Protokoły z posiedzeń Komisji Rewizyjnej: Protokół nr 23/2008 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 21.10.08r. o godz. 12.00 w sali nr 20 Urzędu Miejskiego.

Temat posiedzenia: Kontrola zabezpieczenia mienia w wybranych obiektach komunalnych.

Otwarcia posiedzenia dokonała i posiedzeniu przewodniczyła Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej Wanda Wiśniewska. W posiedzeniu uczestniczyli: członkowie Komisji Rewizyjnej zgodnie z listą obecności, Burmistrz Rogoźna Bogusław Janus, Sekretarz Gminy Iwona Sip-Michalska oraz Główna Księgowa GOPS Anna Mazurczak.

W pierwszej kolejności członkowie Komisji zajęli się kontrolą pomieszczeń Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

Pani A. Mazurczak poinformowała, że Ośrodek zajmuje pomieszczenia w budynku należącym do straży pożarnej- pomieszczenia mieszczą się na parterze oraz na II piętrze. 

Okna pomieszczeń oraz drzwi wejściowe na parterze  są okratowane, okratowane są także drzwi wejściowe na II piętrze, co jest warunkiem ubezpieczenia sprzętu. Pani Mazurczak poinformowała, że na II piętrze znajduje się kasa, drzwi wejściowe zabezpieczone dwoma zamkami, natomiast pieniądze przechowywane są w kasie pancernej. Ponadto dla zabezpieczenia danych osobowych podopiecznych opieki społecznej zostały zakupione szafy metalowe. W sumie na zakup szaf GOPS wydatkował sumę od roku 2006 w wysokości 11.646 zł. Ponadto p. A. Mazurczak poinformowała, że dwoje pracowników jest odpowiedzialnych za otwieranie oraz zamykanie drzwi po zakończeniu pracy.

Komisja zainteresowała się czy jest książka pobierania kluczy?

Pani Mazurczak odpowiedziała, że nie.

Następnie członkowie Komisji Rewizyjnej udali się do poszczególnych biur Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, celem zapoznania się z zabezpieczeniem  m.in. danych osobowych oraz pomieszczeń zajmowanych przez GOPS.

Komisja Rewizyjna zwróciła uwagę na fakt, iż w większości do poszczególnych szaf są po dwa komplety kluczy, jednak w dwóch przypadkach odnotowano posiadanie tylko jednego klucza do szuflad.

Komisja zainteresowała co dzieje się z kluczami po skończonej pracy oraz kto ma dostęp do dokumentów.

Pracownicy wyjaśnili, że po zakończonej pracy klucze są zdawane w kasie i stamtąd pobierane są przed rozpoczęciem pracy. Natomiast dostęp do danych osobowych ma pracownik odpowiedzialny oraz Kierownik Ośrodka. Ponadto nie prowadzi się rejestru kto pobiera oraz kto zdaje klucze.

Członkowie Komisji Rewizyjnej zwrócili uwagę, iż w biurze nr 6 nie zastano żadnego pracownika, ponadto w drzwiach zostawiono klucze, jak również zostawiono niezabezpieczony komputer oraz klucze do szuflad z danymi osobowymi. Komisja stwierdziła, że należy uczulić pracowników, aby takie sytuacje nie miały miejsca, gdyż dostęp do biur mogą mieć tylko pracownicy upoważnienie. Niedopuszczalnym jest także fakt, że dokumenty z danymi osobowymi są niezabezpieczone i dostęp do nich mogą mieć osoby z zewnątrz.

W pomieszczeniu kasowym Komisja Rewizyjna zwróciła uwagę , że kasa pancerna, w której przechowywane są pieniądze oraz klucze winna być przytwierdzona do podłoża, względnie do ściany. Ponadto Komisja Rewizyjna została poinformowana, że klucze do kasy posiada tylko jeden pracownik, w przypadku jego nieobecności przekazywane jest to protokołem zbiorczo-odbiorczym.

Komisja Rewizyjna zwróciła uwagę, że pomieszczenia na parterze są prawidłowo zabezpieczone. Klucze do szaf oraz pieczątki zdawane są w kasie, natomiast klucze do biur zabierane są ze sobą po zakończeniu pracy.

Ponadto Komisja Rewizyjna zwraca uwagę na konieczność właściwego zabezpieczenia krat wejściowych zamontowanych przy wejściu na II piętrze do Ośrodka.

W dalszej części posiedzenia członkowie Komisji zapoznali się z zabezpieczeniem archiwum Urzędu Miejskiego oraz kancelarii tajnej.

Komisja została poinformowana, że w miesiącu sierpniu br., odbyła się kontrola w zakresie archiwum, która nie stwierdziła uchybień. Kserokopia pisma w załączeniu do protokołu.

Komisja Rewizyjna zwróciła uwagę, że pomieszczenia archiwum są zawilgocone, co niekorzystnie wpływa na przechowywane dokumenty i koniecznym jest właściwe zabezpieczenie tych pomieszczeń.

Członkowie Komisji zostali zaprowadzeni do drzwi kancelarii tajnej, nie zostali wpuszczeni do środka , gdyż należy mieć na to specjalnej zezwolenie. Komisja stwierdziła, że drzwi kancelarii są prawidłowo zabezpieczone poprzez pieczęcie.

Następnie członkowie Komisji zapoznali się zabezpieczeniem biura Urzędu Stanu Cywilnego, oraz biur ewidencji ludności stwierdzając, że szafy z dokumentami oraz pieczątkami  są prawidłowo zabezpieczone, okna na parterze są zakratowane a dodatkowo znajdują się czujki alarmowe.

Ponadto Komisja została poinformowana, że wszystkie klucze zapasowe od biur znajdują się w kancelarii Urzędu.

Komisja Rewizyjna nie zgłosiła wniosków.

Druga część posiedzenia dotyczyła wydania opinii co do 4 skarg na działalność Burmistrza, z czego sporządzono oddzielny protokół.

Przewodnicząca Komisji..................................

                                                            Zastępca Przewodniczącej...............................

                                                            Członek Komisji..............................................

Posiedzenie zakończono o godz. 14.00.

Protokół sporządziła Beata Ryga.