Zarządzenia Burmistrza 2013: Zarządzenie Nr 80/2013 Burmistrza Rogoźna z dnia 27 maja 2013 r. w sprawie postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „tajemnica skarbowa” w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie

Zarządzenie Nr 80/2013

BURMISTRZA ROGOŹNA

z dnia 27 maja 2013 roku

w sprawie postępowania z korespondencją i dokumentami oznaczonymi klauzulą „tajemnica skarbowa” w Urzędzie Miejskim w Rogoźnie.

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( j.t. Dz.U. z 2013r., poz. 594) oraz § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,  jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14, poz. 67) w związku z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. ordynacja podatkowa (j.t. Dz.U. z 2012r. , poz. 749 z późn.zm.)

 zarządzam, co następuje:

§ 1.

Korespondencja zawierająca tajemnicę skarbową wpływająca lub wypływająca z Urzędu powinna mieć postać przesyłki poleconej, opakowanej w dwóch kopertach, na których umieszcza się:

1.          na kopercie wewnętrznej:

1)       klauzulę „tajemnica skarbowa” i ewentualnie oznaczenia sprawy, np. numer;

2)       imienne określenie adresata;

2.          na kopercie zewnętrznej:

1)       nazwę jednostki organizacyjnej adresata;

2)       nazwę nadawcy.

§ 2.

Dokumenty (pisma) zawierające informacje o charakterze tajemnicy skarbowej oznaczone są klauzulą „tajemnica skarbowa” w górnym prawym narożniku pisma.

§ 3.

Pracownik kancelarii przyjmujący i rejestrujący korespondencję, po otwarciu przesyłki i stwierdzeniu, iż znajduje się w niej druga koperta oznaczona klauzulą „tajemnica skarbowa”, nie otwierając jej umieszcza na niej pieczątkę wpływu, wpisuje do rejestru korespondencji i przekazuje Sekretarzowi Gminy celem dekretacji zgodnie z właściwością.

§ 4.

Sekretarz Gminy przekazuje zadekretowaną korespondencję bezpośrednio pracownikowi, który    potwierdza jej odbiór w rejestrze korespondencji.

§ 5.

Pisma oznaczonego klauzulą „tajemnica skarbowa” nie skanuje się.

§ 6.

Zadekretowaną korespondencję oznaczoną klauzulą „tajemnica skarbowa” może odebrać tylko ta osoba, która złożyła przyrzeczenie zgodnie z art. 294 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. ordynacji podatkowej.

§ 7.

Dostęp do dokumentów stanowiących „tajemnicę skarbową” mogą mieć tylko te osoby, które złożyły na piśmie przyrzeczenie o przestrzeganiu tajemnicy skarbowej.

§ 8.

Zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych, kierowników wydziałów Urzędu do wyznaczenia pracowników, których stanowiska łączą się z dostępem do dokumentów stanowiących „tajemnicę skarbową” oraz do stałego nadzoru nad prawidłowym zabezpieczeniem akt. 

§ 9.

Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom jednostek organizacyjnych oraz kierownikom wydziałów Urzędu Miejskiego w Rogoźnie.

§ 10.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.