Zarządzenia Burmistrza 2019: Zarządzenie Nr 182/2019 Burmistrza Rogoźna z dnia 06 sierpnia 2019 r. w sprawie wprowadzenia Karty Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie

Zarządzenie Nr OR.0050.1.182.2019

Burmistrza Rogoźna

z dnia 6 sierpnia 2019 r.

w sprawie wprowadzenia Karty Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie

Na podstawie art. 274 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r . w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 506) zarządzam, co następuje:

§ 1

Wprowadzam w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie Kartę Audytu Wewnętrznego, stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik nr 1

Karta Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Karta Audytu Wewnętrznego określa cel, uprawnienia i zadania audytu wewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie, zwanym dalej „jednostką”.

§ 2

Audyt wewnętrzny w jednostce prowadzi się na podstawie:

1. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869), dalej zwanej: „ustawą”;
2. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 września 2015 r. w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 506), dalej zwanym: „rozporządzeniem”;

oraz z  uwzględnieniem: Międzynarodowych Standardów Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego ogłoszonych w Komunikacie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2016 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dziennik Urzędowy Ministra Rozwoju i Finansów poz. 28), dalej zwanych: standardami audytu wewnętrznego.

Rozdział II

Cele i zadania audytu wewnętrznego

§ 3

1. Audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań jednostki poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej, w szczególności jej adekwatności, skuteczności i efektywności oraz wykonywanie czynności doradczych.
2. Pod pojęciem kontroli zarządczej należy rozumieć ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań gminy w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

§ 4

Celem prowadzenia audytu wewnętrznego jest w przysparzanie wartości i usprawnienie funkcjonowania jednostki, w szczególności:

1. identyfikacja i analiza ryzyka związanego z działalnością gminy w szczególności ocena prawidłowości i efektywności systemów kontroli zarządczej mającej na celu eliminowanie lub ograniczanie ryzyka,
2. niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli,
3. wyrażanie opinii w zakresie skuteczności mechanizmów kontrolnych w badanym systemie,
4. dostarczenie Burmistrzowi, na podstawie oceny systemu skuteczności kontroli zarządczej w obszarach objętych audytem racjonalnego zapewnienia, że jednostka działa prawidłowo,
5. przedstawianie zaleceń i wniosków oraz rekomendacji, mających na celu poprawę działalności lub eliminowanie ustalonych nieprawidłowości w określonych obszarach.

§ 5

1. Audyt wewnętrzny obejmuje czynności o charakterze zapewniającym, doradczym oraz czynności sprawdzające.
2. Podstawowe znaczenie mają czynności o charakterze zapewniającym mające na celu niezależne i obiektywne wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.
3. Audytor monitoruje stan realizacji zaleceń wydanych w wyniku przeprowadzonych czynności zapewniających.
4. Audytor wewnętrzny w razie potrzeby przeprowadza czynności sprawdzające, dokonując oceny sposobu wdrożenia i skuteczności wcześniej wydanych zaleceń.
5. Audytor wewnętrzny może wykonywać czynności doradcze na wniosek Burmistrza albo z własnej inicjatywy w zakresie uzgodnionym z Burmistrzem.
6. Audytor wewnętrzny powstrzymuje się od wykonywania czynności doradczych, które prowadziłyby do przyjęcia przez niego obowiązków, odpowiedzialności lub uprawnień wchodzących w zakres zarządzania gminą.

§ 6

1. Audyt wewnętrzny przeprowadzany jest na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego opartego na analizie ryzyka.
2. W uzasadnionych przypadkach audyt wewnętrzny przeprowadzany jest poza planem audytu.
3. Do końca roku audytor wewnętrzny w porozumieniu z Burmistrzem przygotowuje plan audytu na rok następny.
4. Plan audytu sporządzany jest według dostępnego wzoru Ministerstwa Finansów, z uwzględnieniem wymogów dotyczących audytu usługodawcy.
5. Podczas rocznego planowania uwzględniane są: wyniki analizy ryzyk, priorytety Kierownictwa jednostki oraz zadania zlecone przez Ministerstwo Finansów i Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Rozdział III

Organizacja Audytu Wewnętrznego

§ 7

1. W jednostce prowadzony jest audyt usługodawcy o którym mowa w art. 275 pkt 2 ustawy.
2. Z usługodawcą audytu wewnętrznego jednostka zawiera umowę na prowadzenie audytu wewnętrznego na okres co najmniej roku.
3. Umowa zawiera prawa i obowiązki zamawiającego oraz wykonawcy oraz inne istotne warunki i postanowienia.
4. Audyt usługodawcy sporządza wymaganą prawem pisemną  dokumentację, a w szczególności: plan audytu, sprawozdanie z audytu zapewniającego i notatki z audytu doradczego oraz z czynności sprawdzających, sprawozdanie z wykonania planu audytu.
5. Audytor wewnętrzny stosuje w dokumentacji audytowej wzory proponowane przez Ministerstwo Finansów.
6. Sporządzona przez audytora dokumentacja jest własnością jednostki.
7. Dokumentacja audytu wewnętrznego przechowywana jest w miejscu wyznaczonym przez Burmistrza.

Rozdział IV

Niezależność i obiektywizm

§ 8

1. Audytor wewnętrzny jest niezależny i obiektywny podczas wykonywania zadań i podlega,
   w tym zakresie, tylko przepisom prawa, normom etyki zawodowej i standardom audytu wewnętrznego. Podczas wykonywania zadań kieruje się uznaną praktyką (metodologią) audytu wewnętrznego.
2. Audytor wewnętrzny postępuje w sposób bezstronny i wolny od uprzedzeń, unikając konfliktu interesów.
3. Burmistrz zapewnia warunki niezbędne do niezależnego, obiektywnego, efektywnego
   i wolnego od konfliktu interesów prowadzenia audytu wewnętrznego.
4. Audytor wewnętrzny bezzwłocznie powiadamia Burmistrza o wszelkich próbach ograniczenia niezależności i obiektywizmu audytora wewnętrznego, zakresu audytu lub wpływania na sposób wykonywania pracy i informowania o wynikach audytu.

Rozdział V

Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego

§ 9

1. Audytor wewnętrzny powinien posiadać wiedzę i umiejętności niezbędne do wykonywania obowiązków.
2. Audytor wewnętrzny jest zobowiązany do rozwijania swoich umiejętności zawodowych w drodze stałego doskonalenia zawodowego.
3. Jeżeli audytor wewnętrzny nie posiada specjalnej wiedzy, umiejętności lub kwalifikacji niezbędnych do wykonania wszystkich czynności wiążących się z częścią lub całością określonych prac audytorskich Burmistrz zapewnia mu odpowiednią pomoc oraz wsparcie merytoryczne w postaci możliwości powołania eksperta lub specjalisty w danej dziedzinie.

§ 10

1. Audytor wewnętrzny:
   1. jest upoważniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności gminy oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych Gminy Rogoźno
   2. ma prawo dostępu do wszelkich dokumentów, informacji i danych, związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej, ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostki z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej,
   3. ma prawo żądania od kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych Gminy Rogoźno informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego,
   4. może z własnej inicjatywy składać wnioski, mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki, jednakże nie uczestniczy w procesie decyzyjnym oraz nie ponosi odpowiedzialności za skutki niepodjęcia działań naprawczych,
   5. nie może przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką,
   6. nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i kontrolę zarządczą w jednostce, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku przeprowadzenia audytu wewnętrznego, wspomaga Burmistrza we właściwej realizacji tych procesów,
   7. nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa.

§ 11

Audytor wewnętrzny nie bierze udziału w zadaniu audytowym, jeżeli występuje uzasadnione podejrzenie ograniczenia jego bezstronności lub obiektywizmu.

§ 12

1. Audytor wewnętrzny w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami/ kontrolerami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
2. Zakres współpracy i współdziałania z audytorami/kontrolerami wewnętrznymi i zewnętrznymi nie może stać w sprzeczności z celami audytu wewnętrznego oraz stanowić zagrożenia dla obiektywizmu i niezależności funkcji audytu wewnętrznego.

Rozdział VI

Zakres audytu wewnętrznego

§ 13

1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę skuteczności i efektywności systemu kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem oraz efektywności realizowanych zadań, w szczególności:
   1. przegląd ustanowionych mechanizmów kontroli zarządczej oraz wiarygodności i rzetelności informacji operacyjnych, zarządczych i finansowych
   2. ocenę procedur i praktyki sporządzania, klasyfikowania i przedstawiania informacji finansowej
   3. ocenę przestrzegania przepisów prawa, regulacji wewnętrznych jednostki
   4. ocenę efektywności i gospodarności wykorzystania zasobów.
2. W ramach realizacji audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów mających zostać poddanych audytowi.
3. Wybór zastosowanych metod i technik do przeprowadzenia zadania audytowego zależy od uznania audytora.

Rozdział VII

Sprawozdawczość

§ 14

1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego z zadania zapewniającego, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły wyniki audytu wewnętrznego.
2. Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1 Burmistrzowi oraz kierownikowi (komórki) jednostki audytowanej wraz z zaleceniami lub rekomendacjami.

§ 15

Audytor wewnętrzny przedstawia wyniki czynności doradczych w formie notatki w sposób i w formie odpowiedniej do rodzaju i charakteru podjętych działań.

§ 16

Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu audytor wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek zawiadomić o tym fakcie Burmistrza.

Rozdział VIII

Prawa i obowiązki kierowników i pracowników jednostek organizacyjnych Gminy Rogoźno

§ 17

1. Kierownicy audytowanych jednostek (komórek) organizacyjnych  gminy mają prawo do uczestniczenia w procesie audytu wewnętrznego, w szczególności:
   1. zapoznania się z ustaleniami audytora wewnętrznego,
   2. składania wyjaśnień z zakresu przedmiotu audytu wewnętrznego,
   3. zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytu wewnętrznego.
2. Kierownicy i pracownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do przekazywania w terminie wskazanym przez audytora wewnętrznego materiałów i informacji z zakresu działania ich jednostek, które audytor uzna za konieczne do realizacji zadania audytowego.
3. Kierownicy i pracownicy jednostek organizacyjnych mają obowiązek współpracować z audytorem wewnętrznym w zakresie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, identyfikacji i monitoringu procesów zachodzących w jednostce, a także przy innych czynnościach audytorskich, jeśli taka współpraca jest niezbędna.
4. Kierownicy jednostek organizacyjnych (komórek organizacyjnych), w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny mają obowiązek powiadomić pisemnie audytora wewnętrznego o sposobie i terminie realizacji zaleceń wydanych w wyniku przeprowadzonego audytu wewnętrznego lub odmowie ich realizacji wraz z uzasadnieniem.

Rozdział IX

Program poprawy jakości audytu wewnętrznego

§ 19

1.  W celu zapewnienia jakości audytu wewnętrznego i jego doskonalenia wprowadza się w jednostce obowiązek dokonywania nie rzadziej niż co 5 lat  oceny zewnętrznej funkcjonowania audytu wewnętrznego. Ocenę zewnętrzną w formie walidacji samooceny przeprowadza uprawniony audytor lub zespół audytorów.
2. W celu poprawy funkcjonowania audytu wewnętrznego wprowadza się samoocenę, dokonywaną przez audytora wewnętrznego  w odstępach 2 letnich.
3. Wyniki oceny zewnętrznej lub samooceny stanowią podstawę zmian jakościowych lub organizacyjnych w funkcjonowaniu audytu wewnętrznego.
4.  Audyt wewnętrzny w swojej działalności kieruje się w jak najwyższym stopniu standardami audytu wewnętrznego dla sektora finansów publicznych.

Rozdział X

Postanowienia końcowe

§ 20

Audytor wewnętrzny przynajmniej raz w roku dokonuje przeglądu Karty Audytu Wewnętrznego pod względem aktualności zapisów w niej zawartych i w razie potrzeby składa projekt aktualizacji.

§ 21

W zakresie nieuregulowanym niniejszą Kartą mają zastosowanie przepisy ustawy o finansach publicznych, rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu.