Zarządzenia Burmistrza 2010: Zarządzenie Nr 13/2010 z dnia 15 marzec 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących przy realizacji zadania pn. „Remont świetlicy wiejskiej wraz z budową boiska do piłki nożnej w miejscowości Słomowo” ws
Z A R Z Ą D Z E N I E NR 13/2010 Burmistrza Rogoźna z dnia 15 marzec 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości obowiązujących przy realizacji zadania pn. „Remont świetlicy wiejskiej wraz z budową boiska do piłki nożnej w miejscowości Słomowo” współfinansowanego z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013 (PROW) Na podstawie art. 10 i art. 13 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. 2009 r. Nr 152 poz. 1223 ze zm.), art. 40 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 ze zm.) zarządza się, co następuje: § 1. Wprowadzam do użytku wewnętrznego: 1) Zakładowy Plan Kont jako uszczegółowienie ZPK z dnia 29.04.2005r. do realizacji operacji pn. „Remont świetlicy wiejskiej wraz z budową boiska do piłki nożnej w miejscowości Słomowo” współfinansowanego z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 -2013 – załącznik Nr 1 do zarządzenia. 2) Instrukcję obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów jako uszczegółowienie Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo - księgowych z dnia 29.04.2005r. do realizacji operacji pn. „Remont świetlicy wiejskiej wraz z budową boiska do piłki nożnej w miejscowości Słomowo” współfinansowanego z Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 -2013 – załącznik Nr 2 do zarządzenia. § 2. Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie, z tytułu powierzonych im obowiązków do zapoznania się z w/w przepisami i przestrzegania w pełni zawartych w nich postanowień. § 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 13/2010 Burmistrza Rogoźna z dnia 15 marca 2010r. ZAKŁADOWY PLAN KONT I. INFORMACJE WSTĘPNE Księgowania w zakresie środków pomocy bezzwrotnej dokonywane są w zamkniętym kręgu kont ujętym w niniejszym planie kont, który może być każdorazowo modyfikowany lub uzupełniany w zależności od potrzeb oraz zmian wynikających z przepisów prawa oraz postanowień umownych. Księgowania na kontach ujętych w niniejszym planie kont dokonywane są w komputerowych urządzeniach księgowych działających na podstawie programów komputerowych w systemie FKB podsystem FKZ – służy do obsługi kont organu finansowego Gminy wersja 5.28 oraz w systemie FKW podsystem FKJ – służy do obsługi kont Urzędu Miejskiego wersja 5.28 w zadaniu nr 4. Koszty inwestycji księguje się w cenach nabycia. Niniejszy plan kont, jest uszczegółowieniem zapisów ujętych w Zakładowym Planie Kont wprowadzonym w życie Zarządzeniem Nr 60 z dnia 29.04.2005 roku z późniejszymi zmianami w zakresie ewidencji dochodów i wydatków ze środków pomocy bezzwrotnej dotyczącej realizacji w ramach działania „Odnowa i Rozwój Wsi objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 -2013 na podstawie umowy o przyznaniu pomocy Nr 6922-UM1500209/09 na zadanie pod nazwą: „Remont świetlicy wiejskiej wraz z budową boiska do piłki nożnej w miejscowości Słomowo” Załącznik obejmuje konta na których dokonywane są rozliczenia w organie dochodów i wydatków środków pomocy bezzwrotnej. Opis kont syntetycznych obejmuje procedury ich funkcjonowania wraz z zasadami prowadzenia ewidencji analitycznej do każdego konta z uwzględnieniem : Ø źródeł pochodzenia środków pomocy bezzwrotnej; Ø typów wydatków- inwestycyjne oraz bieżące; Ø zasad klasyfikacji budżetowej. Załącznik do planu kont przyjmuje zasadę autonomiczności środków pomocy bezzwrotnej do pozostałych dochodów i wydatków budżetowych. II. ZASADY (POLITYKI) RACHUNKOWOŚCI
1) Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. 2) Cel, zadanie, a zarazem znaczenie rachunkowości jest wyrażone w zasadzie rzetelnego i wiernego obrazu wykorzystania i zarządzania funduszami pomocowymi oraz uzyskanymi w wyniku realizacji programu pomocowego efektami. - zasadę istotności, - zasadę przewagi treści nad formą, - zasadę ciągłości, - zasadę kontynuacji działalności, - zasadę współmierności, - zasadę ostrożnej wyceny, - zasadę kompletności. 3) Stosuje się także wynikające z ustawy o finansach publicznych zasady gospodarki finansowej, takie jak: - zasada jawności i przejrzystości, - zasada klasyfikacji wydatków i dochodów według działów, rozdziałów i paragrafów, - ujmowanie w terminie zapłaty dochodów i wydatków, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą, - ujmowanie wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków również zaangażowanie środków, - zasada sprawozdawczości, - zasada planowania, - zasada, że wydatki ponoszone przez jednostkę muszą być dokonywane w oparciu o zasadę celowości, oszczędności, efektywności oraz zgodnie z Prawem zamówień publicznych, - zasada kontrolowania procesów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 2.Zakres ustaleń objętych zakładowym planem kont: 1) Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, tj. od l stycznia do 31 grudnia. 2) Okresem sprawozdawczym - rozliczeniowym jest kolejno: miesiąc, kwartał, półrocze, rok. 3) Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim w siedzibie Urzędu Miejskiego w Rogoźnie. 4) Podstawę zapisów w księgach rachunkowych stanowią dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi. Zapisy zdarzeń gospodarczych w księgach rachunkowych ujmuje się chronologicznie. 5) Wykazane w księgach rachunkowych na dzień ich zamknięcia stany aktywów i pasywów, ujmuje się w tej samej wysokości w bilansie otwarcia następnego roku obrotowego. 6) Księgi rachunkowe prowadzi się techniką komputerową przy użyciu programu ”System Finansowo-Księgowy” firmy RADIX Gdańsk. System FKB podsystem FKZ służy do obsługi kont organu finansowego Gminy oraz w systemie FKW podsystem FKJ służy do obsługi kont Urzędu Miejskiego. Program umożliwia prowadzenie odrębnej księgowości dla wydzielonych zadań w Urzędzie Miejskim. Dla projektu zakłada się osobne zadanie Nr 04 pod nazwą – PROW - 01 7) Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Terminy ostatecznego zaksięgowania operacji gospodarczych danego miesiąca nie mogą przekraczać 9 dnia następnego miesiąca (jest to związane z nieprzekraczalnymi terminami sprawozdawczości budżetowej). 8) Sprawozdania sporządza się zgodnie z Rozporządzeniem MF o sprawozdawczości budżetowej. Sprawozdanie jednostkowe Rb-28S w zakresie wydatków dotyczących projektu realizowanego w ramach PROW, jest częścią sprawozdania zbiorczego Rb-28S UM Rogoźno. 9) Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald wynikających z: - księgi głównej (ewidencji syntetycznej), w której obowiązuje ujęcie każdej operacji zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, - ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna), - zestawień obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych. 11) Księga główna odzwierciedla zapisy w ujęciu syntetycznym, księgi pomocnicze stanowią uszczegółowienie księgi głównej. 12) Zestawienia obrotów i sald sporządza się na podstawie sum zapisów na kontach księgi głównej i kontach analitycznych na koniec każdego miesiąca. 13) Zapisy w księgach rachunkowych dokonuje się na podstawie dowodów księgowych zewnętrznych i wewnętrznych. Przygotowanie dokumentów do księgowania polega na ich grupowaniu i dekretowaniu. 14) Każdy dowód księgowy powinien odzwierciedlać rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej wolny od błędów rachunkowych. 15) Zapisy poszczególnych operacji gospodarczych zawierają co najmniej: - datę księgowania, - wewnętrzny numer ewidencyjny dokumentu księgowego, - zewnętrzny numer dokumentu, - datę wystawienia dokumentu księgowego, - opis operacji gospodarczej, - kwota operacji (wartość), - termin zapłaty. 16) Rozliczanie i grupowanie kosztów następuje na kontach rodzajowych zespołu „0” z zachowaniem zgodności wydatków z zatwierdzonym budżetem projektu - operacji. 17) Korygowanie zapisów następuje na podstawie dokumentu korygującego zewnętrznego lub dowodu wewnętrznego PK - polecenie księgowania. Poprawianie zapisów w księgach rachunkowych należy dokonywać poprzez korektę zapisów ujemnych (tzw. czerwone storno) na tych samych stronach kont, na których nastąpił błędny zapis. Zapewni to prawidłową wysokość obrotów i czytelność zapisów księgowych. 18) Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności błędnego zapisu i wpisanie poprawnej treści. Za niedopuszczalne uznaje się dokonywanie w dowodach księgowych wymazywań, przeróbek lub poprawiania pojedynczych liter lub cyfr. 19) Plan kont może być uzupełniany, w miarę potrzeby, o właściwe konta planu kont dla budżetu i jednostek budżetowych. 20) Konta wymienione w dziale III oparte są na wykazach kont z rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Konta te są ograniczone o konta służące do księgowania operacji gospodarczych nie występujących w jednostce przy realizacji projektu albo uzupełnione o konta zgodne, co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont. 21) Ewidencja operacji gospodarczych odbywa się na najniższym poziomie analityk przewidzianym w zdefiniowanym planie kont, stanowiący załącznik do niniejszych zasad. Program komputerowy umożliwia sporządzanie wydruków przedstawiających przebieg zaksięgowanych operacji na poszczególnych kontach z podaniem kont przeciwstawnych. 22) Kopie bezpieczeństwa sporządza się na dysku twardym. Po zamknięciu i uzgodnieniu księgowań na wszystkich kontach sporządza się kopię na zewnętrznym nośniku danych. 23) Użytkownikami systemu finansowo-księgowego są główny księgowy, księgowi 24) Szczegółowe zasady obsługi systemu wraz z opisem zbiorów danych przedstawione są III. PLAN KONT 1. Plan kont dla budżetu Gminy A. Wykaz kont organu 133 – Rachunek budżetu 224 – Rozrachunki budżetu 240 – Pozostałe rozrachunki 901 – Dochody budżetu 902 – Wydatki budżetu B. Zasady funkcjonowania kont Konto 133 – Rachunek bieżący budżetu Konto 133/00 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowym rachunku budżetu, który będzie obejmować w szczególności: Ø Wpływ środków z tytułu refundacji poniesionych kosztów w ramach operacji - PROW, Ø Wydatki ponoszone w ramach operacji - PROW Konto 224 – Rozrachunki budżetu Konto 224 służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami w szczególności z tytułu przelewu dotacji celowej w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich. Po stronie Wn konta 224 księguje się przeksięgowanie otrzymanych środków w korespondencji z kontem 901. Po stronie Ma konta 224 księguje się wpływ środków w korespondencji z kontem 133. Konto 240 – Pozostałe rozrachunki Konto 240 służy do ewidencji innych rozrachunków w szczególności błędnych zapisów w dowodzie bankowym. Saldo Wn konta 240 oznacza stan należności , a saldo Ma stan zobowiązań. Konto 901 – Dochody budżetu Konto 901 służy do ewidencji osiągniętych dochodów budżetu. Na stronie Wn konta 901 ujmuje się zwrot niewykorzystanej dotacji oraz przeniesienie w końcu roku, sumy osiągniętych dochodów budżetu na konto 961. Na stronie Ma konta 901 ujmuje się dochody budżetu – inne dochody budżetowe w szczególności dotacje w korespondencji z kontem 224. Ewidencja szczegółowa do konta 901 powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych dochodów według podziałek klasyfikacji budżetowej Saldo Ma oznacza sumę osiągniętych dochodów budżetu za dany rok i pod datą ostatniego dnia roku przenosi się na konto 961. Konto 902 - Wydatki budżetu Konto 902 służy do ewidencji dokonanych wydatków budżetowych. Wydatki własne budżetu ujmuje się zbiorczo na koncie 902 w korespondencji z kontem 133. Na stronie Wn konta 902 ujmuje się wydatki jednostki budżetowej na podstawie miesięcznego sprawozdania finansowego Rb 28S według podziałek klasyfikacji budżetowej, w korespondencji z kontem 902 zbiorczym, na którym gromadzone są wydatki poszczególnymi dniami z wyciągu bankowego. Saldo Wn konta 902 oznacza sumę dokonanych wydatków budżetu za dany rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961. 2. Plan kont dla Urzędu Miejskiego Dla projektu realizowanego w ramach operacji PROW wyodrębniono w programie finansowo księgowym zadanie nr 04 i następujący plan kont: A. Konta bilansowe Zespół 0 - Majątek trwały 011 – Środki trwałe 071 – Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 080 – Inwestycje (środki trwałe w budowie) Zespół 1 - Środki pieniężne i rachunki bankowe 129 – Rachunek bieżący jednostek budżetowych 130 - Rachunek bieżący jednostek budżetowych Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami 240 - Pozostałe rozrachunki Zespół 7 - Przychody i koszty ich uzyskania 750 - Przychody i koszty finansowe Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy 800 - Fundusz jednostki 810 - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje 860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy II. Konta pozabilansowe 980 - Plan finansowy wydatków budżetowych 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 999 – Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat B. Zasady funkcjonowania kont I. Konta bilansowe
Konto 011 służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środka trwałego. 080 – Inwestycje (środki trwałe w budowie) Konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji oraz rozliczenia kosztów inwestycji. Po stronie Wn ujmuje się poniesione koszty dotyczące realizowanej inwestycji, w korespondencji z kontem zespołu „2” po stronie Ma rozliczenie nakładów inwestycyjnych w korespondencji z kontem 011. Konto służy do ewidencji umorzenia aktywów i wartości niematerialnych i prawnych zakupionych w ramach projektu. Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe Urząd nie posiada w banku wyodrębnionego rachunku bieżącego wobec tego realizuje swoje wydatki i wpłaca zrealizowane dochody bezpośrednio z rachunek budżetu Gminy (konto 133). W związku z powyższym zapisy w korespondencji z właściwymi dla operacji kontami są wtórnymi zapisami operacji ujętych w wyciągu do wyodrębnionego dla projektu konta 133. W tej sytuacji w Urzędzie nie występują zapisy na kontach 222 i 223. Saldo konta 129 – dochody podlega na koniec roku przeksięgowaniu na stronę Wn konta 800 „Fundusz jednostki”, a saldo konta 130 – wydatki na stronę Ma konta 800 „Fundusz jednostki”.
– 133. Na stronie Wn konta 129 ujmuje się wpływy dotacji celowych , a na stronie Ma zwrot niewykorzystanych dotacji w korespondencji z kontem 750. Saldo konta 129 przenosi się na koniec roku na konto 800 Fundusz jednostki. 130 – Rachunek bieżący jednostek budżetowych- – subkonto wydatków (konto ewidencyjne) Zapisy na koncie wydatkowym dokonywane są na podstawie wyciągów bankowych do wyodrębnionego konta bankowego dla projektu -133. Ewidencja wydatków prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej w korespondencji z właściwymi kontami zespołu „2”. Obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów tj. błędne zapisy, zwroty nadpłat, korekty wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Saldo konta przenosi się na koniec roku na konto 800 Fundusz jednostki. Przelew zobowiązań następuje drogą elektroniczną. Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami z umową na koncie 201 nie ujmuje się należności zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmowane są na koncie 221. z kontem 080. 240 - Pozostałe rozrachunki Konto 240 służy do ewidencji należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach od 201. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się wypłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma – powstałe zobowiązania., Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma – stan zobowiązań. Zespół 7 - Przychody i koszty ich uzyskania
Konto 750 służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych. Na stronie Wn konta 750 ujmuje się odpisy przychodów z tytułu dochodów budżetowych oraz koszty operacji finansowych, a na stronie Ma ujmuje się przychody. Do konta prowadzi się szczegółową ewidencję analityczną według klasyfikacji budżetowej. W końcu roku obrotowego saldo konta przenosi się na konto 860. Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda. Zespół 8 - Fundusze, rezerwy i wynik finansowy
Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma – jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki. Na stronie Wn ujmuje się w szczególności przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860, przeksięgowanie zrealizowanych dochodów budżetowych z konta 129 „Rachunku bieżącego jednostki – subkonto dochodów”, przeksięgowanie równowartości przekazanych w danym roku dotacji budżetowych w korespondencji z kontem 810. Na stronie Ma ujmuje się w szczególności przeksięgowanie pod datą sprawozdania finansowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 130. Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki. 810 - Dotacje budżetowe oraz środki z budżetu na inwestycje Konto 810 ma służyć do ewidencji równowartości wydatków dokonanych ze środków budżetu na finansowanie inwestycji. Na stronie Wn konta 810 ujmuje się równowartość poniesionych wydatków na finansowanie inwestycji. Po stronie Ma przeksięgowanie w końcu roku obrotowego, salda konta 810 na konto 800 Fundusz jednostki. Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda. 860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy Ustalenie wyniku finansowego jednostki Konto 860 służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki oraz bieżącej ewidencji strat i zysków nadzwyczajnych. Na konto przenosi się przychody dotyczące projektu - operacji pod datą 31.12. Typowe zapisy: dekretacja WN MA 1. Przychody operacji finansowych 750 860 2. Przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego 860 800 II. Konta pozabilansowe 980 - Plan finansowy wydatków budżetowych Konto służy do ewidencji planu wydatków. Plan wydatków i jego korektę księguje się na stronie Wn, a równowartość zrealizowanych wydatków oraz wydatki wygasłe, niewygasające, niezrealizowane na stronie Ma. Do konta prowadzi się ewidencję analityczną zgodnie z klasyfikacją budżetową – dział, rozdział, paragraf. 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego Konto służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym oraz równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego. Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Ewidencja szczegółowa do konta prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej. Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda. 999 – Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat Konto służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych. Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej. Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych. Ewidencja szczegółowa do konta prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 13/2010 Burmistrza Rogoźna z dnia 15 marca 2010 roku
Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów
do realizacji operacji pn. „Remont świetlicy wiejskiej wraz z budową boiska do piłki nożnej w miejscowości Słomowo„ 1. Część ogólna a) Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i archiwizowania dokumentów dotyczących realizacji w/w operacji. b) Instrukcja została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994roku o rachunkowości ( Dz.U. tj. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223 ze zm.) 2. Część szczegółowa a) Cechy dowodów księgowych Dowód księgowy zawiera : - określenie rodzaju dowodu - określenie stron ( nazw i adresów) dokonujących operacji gospodarczych, - opis operacji gospodarczej oraz jej wartość - datę dokonania operacji gospodarczej, - podpis wystawcy dowodu księgowego - stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych ( dekretacja) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych za te wskazania. b) Dowód księgowy powinien być rzetelny, to jest zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje, zawierający cechy wymienione w części 2 punkt a) oraz wolny od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. c) Wymogi dowodu księgowego - rzetelny, odzwierciedlający rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej, - kompletny, zawierający cechy określone w art.21 ustawy o rachunkowości - sprawdzony pod względem : § merytorycznym § formalnym i rachunkowym - potwierdzający sposób dokonania zamówienia publicznego - pozbawiony niedopuszczalnych poprawek - opatrzony w oznaczenia indentyfikujące go z zapisami w księdze rachunkowej ( numeracja dokumentów narastająco nadawana automatycznie przez system) - sporządzony w języku polskim 3. Zasady kontroli dokumentów księgowych a) pod względem merytorycznym czy przedstawiona w dokumencie księgowym operacja jest zgodna z rzeczywistością, czy treść i dane liczbowe identyfikują dokładnie istotę rozliczenia. b) pod względem formalnym polega na dokładnym sprawdzeniu, czy dokument odpowiada wymogom co do formy (czy zawiera kompletne dane, jest właściwie sporządzony, na odpowiednim formularzu, wystawiony przez uprawnioną osobę, jest czytelny, opatrzony datą, numeracją, zawiera podpisy osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów księgowych, nie wskazuje śladów nieprawidłowych poprawek, zawiera właściwe pieczęcie). c) pod względem rachunkowym czy dokument nie zawiera błędów w obliczeniach 4. Zasady obiegu dokumentów Celem zabezpieczenia kompletności dopływu dokumentów do wydziału finansowego Stosowane są następujące zasady : a) faktury dostarczane są przez wykonawców do Kancelarii Urzędu Miejskiego pokój nr 14, gdzie są wpisane do rejestru faktur. Faktura zostaje opieczętowana datą wpływu i numerem (pozycją) z rejestru oraz Sekretarz dokonuje dekretacji kancelaryjnej, faktury przekazywane są z pocztą bieżąca do Sekretariatu Urzędu Miejskiego pokój nr 26, w celu parafowania dokumentów przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza, b) dokumenty (faktury) parafowane wracają do Kancelarii Urzędu, gdzie są segregowane na poszczególne wydziały –„Wydział Rozwoju Gospodarczego i Promocji” pokój nr 22 w celu dokonania potwierdzenia wykonania operacji pod względem merytorycznym i zastosowaniu trybu zamówienia zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych, co potwierdza się imienną pieczęcią i podpisem podinspektor Eugeniusz Cieszyński lub Kierownik Tadeusz Zygmunt, c) potwierdzona faktura przekazywana jest do Wydziału Finansowego pokój nr 3 do Z-cy Skarbnika Izabeli Kaniewskiej w celu sprawdzenia pod względem formalno- rachunkowym oraz dokonania dekretacji, która wskazuje konta, na których zostanie ujęte zdarzenie w księgach rachunkowych, d) faktura sprawdzona , opisana, opieczętowana zostaje przekazana do Skarbnika Gminy i Burmistrza w celu zatwierdzenia faktury do wypłaty ,akceptowania płatności w ramach operacji Nr 6922-UM1500209/09 pn. „Remont świetlicy wiejskiej wraz z budową boiska sportowego do piłki nożnej w miejscowości Słomowo” oraz ujęcia w księgach rachunkowych ( dekretacji), - dekretacja wskazuje konta oraz dział, rozdział i paragrafy klasyfikacji budżetowej oraz nr konta rozrachunkowego dostawcy usługi. Dekretacji dokonuje się na pieczęci zatwierdzonej do używania. e) Faktura po zatwierdzeniu, księgowana jest w koszty inwestycji przez Izabelę Kaniewską. f) Po dokonaniu zatwierdzenia faktur do zapłaty pisane są przelewy przez Małgorzatę Filipiak pokój nr 4 g) Po otrzymaniu wyciągów bankowych przekazywane są do Wydziału Finansowego pokój nr 4 podinspektor Małgorzaty Nadolnej i ujmowane w urządzeniach księgowych – księgach rachunkowych JST( ORGANU), kserokopia wyciągu wraz z poleceniem księgowania przekazywana jest do Izabeli Kaniewskiej pokój nr 3 w celu ujęcia wydatku w księgach Urzędu Miejskiego w zadaniu nr 04”Urząd Miejski –WPRPO- h) Po zaksięgowaniu wyciągów i faktur wykonuje się kserokopie wymienionych dokumentów potwierdzonych za zgodność z oryginałami i przekazuje się do podinspektora Karoliny Frankowskiej w celu sporządzenia wniosku o płatność do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu Al. Niepodległości 18, 61-713 Poznań. Oryginały faktur dotyczących inwestycji przechowywane są w pokoju nr 3, natomiast oryginały wyciągów w pokoju nr 4. Wzory podpisów osób odpowiedzialnych do wykonywania w/w czynności :
Wzór pieczęci zatwierdzającej dowód księgowy do ujęcia w księgach rachunkowych
Gł . Księgowy Kier. jednostki
Gł. Księgowy Kier. jednostki Zamówienie publiczne zrealizowane zgodnie z art.39 ustawy z dnia 29.01.2004 r.- Prawo zamówień publicznych ( Dz.U.Nr19, poz.177 z dnia 9.02.2004 r) GMINA ROGOŹNO ul. Nowa 2, 64-610 Rogoźno tel.(067)26-84-400 fax (067)26-18-075 NIP 606-00-66-997, REG: 570791425 5. Archiwizowanie dokumentów Dokumenty związane z realizacją operacji do umowy o przyznanie pomocy Nr 6922-UM1500209/09 z dnia 18 września 2009 roku pod nazwą „Remont świetlicy wiejskiej wraz z budową boiska” podlegają przechowywaniu przez okres 7 lat zgodnie z zapisami § 5 pkt 5 umowy Nr 6922-UM1500209/09 z dnia 18 września 2009 roku. Dokumenty przechowywane są według grup tematycznych zgodnie z instrukcją kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych w archiwum Urzędu Miejskiego w Rogoźnie ul. Nowa 2.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
