Zarządzenie nr 28/09
Burmistrza Rogoźna
z dnia 20 lutego 2009r.
w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie.
Na podstawie art. 19 ust. 8 ustawy z dnia 24 października 2008 r. o pracownikach samorządowych (DzU Nr 223, poz. 1458) w zw. z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), zarządzam, co następuje:
§ 1
Zarządzenie reguluje szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie.
§ 2
Bezpośredni nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej i organizowaniem egzaminów dla pracowników Urzędu sprawuje Sekretarz Gminy.
Wszyscy pracownicy Urzędu, w szczególności kierownicy wydziałów są zobowiązani do współpracy w organizowaniu służby przygotowawczej.
§ 3
Sekretarz Gminy ustala , czy osoba ubiegająca się o zatrudnienie jest osobą, o której mowa w art. 16 ust. 1 ustawy .
Sekretarz Gminy informację pozytywną przekazuje bezpośredniemu przełożonemu (kierownikowi wydziału), do której prowadzi się rekrutację, celem wykonania obowiązków określonych art. 19 ust. 2 i 5 ustawy, natychmiast po zatrudnieniu takiej osoby (załącznik nr 1).
§ 4
Bezpośredni przełożony zatrudnionego pracownika w terminie 1 m-ca od zatrudnienia wydaje opinię w sprawie skierowania pracownika do odbycia służby przygotowawczej lub wnioskuje o zwolnienie zatrudnionego pracownika z odbywania służby przygotowawczej, sporządzając umotywowany wniosek (załącznik nr 2).
Czynności, o których mowa w ust. 1 dokonuje się za pośrednictwem Sekretarza Gminy.
Po przekazaniu Burmistrzowi opinii lub wniosku, o których mowa w ust. 1, podejmuje on decyzje:
o skierowaniu pracownika do służby przygotowawczej i jej zakresie oraz czasie trwania, nie dłuższym niż trzy miesiące (załącznik nr 3) lub zwolnieniu pracownika od odbycia służby przygotowawczej – w tym przypadku egzamin należy przeprowadzić w okresie nie krótszym niż jeden miesiąc od daty zatrudnienia pracownika (załącznik nr 4).
4. Podjętą decyzję przekazuje się Sekretarzowi Gminy, który doręcza ją niezwłocznie pracownikowi i bezpośredniemu przełożonemu pracownika.
5. Bezpośredni przełożony wyznacza opiekuna spośród pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych lub sam sprawuje funkcję opiekuna.
§ 5
Pracownika kieruje się do odbycia służby przygotowawczej nie wcześniej niż po upływie 1 miesiąca od zatrudnienia i nie później niż przed upływem 2 miesiąca od zatrudnienia.
Służba przygotowawcza trwa od 1 do 3 miesięcy i jest odbywana bez przerwy.
Termin i okres odbywania służby przygotowawczej uzależniony jest od wiedzy i kwalifikacji aplikanta, zdolności do nabywania umiejętności niezbędnych na zajmowanym stanowisku urzędniczym i dotychczasowego przebiegu zatrudnienia w Urzędzie.
Sekretarz Gminy w porozumieniu z bezpośrednim przełożonym aplikanta określa plan oraz harmonogram służby przygotowawczej, uwzględniający zakres merytoryczny oraz szczegółowe terminy, z przeznaczeniem na jego realizację.
Okres służby przygotowawczej może zostać przedłużony, nie dłużej jednak niż do 3 miesięcy łącznie.
Okres służby przygotowawczej ulega przedłużeniu o czas nieobecności aplikanta w pracy. Czasu takiej nieobecności nie zalicza się do okresu służby przygotowawczej.
§ 6
W czasie odbywania służby przygotowawczej aplikant ma obowiązek:
zaznajomienia się ze strukturą organizacyjną Urzędu, rodzajem spraw załatwianych w poszczególnych komórkach organizacyjnych i stanowiskach pracy, sposobem obiegu i rejestracji dokumentów,
zaznajomienia się z obowiązującymi w Urzędzie zasadami ochrony informacji niejawnych, ochrony danych osobowych, trybem postępowania na wypadek zagrożenia,
poznania zasad profesjonalnej i kulturalnej obsługi interesantów,
zaznajomienia się z przepisami regulującymi ustrój samorządu gminnego, zasady gospodarki finansowej oraz przepisami wewnętrznymi Urzędu, w tym w szczególności:
ustawą o samorządzie gminnym,
ustawą o pracownikach samorządowych,
podstawowymi zagadnieniami z ustawy o finansach publicznych,
podstawowymi zagadnieniami z prawa zamówień publicznych,
podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie danych osobowych,
podstawowymi zagadnieniami z ustawy o ochronie informacji niejawnych,
instrukcją kancelaryjną dla organów gminy
Statutem Gminy Rogoźno, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu, Regulaminem Pracy Urzędu,
szczegółowego zaznajomienia się z przepisami prawnymi dotyczącymi spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika oraz na stanowiskach pracy, dla których pracownik będzie pełnił zastępstwo,
szczegółowego poznania rodzaju spraw załatwianych na stanowisku pracy pracownika i w wydziale oraz sposobu prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji,
nabycia umiejętności przygotowywania dokumentów urzędowych, w szczególności decyzji administracyjnych, postanowień, zaświadczeń, projektów aktów prawa miejscowego oraz prowadzenia korespondencji urzędowej,
pracownik zatrudniony na stanowisku pracy związanym ze współpracą z innym jednostkami organizacyjnymi Gminy ma także obowiązek poznania struktury organizacyjnej i zakresu spraw załatwianych w takich jednostkach.
§ 7
W czasie odbywania służby przygotowawczej aplikant wykonuje czynności na swoim stanowisku pracy w wydziale, w którym jest zatrudniony a w pozostałym czasie odbywa praktyki w innych komórkach organizacyjnych Urzędu oraz szkolenia – zgodnie z ustalonym harmonogramem .
Praca na stanowisku pracy oraz w komórce organizacyjnej, w której aplikant jest zatrudniony w okresie służby przygotowawczej polega przede wszystkim na praktycznym zaznajamianiu się z obowiązkami i przepisami prawa dotyczącymi spraw załatwianych w danym wydziale i prowadzenia dla nich niezbędnej dokumentacji.
Podczas praktyk w innych wydziałach aplikant zaznajamia się z podstawowymi czynnościami tych komórek, w szczególności pod kątem współpracy z komórką organizacyjną pracownika. Sekretarz wydaje kierownikom wydziałów wytyczne odnośnie praktyk pracownika odbywającego praktyki w ramach służby przygotowawczej.
W przypadku pracowników zatrudnionych w wydziałach lub na stanowiskach pracy związanych ze współpracą z innymi jednostkami organizacyjnymi Gminy, aplikant może zostać skierowany do odbycia części praktyk w ramach służby przygotowawczej do właściwych jednostek organizacyjnych. Zasady odbywania takich praktyk ustala Sekretarz w porozumieniu z kierownikiem jednostki.
Kierownik komórki organizacyjnej, w której aplikant odbywał praktykę w trakcie służby przygotowawczej, sporządza pisemną informację o przebiegu tej praktyki, powierzonych pracownikowi czynnościach, sposobie wywiązania się pracownika z przydzielonych zadań i predyspozycjach pracownika do wykonywania tych zadań.
Informacje, o których mowa w ust. 5 przekazuje się Sekretarzowi. Informacje te są jawne dla pracownika.
Po zakończeniu okresu służby przygotowawczej Sekretarz podejmuje decyzję o dopuszczeniu aplikanta do egzaminu lub o przedłużeniu okresu służby przygotowawczej albo o odmowie dopuszczenia pracownika do egzaminu i złożeniu wniosku o rozwiązanie stosunku pracy. Ponowne przedłużenie okresu służby przygotowawczej jest dopuszczalne wyłącznie, gdy z przyczyn losowych pracownik nie mógł odbyć całości lub części służby przygotowawczej.
W razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej przepisy ust. 1–5 stosuje się odpowiednio.
Ustalony termin egzaminu ulega odpowiedniemu przesunięciu w przypadku przedłużenia okresu służby przygotowawczej.
§ 8
Egzamin odbywa się w terminie ustalonym w planie służby przygotowawczej, a w razie przedłużenia okresu służby przygotowawczej - w terminie wyznaczonym przez Sekretarza.
Egzamin przeprowadza Komisja Egzaminacyjna, której przewodniczy Sekretarz. Ponadto w skład Komisji Burmistrz powołuje kierownika właściwego wydziału oraz 1–2 osób spośród pracowników Urzędu, dysponujących odpowiednią wiedzą.
Burmistrz może wyznaczyć inny skład Komisji Egzaminacyjnej.
Komisja Egzaminacyjna podejmuje decyzje i rozstrzygnięcia kolegialnie, w przypadku równości głosów rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji.
Egzamin składa się z części pisemnej, części ustnej oraz części praktycznej.
Komisja opracowuje pytania i zadania egzaminacyjne, ustala maksymalną liczbę punktów za każde pytanie i zadanie oraz ocenia odpowiedzi i sposób wykonania zadań przez pracownika oraz ustala wynik egzaminu.
Część pisemna egzaminu składa się z testu do 30 pytań dotyczących ustroju samorządu gminnego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej, a także spraw załatwianych w komórce organizacyjnej pracownika. Część pisemna trwa do 60 minut. Każda prawidłowa odpowiedź jest punktowana 1 lub 2 punktami.
Część ustna obejmuje 5 pytań zadanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej, dotyczących struktury organizacyjnej Urzędu i kwestii dotyczących pracy w innych wydziałach, w których pracownik odbywał praktyki. Pracownik otrzymuje pytania na kartce i ma 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź jest punktowana 0–5 punktów.
Część praktyczna polega na wykonaniu 1 lub 2 zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika, w szczególności przygotowania projektu uchwały, decyzji administracyjnej, postanowienia; odpowiedzi na pismo lub innej czynności praktycznej. Pracownik po otrzymaniu pisemnie sformułowanego zadania (zadań) ma do 45 minut na wykonanie. Członkowie Komisji mogą zadawać pytania uzupełniające związane z zadaniami praktycznymi. Część praktyczna jest punktowana 0–10 punktów. W części praktycznej pracownik korzysta z komputera z oprogramowaniem takim jak na jego stanowisku pracy oraz z tekstów niezbędnych aktów prawnych.
Wszystkie części egzaminu odbywają się w ciągu tego samego dnia roboczego. Pomiędzy poszczególnymi częściami egzaminu zarządza się 10–15 minutowe przerwy. Poza przerwami pracownik nie może opuszczać pomieszczenia, w którym przeprowadzany jest egzamin.
§ 9
Egzamin przeprowadza się w zamkniętym pomieszczeniu, w którym mogą przebywać wyłącznie członkowie Komisji i egzaminowany pracownik oraz kierownik urzędu lub jego zastępca.
Dopuszczalne jest jednoczesne przeprowadzenie części pisemnej egzaminu dla więcej niż jednego aplikanta.
Podczas przeprowadzania części pisemnej egzaminu w pomieszczeniu wraz z egzaminowanym (egzaminowanymi) musi stale przebywać co najmniej 2 członków Komisji.
Podczas przeprowadzania części ustnej i praktycznej egzaminu w pomieszczeniu musi stale przebywać co najmniej 2 członków Komisji.
§ 10
Komisja niezwłocznie po przeprowadzeniu wszystkich części egzaminu, tego samego dnia przystępuje do sprawdzenia i oceny.
Obrady Komisji są niejawne.
Z przeprowadzonego egzaminu sporządza się protokół. Protokół zawiera: imię i nazwisko pracownika, nazwę stanowiska pracy, datę odbycia egzaminu, skład Komisji Egzaminacyjnej, wyniki poszczególnych części egzaminu. Do protokołu załącza się plan służby przygotowawczej, pisemne informacje, listę pytań i zadań wyznaczonych pracownikowi wraz z odpowiedziami i zadaniami opracowanymi przez pracownika. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Egzaminacyjnej i pracownik. Wzór protokołu stanowi zał. nr 5.
Komisja oblicza punkty za każdą część egzaminu i ustala procentową wartość punktów uzyskanych przez kandydata w stosunku do maksymalnej liczby punktów możliwej do uzyskania za każdą część egzaminu.
Pracownik, który uzyskał co najmniej 60% punktów za każdą część egzaminu, zaliczył egzamin z wynikiem pozytywnym.
W celu ustalenia oceny ostatecznej oblicza się średnią z wyrażonych w % ocen poszczególnych części egzaminu.
Stosuje się następującą skalę :
90 % i więcej – ocena bardzo dobra,
75 % i więcej– ocena dobra
60 % i więcej – ocena dostateczna.
8. Pracownika informuje się o wyniku egzaminu niezwłocznie po ustaleniu wyniku.
9.Pracownikowi, który zaliczył egzamin pozytywnie, Kierownik Urzędu wystawia w 2 egzemplarzach zaświadczenie o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu z wynikiem pozytywnym. Jeden egzemplarz zaświadczenia wręcza się pracownikowi a drugi włącza do dokumentacji przebiegu służby przygotowawczej. (załącznik nr 6)
10. Pracownik, który nie zaliczył egzaminu z wynikiem pozytywnym, ma możliwość za zgodą Burmistrza Rogoźna do powtórnego przystąpienia do egzaminu.
11. Powtórny egzamin przeprowadza się w terminie do 14 dni.
12. Dokumentację z przebiegu służby przygotowawczej i egzaminu przechowuje się w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Rogoźnie.
§ 11
Wszystkie czynności zastrzeżone w Zarządzeniu dla Sekretarza może przejąć do wykonywania Kierownik Urzędu.
Wobec pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku pracy lub na stanowisku kierownika wydziału kompetencje kierownika komórki organizacyjnej określone w zarządzeniu wykonuje bezpośredni przełożony zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu.
§ 12
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz
/-/Bogusław Janus
Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 28/2009 Burmistrza Rogoźna
Pan/i……………………………..
Kierownik …………………………………...
w/m
Informacja dla Kierownika wydziału
o zatrudnieniu osoby po raz pierwszy podejmującej pracę
Na podstawie § 3 ust. 2 pkt.2 Zarządzenia Nr 28/2009 z dnia 20 lutego 2009 roku Burmistrza Rogoźna w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę, informuję, Pani/ Pan…………………….. z którą/ którym zawarto umowę o pracę jest osobą po raz pierwszy podejmującą pracę w rozumieniu art. 16 ust. 3 ustawy o pracownikach samorządowych.
W związku z powyższym w terminie nie dalszym niż do dnia ................. uprzejmie proszę o przedłożenie opinii, o której mowa w art. 19 ust. 2 ustawy o pracownikach samorządowych albo wniosku, o którym mowa w art. 19 ust. 5 wymienionej ustawy – według ustalonego wzoru.
………….…………………………………
(podpis Sekretarza Gminy)
Załącznik nr2 do zarządzenia nr 28/2009 Burmistrza Rogoźna
Wniosek Kierownika komórki organizacyjnej
w sprawie zwolnienia od służby przygotowawczej
Pan
Burmistrz Rogoźna
(za pośrednictwem Sekretarza Gminy)
Wykonując obowiązek nałożony Zarządzeniem Nr 28/2009 z dnia 28 lutego 2009 roku Burmistrza Rogoźna w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę, wnioskuję o zwolnienie Pani/ Pana.........................., z obowiązku odbycia służby przygotowawczej, albowiem wymieniona / wymieniony posiada bardzo dobry poziom przygotowania do wykonywania obowiązków na stanowisku....................................
Dodatkowo informuję, że Pani/ Pan ....................wykonywała obowiązki na tym stanowisku oraz innych w podległej mi komórce organizacyjnej w ramach stażu / przygotowania zawodowego/ innych umów (jakich) i w okresie tym nabył/a potrzebne umiejętności praktyczne, w połączeniu z wiedzą teoretyczną, dające rękojmię, że po złożeniu wymaganego egzaminu będzie należycie spełniać oczekiwania pracodawcy.
……………………………..
(podpis i funkcja)
Załącznik nr 3 do zarządzenia nr 28/2009 Burmistrza Rogoźna
DECYZJA
o skierowaniu do służby przygotowawczej
Na podstawie art. 19 ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz § 5 ust. 1 pkt. 1 i Zarządzenia Nr 28/2009 z dnia 20 lutego 2009 roku Burmistrza Rogoźna w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę,
kieruję
Panią/ Pana.................................................
do odbycia służby przygotowawczej w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie na okres 1/ 2 / 3* miesięcy.
Zakres służby przygotowawczej obejmuje przygotowanie do samodzielnego wykonywania obowiązków na stanowisku urzędniczym .......................... w……………………………………
(nazwa komórki organizacyjnej Urzędu )
według ramowego programu zawartego w Załączniku nr w 7 powołanego Zarządzenia.
Szczegółowy zakres służby określi Sekretarz Gminy w porozumieniu z kierownikiem wydziału, w której będzie ona odbywana.
………………………………………………
(podpis Burmistrza )
* - właściwe zakreślić
Do wiadomości:
Sekretarz Gminy w/m
Załącznik nr 4 do zarządzenia nr 28/2009 Burmistrza Rogoźna
DECYZJA
o zwolnieniu z obowiązku odbycia służby przygotowawczej
Na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych oraz § 5 ust. 1 pkt. 1 i Zarządzenia Nr 28/2009 z dnia 20 lutego 2009 roku Burmistrza Rogoźna w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę,
zwalniam
Panią/ Pana......................................
Z obowiązku odbycia służby przygotowawczej w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie z uwagi na należycie umotywowany wniosek Kierownika wydziału z dnia.................
Jednocześnie zobowiązuję Panią/ Pana do złożenia wymaganego egzaminu, nie później niż do dnia ........................
………………………………………………
(podpis Burmistrza)
Do wiadomości:
Sekretarz Gminy w/m
Załącznik nr 5 do zarządzenia nr 28/2009 Burmistrza Rogoźna
PROTOKÓŁ
Z przeprowadzonego egzaminu
odbycia służby przygotowawczej w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie
Na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych oraz § 5 ust. 1 pkt. 1 i Zarządzenia Nr 28/2009 z dnia 20 lutego 2009 roku Burmistrza Rogoźna w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę Komisja Egzaminacyjna w składzie:
1. Sekretarz Gminy
2. Kierownik wydziału
3. …………………………….
4. …………………………….
w dniu …………………. przeprowadziła egzamin kończący służbę przygotowawczą pana(i) ………………………………... o którym mowa w art.. 19 ust.4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku - o pracownikach samorządowych, zatrudnionego na stanowisku ………………………zakończony wynikiem pozytywnym (negatywnym).
Zastosowano następujące techniki:
Pisemną
Ustną
Praktyczną
część pisemna egzaminu składała się z testu zawierającego ……. pytań dotyczących ustroju samorządu gminnego oraz znajomości aktów prawnych wskazanych w planie służby przygotowawczej, a także spraw załatwianych w komórce organizacyjnej pracownika. Część pisemna trwała ……. minut. Każda prawidłowa odpowiedź otrzymała 1 lub 2 punkty.
Część ustna obejmowała 5 pytań zadanych przez członków Komisji Egzaminacyjnej, dotyczących struktury organizacyjnej Urzędu i kwestii dotyczących pracy w innych wydziałach, w których pracownik odbywał praktyki. Pracownik otrzymał pytania na kartce i miał 10 minut na przygotowanie się do odpowiedzi. Każda odpowiedź była punktowana 0–5 punktami.
Część praktyczna polegała na wykonaniu 1 lub 2 zadań z zakresu obowiązków służbowych pracownika, w szczególności przygotowania projektu uchwały, decyzji administracyjnej, postanowienia; odpowiedzi na pismo lub innej czynności praktycznej. Pracownik po otrzymaniu pisemnie sformułowanego zadania (zadań) miał do 45 minut na wykonanie. Członkowie Komisji mogli zadawać pytania uzupełniające związane z zadaniami praktycznymi. Część praktyczna była punktowana 0–10 punktów. W części praktycznej pracownik korzystał z komputera z oprogramowaniem takim jak na jego stanowisku pracy oraz z tekstów niezbędnych aktów prawnych.
Pan(i) otrzymał(a) następującą ilość punktów:
® z części pisemnej ……….
® z części ustnej ……….
® z części praktycznej …….
_________
Ogółem …………… punktów co stanowi ……….%
Wobec powyższego Komisja Egzaminacyjna ustala ocenę ostateczną ………………………………..... .
Pracownika poinformowano o wyniku egzaminu.
……………………………......
(podpis pracownika)
Podpisy członków Komisji Egzaminacyjnej:
……………………….
………………………..
………………………..
………………………..
Załączniki do protokołu:
Plan służby przygotowawczej
Lista pytań i wyznaczonych zadań aplikantowi
Odpowiedzi i wykonane zadania przez aplikanta
Załącznik nr 6 do zarządzenia nr 28/2009 Burmistrza Rogoźna
ZAŚWIADCZENIE O UKOŃCZENIU SŁUŻBY PRZYGOTOWAWCZEJ URZĘDNIKA SAMORZĄDOWEGO
Niniejszym zaświadcza się, że
Pani/ Pan
.....................................................................
złożył/a w dn. ...................................
z wynikiem pozytywnym – oceną ..........................
egzamin, o którym mowa w art. 19 ust. 4 ustawy z dnia 21. 11. 2008 r. – o pracownikach samorządowych, przed Komisją egzaminacyjną Urzędu Miejskiego w Rogoźnie
Członkowie Komisji
1. ………………………………..
2. ………………………………..
3. ………………………………..
4. ………………………………..
Informacja:
pierwszy egzemplarz doręczyć Pracownikowi,
drugi egzemplarz do akt osobowych
| 
