecny w tym momencie Komisji. Dodał, że obie tezy będą osobno głosowane, czy zawrzeć je w protokole i jeżeli trafi on na ręce Pana Burmistrza, to skieruje on go do osób, które te tezy podważa lub potwierdzą. Członkowie KR jednogłośnie 3 głosami „za” przegłosowali tezę radnego K. Lisa, która zostanie zawarta w protokole. Radny Z. Nowak powiedział, że stan jego wiedzy wskazuje i wyraźnie słyszał od Pani Dyrektor, że pewna suma została wydatkowana bez uchwały Rady Miejskiej. Dodał, że jest w Urzędzie kontrola wewnętrzna, która może to sprawdzić. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że Komisja wnioskuje o sprawdzenie wydatkowania środków budżetowych w roku 2009 w Gimnazjum nr 1 bez zabezpieczenia środków w budżecie. Wniosek został przyjęty jednogłośnie 3 głosami „za” w obecności 3 członków Komisji Rewizyjnej. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że jeśli w placówce wykonywane są remonty kilku elementów, to ciągle jest to remont w jednej jednostce i jeśli wszystkie wydatki na remonty przekroczyły próg zamówień publicznych, to powinien zostać ogłoszony przetarg. SP NR 2 Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że łączne nakłady na remonty osiągnęły kwotę 124.451 zł i plan na początek roku na §4210 wyniósł 66.000 zł, na §4270 – 37.000 zł i na §4300 – 21.300 zł. Dyrektor SP nr 2 wyjaśnił, że w §4300 wchodzą opłaty za ścieki, opłaty za abonamenty telewizyjne, usługi pocztowe. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że w tym paragrafie były również wydatki remontowe jak np. elewacja budynku. Na dzień 1 stycznia 2009 r. wysokość środków na funduszu remontowym była na pozimie 37.000 zł, a na zakupowym 66.000 zł, który dotyczy również zakupu węgla itd. Wynika więc, że gdyby materiały stanowiły 50%, to i tak nie jest się na progu zamówienia publicznego na początku roku. Dodał, że przez cały rok Pan Dyrektor wykonał remonty na 124.451 zł. Dyrektor SP nr 2 wyjaśnił, że pieniądze dostawał w trakcie na konkretne zadanie. Za każdym razem, gdy było jakieś zadanie do wykonania, to zwracano się do firm, które składały oferty. Gotowe były kosztorysy do każdej pracy. Wszystkie zadania, które zostały wykonane, były poniżej kosztorysu inwestorskiego. Przewodniczący KR K. Lis zapytał Dyrektora, w jaki sposób kupiony materiał rozdysponował wykonawcy? Czy było to protokolarnie wydane i po remoncie rozliczone? Dyrektor SP nr 2 odpowiedział, że miał np. kosztorys i trzeba było położyć 80m² płytek i tyle kupowano, a później przekazywano inwestorowi. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy jest protokół przekazania materiału powierzonego wykonawcy? Dyrektor SP nr 2 powiedział, że w umowie jest zapis, że wykonuje zadanie z powierzonego materiału. Przewodniczący KR K. Lis zapytał o rozliczenie powierzonego materiału. Dyrektor SP nr 2 powiedział, że każdorazowo wydawał materiał. Jeśli potrzeba było 2 kaloryferów, to wydawano 2 kaloryfery. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy prowadzona jest kartoteka tych materiałów? Dyrektor SP nr 2 powiedział, że niejako kartoteką jest faktura. Przewodniczący KR K. Lis zaprzeczył dodając, że jeżeli założono magazyn to powinien być dokument wydania, zwrot, stan magazynu na koniec roku, czy wszystkie płytki rozdysponowano, czy nie itd/ Dyrektor SP nr 2 powiedział, że zawsze było wszystko rozdysponowane, ponieważ kupował tyle ile było potrzeba. Ewentualnie karton, czy dwa są w magazynach szkoły. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy w kartotece jest informacja, iż w magazynie szkoły znajduje się karton płytek? Dyrektor SP nr 2 powiedział, że nie. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że powinno tak być. Dyrektor ZEAPO powiedział, że jeżeli na 1 stycznia 2010 r. w budżetach poszczególnych placówek były kwoty przewyższające próg 14.000€, to każdy z dyrektorów mógł sam przeprowadzić procedurę lub zlecić ją ZEAPO. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy taka zasada stała się normą? Dyrektor ZEAPO powiedział, że na dzień 1 stycznia przy uchwalaniu budżetu kwoty, które przekraczają próg i dany dyrektor chce, aby ZEAPO przeprowadziło postępowanie to będzie to realizowane. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że powinno być normą, że nie tylko dyrektor chce, ale musi przez ZEAPO to zrobić. Dyrektor ZEAPO powiedział, że nie ma takiego przymusu. Dyrektor zgodnie z prawem jest tak samo jak on, kierownikiem jednostki organizacyjnej. Dyrektor SP nr 2 stwierdził, że dla dyrektorów byłoby wygodniej gdyby tak było. Dodał, że w tym roku był u niego przetarg, który był wielkim „niewypałem”. Wydano dużo więcej pieniędzy niż można było wydać. Przetarg nie zawsze jest korzystny dla szkoły. Nadmienił, że wszystko co robił do tej pory starał się wykonywać solidnie i nie ma sobie nic do zarzucenia. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że jak Pan Dyrektor pojedzie do hurtowni i poprosi o 20m² płytek to dostanie cenę 38zł/m², a jak zostanie to zlecone fachowcowi z Rogoźna, to on pojedzie do tej samej hurtowni i dostanie m² za 31 zł. Dyrektor SP nr 2 zaprzeczył dodając, że np. był w Castoramie i kupił za 18 zł, I gatunek płytek do remontu WC, a w kosztorysie było 34zł. Dodał, że kupił taniej niż specjalista. Pełnomocnik ds. Oświaty L. Pijanowska powiedziała, że fachowiec też by kupił za 18zł płytki, ale innej jakości. Dyrektor SP nr 2 powiedział, że należałoby się zastanowić nad tym, aby w Gminie nie powinna być osoba, która zajmie się remontami w szkołach. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że się z tym zgadza. Dodał, że podsumowując najważniejsze remonty tj. remont klas 35.000, elewację budynku 27.000 zł, bibliotekę 24.000 zł i remont stołówki, to jest to w granicach progu i zachodzi podobna sytuacja, że na początku roku nie było progu, ale w ciągu roku wykonano tyle prac, że został on osiągnięty i stawia tezę, podobną jak w przypadku Gimnazjum nr 1. Dyrektor SP nr 2 powiedział, że część prac wykonał w lipcu, cześć we wrześniu, a biblioteka była oddawana do użytku w grudniu, czyli w grudniu na prace za 20.000 zł powinien być ogłoszony przetarg? Radny Z. Nowak stwierdził, że 27 maja było 82.435 zł. Główna Księgowa wyjaśniła, że ta kwota jest na §4210, związanym z zakupem węgla, środkami czystości itd., które nie są związane z remontami. Pełnomocnik ds. Oświaty L. Pijanowska powiedziała, że w §4270 powinno być wszystko co jest związane z remontami. W przyszłości, jeśli jest taka możliwość, to z §4210 powinno się wygenerować środki i zawrzeć całość w §4270. Byłoby prościej w sferze rachunkowości i również dla dyrektorów. Dodała, że chciałaby w styczniu mieć takie środki, które pozwoliłyby na ogłoszenie przetargu. Dyrektor SP nr 2 powiedział, że ma 4 placówki, oddziały „0”, stołówkę, szkołę i świetlicę. Na §4210 zaplanowane są różne rzeczy np. środki czystości itd. i jak się to odejmie i doda do §4270 to nie było progu 14.000€. Sprawdzano to na poprzedniej Komisji w maju i stwierdzono, że nie było tych pieniędzy. Radny Z. Nowak stwierdził, że Pan Burmistrz w kwietniu zapowiedział kontrolę w placówkach oświatowych i od kwietnia ta kontrola się nie odbyła, ale była w ZAMK, RCK, gdzie nie było do tych placówek zastrzeżeń. Gdyby była taka kontrola w szkołach to wszystko byłoby jasne. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że gdyby Pan Burmistrz taką kontrolę przeprowadził tak jak obiecał, to nie byłoby domysłów. Kontrola by się zakończyła i jej wyniki byłyby jasne jeszcze przed końcem kadencji. Sekretarz Gminy powiedziała, że zawsze w miesiącu grudniu jest ustalany plan kontroli wewnętrznej i jest on realizowany. Pani z kontroli jest zatrudniona na ½ etatu, dlatego plan jest do tego również dostosowany. To, że była kontrola w Przedszkolu nr 2, wynikało z oszczędności czasowych spowodowanych chorobą Dyrektora RCK i brakiem możliwości zakończenia tamtej kontroli. W tym czasie udało się przeprowadzić kontrolę doraźną w Przedszkolu. Dodała, że nie zgodzi się ze stwierdzeniem, że Burmistrz nie chciał przeprowadzić kontroli w szkołach. Zostanie to ujęte w planie kontroli w miesiącu grudniu na następny rok. Pani Sekretarz nadmieniła, że specjalista ds. kontroli musi z tego planu się wywiązać. Przewodniczący KR K. Lis przypomniał, że na czwartkowej Komisji poproszono o plan kontroli i miał on być dostarczony członkom Komisji, a tak się nie stało. Dodał, że protokół z kontroli RCK leży ponad 2 miesiące i przez cały okres wakacji Pani z kontroli mogłaby przeprowadzić kontrolę w jakiejkolwiek placówce, tym bardziej, że dyrektorzy nie mieli na głowie dzieci, nauczycieli itd. i mógłby poświęcić kontroli swój czas. Stwierdził, że nie zrobiono nic w tym kierunku i słowa radnego Z. Nowaka, mogą budzić wątpliwości, że coś jednak jest nie tak, skoro Pan Burmistrz nie chciał tego zrealizować. Rozstano by się z wynikami przed końcem kadencji i wszystko byłoby jasne. Nadmienił, że obecnie przeprowadzana jest kontrola wewnętrzna w Przedszkolu nr 2. ZS PARKOWO Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że łączna wartość remontów wykazanych w zestawieniu wynosi 48.000 zł i nie zbliżono się do progu. Chociaż z drugiej strony wykonanie remontów na §4210 wynosi ok. 59.000 zł i na §4270 27.000 zł, czyli łącznie ponad 76.000 zł. Dyrektor ZS w Parkowie M. Cisowska powiedziała, że nie zna zestawień przygotowanych dla Komisji. Dyrektor ZEAPO powiedział, że jeśli pod pojęciem procedury, czyli to co podlegało pod zamówienia, w ciągu całego roku wyniosło 48.000 zł i nie osiągnięto progu. Przypomniał, że w placówce były awarie, na które i tak przeprowadzono rozeznanie wśród firm przy każdym możliwym zakupie i wybierano nie tylko najkorzystniejszą ofertę, ale również taką firmę, która w możliwie najkrótszym czasie mogła wykonać zadanie, ze względu na bezpieczeństwo dzieci. Dyrektor ZS w Parkowie powiedziała, że nie planowała wielkich remontów w placówce. Była tylko przewidziana wymiana okien w jednej klasie i wykonanie łazienki, w związku z utworzeniem oddziału „0”. Plan był złożony w grudniu. Pani Dyrektor przypomniała, że na marcowej, czy też kwietniowej sesji tłumaczyła się radnym, dlaczego wystąpiła o wymianę następnych okien. Otóż nie można było prowadzić lekcji w niektórych klasach, ponieważ temperatura, gdzie były stare okna wynosiła 11ºC. W związku z tym wystąpiono o środki na okna. Po ich otrzymaniu natychmiast były wymieniane. To co się wydarzyło później, było kompletnie nie przewidziane. Podczas Rady Pedagogicznej, która trwała do późnych godzin wieczornych, była straszna ulewa, zawierucha, która spowodowała, że wszystkie okna, które miały się jeszcze trzymać, niestety nie dały rady. Woda zalała pomieszczenia i było to niespodziewana awaria. ZS GOŚCIEJEWO Dyrektor ZS L. Pijanowska poinformowała, że ma 6 budynków. Na 1 stycznia 2009 r. w szkole podstawowej na §4270 było 23.000 zł, w „0” 4.000 zł, gimnazjum 5.700 zł (łącznie 32.700 zł). Zaplanowano prace bieżące, które poprawiają bezpieczeństwo dzieci w „0” oraz wymianę okien i zostało to dokonane. Środki, które były zaplanowane zostały wykorzystane już do półrocza. Ze względu na to, że zima była łagodniejsza udało się zrobić więcej remontów w bawialni i dodatkowo nawiązano współpracę z fundacją, która część pracy wykonała. Dodała, że nie mieściła się w żadnym limicie co do zamówień publicznych. Pani Dyrektor poinformowała, że na kontroli w sierpniu, po zrobieniu badania , kominiarz stwierdził rozszczelnienie komina i powstał protokół zamknięcia kotłowni. Nie było na to środków więc napisano pismo do Rady z wstępnym kosztorysem i wystąpiono o 38.850 zł na dobudowanie komina zewnętrznego. Powstał jeszcze jeden problem. Było 3 architektów, z czego 2 zrezygnowało z wykonania dokumentacji technicznej, dopiero architekt z Wągrowca ją wykonał. Sprawiało to problem, ponieważ trzeba było całą instalację na nowo zrobić w kotłowni. Poinformowała, że projekt techniczny otrzymała 30 września i dopiero wtedy wybrano wykonawcę, który z dnia na dzień przystąpił do dobudowania komina. Udało się to wykonać. Okazało się również, że szkoła została wprowadzona do programu likwidacji eternitu i jak już zamontowano piec i go sprawdzono, to okazało się, że nie był dogrzewany stary budynek, ponieważ pomiędzy dwoma budynkami w Tarnowie jest rura napowietrzna, ok. 53 m, która miała duże braki w ociepleniu. Dlatego też wystąpiono do Rady o następne środki. Dnia 25 listopada z własnych środków, po sprawdzeniu gdzie można oszczędzić, wystąpiono o przesunięcie 9.808 zł. Z tego na przeinstalowanie instalacji zewnętrznej było przeznaczone 6.000zł i zostało to wykonane. Natomiast po wykonaniu i zdjęciu eternitu okazało się, że trzeba coś zrobić z zadaszeniem. Była to końcówka roku i została podjęta decyzja, aby z uwagi na bezpieczeństwo, to dokończyć i została wprowadzona kwota 20.000 zł. Został zrobiony podjazd, wymiana drzwi i zadaszenie. Na likwidację tej awarii łącznie uzyskano ok. 65.000 zł, ale była to kwota w 3 transzach. Przewodniczący KR K. Lis zapytał, czy projektant przygotował kosztorys? Dyrektor ZS w Gościejewie wyjaśniła, że zrobiono wstępny kosztorys, a dopiero po dokumentacji technicznej, okazało się, że trzeba rozkuć całkowicie boks węglowy i dodatkowo wybetonować, ponieważ okazało się po rozkopaniu, że była ogromna rura instalacyjna. Nadzór techniczny miał architekt. Pani Dyrektor powiedziała, że w I półroczu nie przekraczała kwoty koniecznej do ogłoszenia przetargu, a awaria nie była przewidziana. PRZEDSZKOLE NR 2 Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że z tego co mu wiadomo, to jest przeprowadzana kontrola wewnętrzna w placówce. Protokół jest w trakcie opracowywania i nie są znane jeszcze jej wyniki. Stwierdził, że na §4270 i §4300 nie widać przekroczenia progu, ale z łącznej wartości z §4210 próg jest przekroczony i przetargu nie było. Przewodniczący Komisji powiedział, że również w tym miejscu ośmieli się postawić tezę, że należało przeprowadzić procedurę przetargową w Przedszkolu, ponieważ próg zamówień publicznych został przekroczony. PRZEDSZKOLE W PARKOWIE Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że na czwartkowej Komisji 2 osoby stwierdziły, że w Przedszkolu w Parkowie w roku 2009 miało miejsce przekroczenie progu zamówień publicznych. Dyrektor ZEAPO wyjaśnił, że na kwotę 60.878 zł brutto przeprowadzono postępowanie w trybie zapytania o cenę. Przewodniczący KR K. Lis przypomniał, że wartość kosztorysowa wg zapewnień była wyższa. Dyrektor ZEAPO odpowiedział, że 84.000 zł z tym, że po otwarciu magazynów, kiedy weszła Pani Pełnomocnik w lipcu, do tego remontu znajdowały się materiały instalacyjne za kwotę 22.051 zł, zakupione w 2008 r. Płytki ściennych o pow. 80m², płytki podłogowe 25m oraz drugi podział na inne pomieszczenie 72m² i 20m². Automatycznie o te wielkości zdjęto, jako materiał, który powierzono wykonawcy do rozliczenia po zakończeniu inwestycji, zgodnie z protokołem. Dyrektor ZEAPO powiedział, że wchodząc na obiekt, chociaż od 1 stycznia, środki na remont 2 łazienek były zaplanowane w budżecie, to 1 lipca nie było przygotowanej dokumentacji w ogóle. W trybie pilnym było to robione przez Panią Pełnomocnik oddelegowaną do pełnienia funkcji dyrektora placówki, do czasu rozstrzygnięcia konkursu. Nie było nawet kosztorysów inwestorskich na wykonanie tego zadania. W trybie pilnym zostało to zlecone i zgodnie z przedstawionym rachunkiem spłynęły 8 lipca. Po tej dacie, mają „inwentarkę”, wartość robót netto wyniosła 49.543,79 zł, po odjęciu materiałów, które znajdowały się w dyspozycji inwestora. Wysłano do 5 firm zaproszenie do składania ofert, ale odpowiedziała tylko jedna, z którą zawarto umowę na wykonanie zadania. Pełnomocnik ds. Oświaty powiedziała, że nie było czasu na ogłaszanie przetargu, ponieważ było zagrożenie zamknięcia placówki od 1 września. Nadmieniła, że na pierwszy konkurs na stanowisko dyrektora, nie było żadnego kandydata i dopiero za drugim razem, został wyłoniony dyrektor, który przejął obowiązki z dniem 1 września. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że stawia tezę, iż w przypadku Przedszkola w Parkowie, niezależnie od tego jaka był wielkość zapasów i środków przewidzianych na ten remont, powinno się ogłosić przetarg nieograniczony. Wartość kosztorysowa jest znacznie powyżej progu. Członkowie Komisji jednogłośnie 3 głosami „za” opowiedzieli się „za” tym, że w Przedszkolu w Parkowie należało przeprowadzić procedurę przetargową, zgodnie z prawem zamówień publicznych. Radny Z. Nowak powiedział, ze należałoby stwierdzić również brak nadzoru wykonawczego. Dyrektor ZEAPO poinformował, że w każdej placówce, gdzie ma etatowego wicedyrektora, jest wyznaczono osoba pełniąca obowiązki dyrektora. W przypadku Przedszkola w Parkowie, osoba wyznaczona przez byłą Panią Dyrektor, złożyła oficjalną rezygnację do Pana Burmistrza i nie było nikogo kto mógłby zarządzać placówką. W związku z tym, że Burmistrz jest osobą odpowiedzialną za funkcjonowanie wszystkich jednostek, wyznaczył Panią Pełnomocnik jako swojego przedstawiciela do kierowania placówką, do czasu przeprowadzenia konkursu. Pełnomocnik ds. Oświaty powiedziała, że w momencie kiedy została oddelegowana do Parkowa, po analizie budżetowej, część pieniędzy Pani Dyrektor Smoleń już rozdysponowała. Od stycznia do kwietnia, pewne prace zostały wykonane, dlatego sama, po wejściu do placówki, nie miała możliwości, aby ogłosić przetarg. Przyznała, że był to bardzo ciężki okres. Przewodniczący KR K. Lis stwierdził, że wartość kosztorysowa zadania przekroczyła próg zamówienia publicznego. Pełnomocnik ds. Oświaty zapytała, jaką miała podjąć decyzję? Kosztorys przekroczył próg, ale w magazynie był materiał na całą instalację i nadal miała podjąć decyzję o ogłoszeniu przetargu i kupowaniu tych samych materiałów po raz drugi? Kosztorys został umniejszony o wartość magazynową. Sekretarz Gminy powiedziała, że trudno jest powiedzieć, czy poprzednia Pani Dyrektor nie zrobiła tego przetargu, ponieważ dokumenty częściowo były przekazywane w okresie późniejszym. Pełnomocnik ds. Oświaty stwierdziła, że to poprzednia Pani Dyrektor powinna się przed Komisją tłumaczyć, ponieważ sama po przejęciu placówki, nie miała wglądu do żadnych dokumentów, a archiwum i inne dokumenty były komisyjnie otwierane. Przewodniczący KR K. Lis powiedział, że wartość kosztorysowa wyszła powyżej progu i według prawa powinien być ogłoszony przetarg. Posiedzenie przerwano o godz. 16.30 Po przerwie Komisja Rewizyjna wznowiła obrady w składzie Przewodniczący Kazimierz Lis i Wiceprzewodniczący Zbigniew Nowak. Członkowie przeanalizowali pozostałe materiały przygotowane przez ZEAPO dotyczące wykonania funduszu płac w placówkach oświatowych w roku 2009. Następnie Przewodniczący KR K. Lis ogłosił przerwę w obradach do czasu opracowania protokołu z tego posiedzenia komisji. III część posiedzenia – 09.11.2010 r. godz. 14.30 biuro nr 12 UM w Rogoźnie Członkowie Komisji Rewizyjnej sformułowali następujące wnioski do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu oraz Burmistrza Rogoźna: Komisja Rewizyjna Rady Miejskiej w Rogoźnie po wysłuchaniu nagrań z posiedzenia Komisji Rewizyjnej z dnia 17 maja 2010 r. w Zespole Ekonomiczno- Administracyjnym Placówek Oświatowych, jednogłośnie 3 głosami „za” stwierdza, że Dyrektor Gimnazjum nr 1 w Rogoźnie potwierdziła fakt wydatkowania kwoty ok. 3.700 zł, bez zagwarantowanych środków w budżecie. Członkowie Komisji stwierdzają, że w Gimnazjum nr 1 w Rogoźnie, w Przedszkolu w Parkowie oraz w Przedszkolu nr 2 w Rogoźnie nie przestrzegano w roku 2009 prawa zamówień publicznych i nie ogłoszono przetargu na zadania remontowe ujęte w planie na rok 2009. Komisja Rewizyjna zapoznała się ze sprawozdaniami z przeprowadzonych kontroli w 2009 roki i z planem kontroli wewnętrznej na 2009 rok. Komisja zapoznała się także z planem pracy na rok 2010 i stwierdza, że plany 2009 r. i 2010 r. zawierały terminy, w których miały być przeprowadzone kontrole w ZEAPO i placówkach oświatowych. W żadnym z tych lat, kontrole te nie zostały przeprowadzone. Wniosek został przyjęty jednogłośnie 3 głosami „za” w obecności 3 członków Komisji. Załączniki do protokołu:
Przewodniczący Komisji.................................. Wiceprzewodniczący Komisji.......................... Członek Komisji............................................... Protokół sporządziła A. Potocka Rogoźno, dnia 9 listopada 2010 r. | |
|
