Zarządzenia Burmistrza 2011: Zarządzenie Nr 73/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Rogoźnie

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 0050.1.73.2011

Burmistrza Rogoźna

z dnia 29 kwietnia 2011 r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIEJSKIEGO W ROGOŹNIE

Rozdział I.

POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Rogoźnie zwany dalej Regulaminem, określa:

1.         zakres działania i zadania Urzędu Miejskiego w Rogoźnie – zwanego dalej Urzędem,

2.         organizację Urzędu,

3.         zasady funkcjonowania Urzędu,

4.        zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie.

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1.         Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Rogoźno,

2.         Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miejską w Rogoźnie,

3.         Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Rogoźnie,

4.         Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Rogoźna, Zastępcę Burmistrza Rogoźna, Sekretarza Gminy Rogoźno, Skarbnika Gminy Rogoźno oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Rogoźnie.

5.        Komórkach organizacyjnych Urzędu – należy przez to rozumieć odpowiednio : wydziały, Urząd Stanu Cywilnego i samodzielne stanowiska pracy,

6.         Kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć odpowiednio : Kierownika Wydziału, Kierownika USC, Komendanta Straży Miejskiej i pracownika na samodzielnym stanowisku pracy,

7.         Pełnomocniku – należy przez to rozmieć Pełnomocnika Burmistrza Rogoźna,

8.         Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Rogoźnie,

9.         Interesancie – należy przez to rozumieć osoby fizyczne i prawne, instytucje, organizacje, których sprawy zgodnie ze swoja właściwością załatwia Urząd.

§ 3. 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

2.         Działalność Urzędu jest finansowana z budżetu Gminy.

3.         Burmistrz kieruje pracą Urzędu jako Kierownik Urzędu i pełni funkcje organu Gminy.

4.         Siedzibą Urzędu jest miasto Rogoźno.

§ 4.1. Urząd jest czynny :

1/         w poniedziałek w godzinach od 8⁰⁰ do 16⁰⁰

2/         we wtorek, środę, czwartek i piątek w godzinach od 7⁰⁰ do 15⁰⁰

2.         W uzasadnionych przypadkach, podyktowanych szczególnymi potrzebami Urzędu, Burmistrz może ustalić inny czas pracy Urzędu lub jego komórek organizacyjnych i stanowisk pracy.

3.         Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedziele, święta i dni powszednie wolne od pracy w godzinach od 8⁰⁰ do 20⁰⁰.

§ 5. Zasady przyjmowania interesantów Urzędu.

1.         Obsługa interesantów w Urzędzie odbywa się codziennie w godzinach urzędowania Urzędu.

2.         W wyjątkowych wypadkach Burmistrz może ustalić inne godziny obsługi interesantów.

3.        Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach od 10⁰⁰ do 16⁰⁰.

4.         Zgłaszających się interesantów należy przyjmować bez zbędnej zwłoki.

5.         Zakres udzielanych informacji winien być wyczerpujący, niemniej nie może naruszać przepisów ustawy z dnia 5 sierpnia 2010r.o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.z 2010r. Nr 182, poz.1228) oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r.o ochronie danych osobowych (jt. Dz.U.z 2002r.,Nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

6.        Wnoszone sprawy winny być załatwiane niezwłocznie, na zasadach określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego.

7.         Przyjmowanie wpłat przez kasę Urzędu odbywa się codziennie:

1/       w poniedziałki od 8⁰⁰ do 15³⁰

2/       od wtorku do piątku  od 8⁰⁰ do 14³⁰.

Rozdział II.

ZAKRES DZIAŁANIA i ZADANIA URZĘDU

§ 6.1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza, Rady i jej komisji.

2.         Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonania spoczywających na Gminie:

1/      zadań własnych,

2/      zadań zleconych,

3/      zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej,

4/      zadań publicznych powierzonych w drodze porozumienia międzygminnego,

5/      zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem a które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.

§ 7.1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonaniu ich zadań i kompetencji.

2.         W szczególności do zadań Urzędu należy:

1/       przygotowanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności przez organy Gminy,

2/       wykonywanie - na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,

3/      zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,

4/       przygotowywanie do uchwalenia i wykonania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy,

5/       innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał i zarządzeń organów Gminy,

6/       zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,

7/      prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnych do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

8/       wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności :

a)      przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,

b)      prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,

c)       przechowywanie akt,

d)       przekazywanie akt do archiwum,

9/      realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

Rozdział III

ZASADY KIEROWANIA URZĘDEM

§ 8.1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.

2.        Burmistrz dokonuje czynności z zakresy prawa pracy na zasadach określonych odrębnymi przepisami.

3.         Burmistrz wykonuje uchwały Rady Miejskiej i zadania Gminy przy pomocy Urzędu a w przypadkach określonych przepisami prawa również przy pomocy jednostek organizacyjnych.

4.         Burmistrz kieruje Urzędem poprzez wydawanie zarządzeń i pism okólnych oraz poleceń służbowych.

5.         Burmistrz wykonuje swoje obowiązki przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, kierowników komórek organizacyjnych.

§ 9. Nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Gminy jest sprawowany przez Burmistrza przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika, Głównego Specjalistę ds. Kontroli Zarządczej oraz kierowników właściwych wydziałów i samodzielnych stanowisk pracy.

§ 10.1. W celu zapewnienia realizacji przez Urząd zadań o szczególnym znaczeniu dla Gminy Burmistrz może w drodze zarządzenia powołać zespół zadaniowy, pełnomocnika lub głównego specjalistę.

2.         W skład zespołu zadaniowego mogą wchodzić pracownicy Urzędu oraz osoby spoza Urzędu.

§ 11.1. W Urzędzie zatrudnieni są pracownicy na podstawie :

1/       wyboru,

2/       powołania,

3/       mianowania,

4/       umowy o prace.

2. Określone przez Burmistrza zadania mogą być wykonywane również na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło.

Rozdział IV

ORGANIZACJA URZĘDU

§ 12.1. Strukturę organizacyjną ustala Burmistrz.

2. W skład Urzędu wchodzi:

1/       Wydział Finansowy,

2/       Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich,

3/       Wydział Rozwoju Gospodarczego i Promocji,

4/      Wydział Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska,

5/       Urząd Stanu Cywilnego,

6/       Straż Miejska,

7/       Pełnomocnik do spraw Oświaty,

8/       Pion Ochrony Informacji Niejawnych,

9/       Główny Specjalista ds. Kontroli Zarządczej,

10/   Główny Specjalista ds. budowy oczyszczalni ścieków i kanalizacji,

11/   samodzielne stanowisko do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy,

12/  samodzielne stanowisko do spraw ochrony przeciwpożarowej Gminy,

§ 13. Wydziały dzielą się na stanowiska pracy.

§ 14. Wewnętrzne komórki organizacyjne Urzędu przy znakowaniu akt używają następujących symboli literowych:

§ 15. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik Nr 1 do Regulaminu.

Rozdział V

ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 16. Urząd działa według następujących zasad:

1.         praworządności,

2.         służebności wobec społeczności lokalnej,

3.         racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4.         jednoosobowego kierownictwa,

5.         planowania pracy,

6.         kontroli zarządczej,

7.         podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu, poszczególne wydziały i samodzielne stanowiska pracy oraz wzajemnego współdziałania.

§ 17. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 18. Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 19.1.Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2.Zakupy inwestycyjne dokonywane przez pracowników Urzędu są dokonywane w oparciu przepisy zamówień publicznych z uwzględnieniem właściwej gospodarki finansowej.

§ 20.1.Jednoosobowe kierownictwo opiera się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, oraz indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań.

2.         Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań.

3.         Kierownicy poszczególnych wydziałów oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację powierzonych zadań wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem.

4.        Kierownicy poszczególnych wydziałów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i zapewniają warunki sprawnej organizacji oraz praworządnego i efektywnego działania wydziałów ponosząc odpowiedzialność za wyniki pracy a w szczególności w zakresie:

1/       dyscypliny pracy,

2/       terminowości,

3/       zastępstwa nieobecnych pracowników.

§ 21. Zasady podpisywania pism przez Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika,  Kierownika USC i Kierowników Wydziałów określa załącznik Nr 4 do Regulaminu.

§ 22.1.Kontrola Zarządcza  jest prowadzona przez Głównego Specjalistę ds. Kontroli Zarządczej, której celem działania jest zapewnienie prawidłowości wykonania zadań Urzędu przez poszczególne komórki organizacyjne.

2.         Szczegółowe zasady kontroli zarządczej  w Urzędzie określa załącznik Nr 3 do Regulaminu.

§ 23.1.Komórki organizacyjne Urzędu realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.

2.         Komórki organizacyjne Urzędu  są zobowiązane do współdziałania w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

Rozdział VI

ZAKRESY ZADAŃ BURMISTRZA, ZASTĘPCY BURMISTRZA

SEKRETARZA I SKARBNIKA GMINY

§ 24. Do zadań Burmistrza należy w szczególności:

1.         reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2.         prowadzenie bieżących spraw Gminy,

3.         podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy,

4.        wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu, oraz Kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,

5.         wykonywanie bezpośredniego nadzoru nad całokształtem funkcjonowania:

        1/ Urzędu Stanu Cywilnego,

        2/ Straży Miejskiej,

        3/ Pełnomocnika ds. Oświaty,

        4/ Pionu Ochrony Informacji Niejawnych,

        5/ Głównego Specjalisty ds Kontroli Zarządczej,

        6/ Głównego Specjalisty ds. Budowy Oczyszczalni Ścieków i Kanalizacji

6.        zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,

7.        koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,

8.        zapewnienie adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej,

9.        okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgodnienia współdziałania w realizacji zadań,

10.      rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczących podziału zadań,

11.      udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

12.      czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywanych zadań Urzędu,

13.      przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,

14.      wydawanie upoważnień pracownikom Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

15.      przyjmowanie oświadczeń w tym o stanie majątkowym od Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika oraz pracowników samorządowych upoważnionych przez Burmistrza do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,

16.      ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,

17.      wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa Regulamin oraz uchwały Rady.

§ 25. Do zadań Zastępcy Burmistrza należy wykonywanie czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Burmistrza lub w razie niemożności pełnienia obowiązków przez Burmistrza a ponadto:

1.         wykonywanie bezpośredniego nadzoru nad całokształtem funkcjonowania :

1/ Wydziału Rozwoju Gospodarczego i Promocji

2/ Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska

3/ samodzielnym stanowiskiem do spraw ochrony przeciwpożarowej Gminy

2.         współpraca z jednostkami pomocniczymi Gminy

3.         reprezentowanie Gminy w organizacjach do których został delegowany,

4.        reprezentowanie Gminy i jej organów w postępowaniach sądowych i administracyjnych w zakresie nadzorowanych Wydziałów,

5.         podejmowanie działań i czynności celem wykorzystywania mienia Gminy zgodnie z jego przeznaczeniem i zasadą racjonalnej gospodarki oraz składania w tych sprawach wniosków,

6.         współpraca z komisjami Rady Miejskiej,

7.         koordynacja zadań związane z promocją Gminy,

8.         pozyskiwanie środków unijnych na rzecz Gminy,

9.         współpraca z jednostkami organizacyjnymi Gminy,

10.      wykonywanie innych zadań z upoważnienia Burmistrza.

§ 26. Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:

1.         wykonywanie bezpośredniego nadzoru nad całokształtem funkcjonowania:

1/       Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich

2/       samodzielnego stanowiska ds Bezpieczeństwa i Higieny Pracy

2.         współudział w kierowaniu pracą urzędu,

3.         dbałość o rozwój i zapewnienie zabezpieczenia usług medycznych na terenie gminy,

4.         współpraca z podmiotami i instytucjami ochrony zdrowia,

5.         rozpatrywanie skarg i wniosków,

6.        realizacja postanowień ustawy o odpowiedzialności majątkowej funkcjonariuszy publicznych za rażące naruszenie prawa,

7.         udzielanie informacji środkom masowego przekazu,

8.         opracowywanie projektów zmian Regulaminu,

9.        opracowywanie zakresów czynności na stanowiska pracy Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich,

10.      przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska urzędnicze,

11.      nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz doskonaleniem kadr,

12.      przedkładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy w Urzędzie,

13.      nadzór nad przygotowaniem projektów uchwał,

14.      nadzór nad przygotowaniem projektów zarządzeń i pism okólnych.

15.      koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych dla Urzędu,

16.      koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami, referendami i spisami,

17.       koordynacja i nadzór nad odbywanymi praktykami i stażami w Urzędzie,

18.      koordynacja pracy i bieżący nadzór nad wykonywaniem zadań przez poszczególne wydziały i samodzielne stanowiska pracy,

19.     wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy wobec Burmistrza za wyjątkiem nawiązania i rozwiązania stosunku pracy oraz ustalenia wynagrodzenia,

20.      reprezentowanie Gminy w organizacjach, do których został delegowany,

21.      koordynacja pracy i bieżący nadzór nad Punktem Wsparcia Społecznego,

22.     wnioskowanie o przyznanie premii uznaniowej dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi urzędu,

23.      nadzór nad wprowadzaniem elektronicznego obiegu dokumentów,

24.     prowadzenie dokumentacji związanej z  działalnością Gminy w stowarzyszeniach,

25.     nadzór nad przygotowaniem służby przygotowawczej i organizacją egzaminów dla pracowników Urzędu,

26.      przeprowadzanie okresowej oceny podległych pracowników,

27.     wykonywanie innych czynności i zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

§ 27.1.Do zadań Skarbnika, który jest głównym księgowym budżetu Gminy należy w szczególności:

1/       przygotowywanie projektu budżetu, jego korekt i sprawozdawczości z zakresu finansów publicznych;

2/       zapewnienie maksymalizacji dochodów budżetowych;

3/       nadzór nad prawidłową realizacją budżetu Gminy;

4/      nadzór nad zachowaniem równowagi budżetowej w ciągu roku budżetowego;

5/       nadzór nad poziomem zadłużenia Gminy;

6/      dokonywanie kontrasygnaty czynności prawnych powodujących powstawanie zobowiązań pieniężnych;

7/       parafowanie projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza w sprawach dotyczących zobowiązań finansowych;

8/       wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

9/       inicjowanie działań Gminy na rzecz pozyskiwania środków finansowych, m.in. poprzez emisję obligacji oraz pożyczek i kredytów długoterminowych;

10/   dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

11/   kontrola jednostek organizacyjnych w zakresie rozliczania z budżetem oraz stosowania zasad rachunkowości;

12/   współpraca z organami podatkowymi i finansowymi, działającymi poza podległością samorządu gminy;

13/   współpraca z bankami w zakresie obsługi budżetu Gminy, tworzenia lokat, w tym na rachunkach w innych bankach niż bank prowadzący obsługę budżetu miasta, negocjacji umów kredytowych;

14/   współudział w przygotowywaniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;

15/   sprawowanie nadzoru nad Głównym Księgowym Urzędu.

2. W celu realizacji swoich zadań Skarbnik jest uprawniony do:

1/      żądania od jednostek organizacyjnych, udzielenia w formie ustnej lub pisemnej niezbędnych informacji i wyjaśnień, jak również udostępnienia do wglądu dokumentów i wyliczeń będących źródłem tych informacji i wyjaśnień;

2/      wyrażania opinii, na wniosek kierowników jednostek, o osobach powoływanych na stanowiska głównych księgowych w jednostkach organizacyjnych funkcjonujących w ramach budżetu Gminy, na podstawie ofert złożonych w wyniku ogłoszonego naboru;

3/      wnioskowania do Burmistrza  o skierowanie sprawy do właściwych organów w przypadku naruszenia dyscypliny budżetowej przez kierowników komórek organizacyjnych lub kierowników jednostek organizacyjnych;

§ 28. W czasie nieobecności Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika ich obowiązki przejmuje wyznaczony przez Burmistrza pracownik Urzędu.

Rozdział VII

SZCZEGÓŁOWY WYKAZ  ZADAŃ

WYKONYWANYCH PRZEZ WSZYSTKIE KOMÓRKI ORGANIZACYJNE URZĘDU

§ 29.1. Do zadań wykonywanych przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu w szczególności należy:

1/       opracowywanie planów, projektów i przedsięwzięć gospodarczych oraz budżetu w części dotyczącej danej komórki organizacyjnej oraz wykonywanie zadań z nich wynikających;

2/      opracowywanie okresowych ocen, analiz, sprawozdań, informacji oraz prognoz i przedkładanie ich  Burmistrzowi;

3/      protokolarne przejmowanie i przekazywanie składników mienia podlegającego rozdysponowaniu bądź przejęciu do administrowania przez komórkę organizacyjną właściwą merytorycznie z uwagi na realizowane zadanie, z którego wynika dana czynność;

4/      podejmowanie inicjatyw i przedstawianie wniosków organizacyjno – technicznych i ekonomicznych dla zapewnienia prawidłowego rozwoju dziedzin dotyczących życia społeczno - gospodarczego i kulturalnego Gminy;

5/      wykonywanie czynności kontrolno - instruktażowych w zakresie zadań merytorycznych oraz zgodnie z planami kontroli, zatwierdzanymi przez Burmistrza;

6/      prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach rozstrzyganych w drodze    decyzji administracyjnych;

7/      opracowywanie projektów aktów prawa wydawanych przez Burmistrza i Radę;

8/      rozpatrywanie i załatwianie interpelacji i wniosków radnych, posłów i senatorów oraz przygotowywanie projektów odpowiedzi i przedkładanie ich do podpisu Burmistrzowi, jego Zastępcy, Sekretarzowi lub Skarbnikowi;

9/      rozpatrywanie i załatwianie skarg oraz wniosków mieszkańców oraz przedkładanie przygotowanych odpowiedzi do podpisu merytorycznemu przełożonemu;

10/  realizowanie uchwał Rady i zarządzeń  Burmistrza oraz zadań wynikających z aktów prawnych organów nadrzędnych i przygotowywanie na żądanie Burmistrza informacji z ich wykonania;

11/  współpraca z Komisjami Rady, organami samorządu mieszkańców i organizacjami związkowymi – zgodnie z merytorycznym zakresem działania;

12/   współpraca w zakresie realizacji zadań dotyczących obronności kraju i obrony cywilnej oraz przeciwdziałania zagrożeniom klęsk żywiołowych i usuwania ich skutków;              

13/  współdziałanie w zakresie realizacji zadań dotyczących ochrony przeciwpożarowej i bhp;

14/   współdziałanie z jednostkami organizacyjnymi działającymi na terenie miasta w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego;

15/   sprawowanie nadzoru merytorycznego nad jednostkami organizacyjnymi poprzez:

a)         opiniowanie rozwiązań organizacyjnych w jednostce,

b)        konsultowanie i opiniowanie rocznych i wieloletnich planów rzeczowo -finansowych,

c)          konsultowanie i opiniowanie sprawozdań z działalności,

d)         sporządzanie innych opinii o działalności,

e)          opiniowanie i kontrolę realizacji umów, a w szczególności umów o świadczenie usług użyteczności publicznej,

f)         wnioskowanie o umieszczenie zadań w planach rzeczowo - finansowych i w planach  inwestycyjnych oraz inicjowanie przygotowania analiz potrzeb,

g)          wykonywanie koordynacji branżowej,

h)         przeprowadzanie kontroli w ramach nadzoru merytorycznego,

i)           wykonywanie innych czynności, każdorazowo określonych odrębnym zarządzeniem Burmistrza;

16/   realizowanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, organów samorządu i innych, zgodnie z obowiązującymi przepisami;

17/   obsługa właściwych Komisji Rady, każdy według zakresu własnego działania;

18/   wykonywanie technicznej obsługi zespołów i komisji powoływanych doraźnie w poszczególnych dziedzinach działania;

19/   realizacja zadań związanych z poborem opłaty skarbowej w postępowaniu     administracyjnym, zgodnie z przepisami prawa w sprawie opłaty skarbowej,

20/   zabezpieczenie merytorycznej strony postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonych przez komórkę organizacyjną;

21/   prowadzenie dziennika korespondencyjnego, w którym rejestrowane są wszystkie wpływające pisma, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

22/   kontrolowanie wydatkowania przyznanych środków budżetowych;

23/   przygotowywanie wniosków dotyczących potrzeb inwestycyjnych;

24/   archiwizowanie dokumentów oraz ich udostępnianie wnioskodawcom;

25/   wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza, zgodnie z zakresem działania poszczególnych komórek;

26/   przygotowywanie projektów i wniosków aplikacyjnych o przyznanie dofinansowania ze środków pozabudżetowych oraz bieżąca współpraca w tym zakresie z pracownikiem ds. Funduszy Europejskich;

27/   prowadzenie monitoringu, sprawozdawczości i rozliczeń finansowych projektów współfinansowanych ze środków pozabudżetowych;

28/   bieżąca współpraca z instytucjami zarządzającymi i wdrażającymi programy pomocowe;

29/   monitorowanie aktów prawnych dostosowujących prawo krajowe do wymogów Unii Europejskiej.

2. Do pracowników Urzędu mają zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy regulujące ich prawa i obowiązki oraz postanowienia:

1/       Statutu Gminy Rogoźna,

2/       Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Rogoźna,

3/       Regulaminu Pracy Urzędu Miasta Rogoźna,

4/       aktów prawnych wydanych przez  Burmistrza,

5/       procedur i instrukcji Zintegrowanego Systemu Zarządzania.

3. Pracownicy Urzędu powinni postępować zgodnie z zasadami praworządności, kierować się interesem społecznym, pogłębiać zaufanie mieszkańców do organów państwa i samorządowych, działać wnikliwie, szybko i bezstronnie.

4. Pracownicy Urzędu przy załatwianiu spraw wykonują czynności o charakterze przygotowawczym, techniczno - kancelaryjnym i inne we właściwym zakresie - z zachowaniem postanowień instrukcji kancelaryjnej oraz przepisów o postępowaniu administracyjnym.

5. Pracownik Urzędu nie może wykonywać zajęć tożsamych, pozostających w sprzeczności lub związanych z zajęciami, które wykonuje w ramach obowiązków służbowych, wywołujących uzasadnienie podejrzenie o stronniczość lub interesowność.

6. Pracownik Urzędu składa oświadczenie o prowadzeniu działalności gospodarczej. Oświadczenie składane jest w komórce kadr, każdorazowo w przypadku zmiany stanu opisanego w oświadczeniu.

7. Pracownik Urzędu przestrzega postanowienia  art. 24, 25 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych

8. Na żądanie osoby upoważnionej do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy pracownik samorządowy zatrudniony na stanowisku urzędniczym, jest obowiązany złożyć oświadczenie o stanie majątkowym.

§ 30. Do zadań Wydziału Finansowego należy:

1.         Przygotowywanie projektu budżetu, jego korekt i sprawozdawczości z zakresu finansów publicznych;

2.         Prowadzenie rachunkowości jednostki;

3.         Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi;

4.         Przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Burmistrza;

5.         Udzielanie pomocy Burmistrzowi w wykonywaniu budżetu Gminy;

6.         Zapewnienie obsługi finansowo – księgowej i kasowej Urzędu;

7.         Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

8.         Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących         operacji gospodarczych i finansowych;

9.         Uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy;

10.      Przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków z zakresu sprawozdawczości;

11.      Sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych;

12.      Prowadzenie ewidencji mienia komunalnego nie przekazanego jednostkom organizacyjnym Gminy;

13.      Prowadzenie ksiąg rachunkowych;

14.      Rozliczanie inwentaryzacji;

15.      Dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego;

16.       Przygotowywanie sprawozdań finansowych;

17.      Dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;

18.      Prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy a w szczególności:

1/       prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,

2/       gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,

3/       przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,

4/       podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,

5/       wystawianie, prowadzenie ewidencji i aktualizacja tytułów wykonawczych, przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat, przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,

19. Wystawianie faktur,

20. Wystawianie zaświadczeń o stanie majątkowym.

§ 31. Do zadań Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy:

1.         Prowadzenie sekretariatu a w tym przede wszystkim zapewnienie obsługi organizacyjnej Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza,

2.         Przeprowadzanie naboru na wolne stanowiska urzędnicze.

3.         Prowadzenie składnicy akt.

4.         Prowadzenie spraw kancelaryjno – technicznych a w szczególności:

1/       przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,

2/       prowadzenie ewidencji korespondencji,

3/       prowadzenie rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,

4/       przygotowywanie i obsługa - w tym protokołowanie – spotkań i zebrań organizowanych   przez Burmistrza jego Zastępcę i Sekretarza,

5/       przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń o ustanowieniu kuratora,

6/       przyjmowaniu i wywieszaniu obwieszczeń o licytacji,

7/       prowadzenie ewidencji pieczęci oraz nadzór nad zamawianiem, i przechowywaniem pieczęci urzędowych,

8/       prowadzenie rejestru instytucji kultury, rejestru jednostek organizacyjnych, jednostek pomocniczych oraz spółek gminnych,

5.         Prowadzenia kompleksowo spraw z zakresu informatyzacji w tym w szczególności:

1/       planowanie i koordynacja informatyzacji Urzędu,

2/       budowanie baz danych, współpraca z poszczególnymi wydziałami i samodzielnymi stanowiskami pracy w zakresie budowy, wdrażania i rozwoju systemów informatycznych,

3/       prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu,

4/       informatyczne zabezpieczenie baz danych,

5/       administrowanie siecią lokalną,

6/       zabezpieczenie i ochrona danych,

7/       prowadzenie ewidencji stosowanych systemów i programów,

8/       prowadzenie ewidencji licencji oprogramowania,

9/       ustalania uprawnień dostępu do baz danych,

10/   elektronicznego archiwizowania baz danych na nośnikach informatycznych,

11/   prowadzenia spraw związanych z dostępem do sieci Internetu i poczty elektronicznej,

12/   obsługa BIP,

13/   gospodarowanie sprzętem oraz siecią komputerową, bieżąca konserwacja i naprawa sprzętu komputerowego oraz jego ewidencja i brakowanie,

14/   prowadzenie całości spraw obsługi konfiguracji i administracji dostępu do Internetu w zakresie sprzętu i oprogramowania stacji roboczych sieci lokalnej ze szczególnym      uwzględnieniem ochrony danych w tym danych osobowych,

15/   obsługa baz danych w zakresie instalacji i polityki zabezpieczeń, konfiguracja i administracja sieci lokalnych,

16/   prowadzenie wewnętrznej kontroli polityki bezpieczeństwa,

17/   obsługa serwera,

18/   udzielanie pracownikom Urzędu pomocy w korzystaniu z programów użytkowanych na stanowiskach pracy,

19/   prowadzenie spraw z zakresu certyfikacji i podpisu elektronicznego,

20/   prowadzenie wewnętrznej kontroli polityki bezpieczeństwa informatycznego.

6.         Przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych Wydziałów,

7.         Zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,

8.         Prowadzenie obsługi administracyjno – gospodarczej Urzędu a w szczególności:

1/       utrzymanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,

2/       zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym w materiały biurowe kancelaryjne i druki,

3/       prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych oraz prowadzenie gospodarki tymi materiałami,

9.         Zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz czynności kancelaryjno – technicznych, a w szczególności:

1/       przygotowanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Wydziałami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

2/       przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę Miejską i jej komisje,

3/       przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,

4/       podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Burmistrza,

5/       protokołowanie sesji, posiedzeń zebrań i spotkań,

6/       prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady i jej komisji,

7/       prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych.

10.      Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu a w szczególności:

1/       prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt   osobowych pracowników,

2/       organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,

3/       zapewnienie warunków do przeprowadzenia okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu,

4/       przygotowanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,

5/       zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,

6/       przygotowanie i wydawanie świadectw pracy,

7/       ewidencja czasu pracy pracowników,

8/       kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych.

11.      Prowadzenie spraw z zakresu spraw obywatelskich a w szczególności:

1/       ewidencji ludności i dowodów stwierdzających tożsamość,

2/       zgromadzeń,

3/       zbiórek publicznych,

4/       współdziałania z organami wojskowymi,

5/       administracji rezerw osobowych w tym rejestracji, poboru i ewidencji.

12.      W zakresie obrony cywilnej prowadzenie spraw z zakresu zarządzania kryzysowego i obrony           cywilnej w tym w szczególności:

1/       planowanie przedsięwzięć Gminy w zakresie utrzymania stałej i osiągania wyższych stanów gotowości obronnej państwa,

2/       planowanie operacyjne, w tym opracowywanie planu operacyjnego funkcjonowania gminy w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny,

3/       planowanie i organizowanie przedsięwzięć z zakresy szkolenia obronnego w tym realizacja szkoleń,

4/       planowanie i organizacja zadań w czasie stanów podwyższonej gotowości obronnej państwa, tworzenie systemu stałego dyżuru Burmistrza,

5/       przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek zagrożeń w tym wojny,

6/       tworzenie i przekształcanie formacji obrony cywilnej,

7/       nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,

8/       świadczeń na rzecz obrony,

9/       zakwaterowania sił zbrojnych,

10/   prowadzenie spraw z zakresu ochrony dóbr kultury,

11/   opracowanie i aktualizacji planu reagowania kryzysowego.  

13.      Prowadzenie spraw z zakresu ochrony zdrowia w tym:

1/       współdziałanie w zakresie zwalczania chorób zakaźnych,

2/       współdziałanie w zakresie oświaty zdrowotnej i wychowania w warunkach sprzyjających zachowaniom pro zdrowotnym,

3/       współdziałanie w procesie dostępności do świadczeń zdrowotnych,

4/       organizowanie i wspieranie działań profilaktycznych i promujących zdrowie,

5/       realizacja innych zadań z zakresu ochrony zdrowia nie zastrzeżonych ustawami na rzecz innych podmiotów.

14.      prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych.

§ 32. Do zadań Wydziału Rozwoju Gospodarczego i Promocji należy:

1.         Opracowywanie projektów rocznych i wieloletnich planów inwestycyjnych,

2.         Przygotowywanie dokumentacji technicznych planowanych zadań inwestycyjnych,

3.         Przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz udział w pracach komisji przetargowych,

4.         Bieżący nadzór nad realizacją inwestycji prowadzonych przez Wydział,

5.         Opracowywanie wniosków o dotacje budżetowe oraz dofinansowanie inwestycji i remontów ze źródeł pozabudżetowych krajowych i unijnych,

6.         Rozliczanie pozyskanych środków budżetowych i pozabudżetowych krajowych i unijnych,

7.         Opracowywanie programów inwestycyjnych o charakterze infrastrukturalnym,

8.         Przygotowywanie, nadzór i rozliczanie inwestycji infrastrukturalnych,

9.         Opracowywanie bieżących i okresowych informacji o realizacji inwestycji dla potrzeb Rady Miejskiej i komisji Rady oraz Burmistrza.

10.      Opracowywanie projektów planów finansowych i rzeczowych w zakresie remontu, przebudowy i utrzymania dróg publicznych gminnych i wewnętrznych, mostów oraz prowadzenie prac remontowych,

11.      Prowadzenie ewidencji dróg gminnych oraz dokonywanie przeglądów dróg i mostów,

12.      Udział w pracach związanych z komisyjnym ustalaniem oznakowania lub zmiany oznakowania  ulic i dróg oraz nadzór nad bezpieczeństwem ruchu drogowego,

13.      Wydawanie decyzji o zezwoleniu na zajęcie pasa drogowego dróg gminnych i wewnętrznych oraz decyzji na lokalizację zjazdów publicznych i indywidualnych,

14.      Przygotowywanie decyzji o przywróceniu pasa drogowego do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia,

15.      Ustalanie potrzeb remontowych urządzeń komunalnych oraz nadzór nad utrzymaniem tych urządzeń,

16.      Nadzór nad prawidłowym działaniem oświetlenia ulicznego w mieście i gminie,

17.      Prowadzenie spraw związanych z umieszczaniem reklam, szyldów na terenie miasta i gminy,

18.      Prowadzenie spraw związanych z dbałością o miejsca Pamięci Narodowej, sporządzanie wniosków o dotacje na ich utrzymanie, sporządzanie rozliczeń otrzymanych dotacji oraz sprawozdań w tym zakresie,

19.      Prowadzenie ewidencji przedsiębiorców podejmujących działalność gospodarczą, w tym:

1/       dokonywanie wpisów do ewidencji i wydawanie zaświadczeń,

2/       wykreślanie z ewidencji przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą,

3/       wydawanie decyzji o odmowie wpisu do ewidencji,

20.      Prowadzenie ewidencji przedsiębiorców zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym,

21.      Udzielanie odmowa udzielenie, zmiana lub cofnięcie licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką oraz zezwoleń na wykonywanie przewozów regularnych i przewozów regularnych specjalnych,

22.      Zbieranie opinii i wydawanie decyzji w sprawach zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych na miejscu lub poza miejscem sprzedaży,

23.      Cofanie i odmowa wydania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

24.      Prowadzenie ewidencji wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,

25.      Prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem targowisk,

26.      Prowadzenie spraw w zakresie promocji Gminy, w tym:

1/       gromadzenie informacji o Gminie i przygotowywanie materiałów promujących Gminę na zewnątrz,

2/       dokumentowanie bieżących wydarzeń kulturalnych, rozrywkowych i sportowych na terenie Gminy,

3/       bieżąca aktualizacja strony internetowej www.rogozno.pl,

4/       utrzymywanie na bieżąco kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu,

5/       kreowanie współpracy Gminy z Gminami partnerskimi w kraju i za granicą,

27.      Realizacja zadań w zakresie kultury fizycznej w tym sportu, rekreacji i kultury,

28.      Planowanie środków związanych z pokryciem wydatków na realizację zadań zleconych przez Gminę w zakresie sportu i rekreacji.

29.      Współpraca z organizacjami pozarządowymi.

§ 33. Do zadań Wydziału Gospodarki Nieruchomościami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska należy:

1.         W zakresie planowania przestrzennego:

1/       zlecanie i nadzorowanie oraz prowadzenie procedury sporządzania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy lub jego zmiany;

2/       zlecanie i nadzorowanie oraz prowadzenie procedury sporządzania projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego lub ich zmiany;

3/       prowadzenie procedury związanej z wydawaniem decyzji o warunkach zabudowy

4/       prowadzenie procedury związanej z wydawaniem decyzji o lokalizacji inwestycji celu publicznego

5/       prowadzenie spraw związanych z ewidencją i nazewnictwem ulic oraz numeracją nieruchomości,

2.         W zakresie podziałów nieruchomości i scaleń gruntów:

1/       prowadzenie postępowania o rozgraniczenie nieruchomości,

2/       wszczynanie i prowadzenie postępowania scaleniowego lub wymiennego dla gruntów przeznaczonych w planie zagospodarowania przestrzennego na cele rolnicze i leśne,

3/       prowadzenie postępowania o podział nieruchomości,

4/       prowadzenie spraw związanych ze scaleniem i podziałem nieruchomości dla obszarów przeznaczonych w planie zagospodarowania przestrzennego na cele inne niż rolne i leśne,

3.         W zakresie inwentaryzacji mienia Gminy:

1/       opracowywanie informacji o stanie mienia komunalnego,

2/       komunalizacja mienia Skarbu Państwa,

3/       przejmowanie na rzecz Gminy mienia Skarbu Państwa,

4/       prowadzenie postępowań wyjaśniających w zakresie regulacji stanów prawnych nieruchomości,

5/       zakładanie i prowadzenie ewidencji gminnych gruntów, budynków i lokali,

4.         W zakresie zarządzania i obrotu nieruchomościami :

1/       sporządzanie planów wykorzystania zasobu nieruchomości ,

2/       podejmowanie postępowań regulacyjnych w zakresie bezumownego korzystania z gruntów  przez podmioty nie posiadające tytułu prawnego,

3/       podejmowanie innych czynności sądowych i administracyjnych dotyczących nieruchomości w celu zabezpieczenia interesów Gminy,

4/       gospodarowanie zasobem nieruchomości Gminy – nabywanie, zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, użyczenie, udostępnianie nieruchomości pod inwestycje związane z infrastrukturą techniczną,

5/       prowadzenie postępowań w zakresie wykupu prawa użytkowania wieczystego na własność,

6/       prowadzenie spraw związanych z naliczaniem opłat z tytułu użytkowania wieczystego, trwałego zarządu, dzierżawy i najmu, w tym: prowadzenie kartotek dla poszczególnych użytkowników wieczystych, trwałych zarządców, dzierżawców i najemców, prowadzenie zbiorczego zestawienia opłat rocznych, obowiązujących podmioty korzystające z nieruchomości – dla potrzeb  Podatków i Opłat, wydawanie zgody na przesunięcie terminu płatności, aktualizacja stawki procentowej opłat,

7/       ustalanie opłat adiacenckich ,

8/       pełnienie nadzoru właścicielskiego we współwłasnościach, których Gmina jest współwłaścicielem w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego,

9/       sprzedaż lokali mieszkalnych i niemieszkalnych z zasobu Gminy ,

10/   prowadzenie spraw związanych z wykorzystaniem przez Gminę prawa pierwokupu,

11/   prowadzenie spraw dotyczących zamian nieruchomości Gminy dla realizacji celów publicznych,

12/   przygotowanie dokumentacji do wywłaszczenia nieruchomości na rzecz Gminy,

13/   sprzedaż prawa własności i wieczystego użytkowania nieruchomości stanowiących własność Gminy w drodze przetargów i w trybie bezprzetargowym,

14/   regulacja praw rzeczowych osób fizycznych i prawnych w stosunku do nieruchomości Gminy,

15/   prowadzenie działań związanych z ochroną interesów właścicielskich Gminy, w szczególności: kontrola sposobu użytkowania gruntów komunalnych w aspekcie zmiany przeznaczenia obiektu lub terenu celem wprowadzenia zmiany naliczenia opłat, kontrola gruntów komunalnych w aspekcie bezumownego korzystania celem regulacji stanów posiadania,

16/   prowadzenie spraw dotyczących sprzedaży oraz przekształcenia prawa wieczystego użytkowania gruntów gminnych na rzecz ich dotychczasowych użytkowników,

17/   nabywanie na rzecz Gminy nieruchomości z mocy innych ustaw,

18/   prowadzenie spraw w zakresie dzierżawy nieruchomości gminnych, w tym gruntów rolnych,

19/   fakturowanie sprzedaży nieruchomości.

5.         Do zakresu działania  Zarządzania Nieruchomościami Gminy należy:

1/       prowadzenie ewidencji nieruchomości gminnych związanych z użytkowaniem wieczystym oraz trwałym zarządem,

2/       prowadzenie spraw związanych z trwałym zarządem nieruchomości,

3/       prowadzenie spraw związanych z ewidencją wieczystych użytkowników gruntów gminnych oraz naliczaniem opłat z tytułu wieczystego użytkowania gruntów gminnych,

4/       prowadzenie spraw dotyczących przekształcania wieczystego użytkowania gruntów gminy w prawo własności,

5/       prowadzenie spraw w zakresie roszczeń windykacyjnych w stosunku do nieruchomości gminy,

6/       prowadzenie spraw w zakresie opłat planistycznych,

7/       prowadzenie spraw w zakresie opłat adiacenckich na rzecz gminy:

a)       po podziale geodezyjnym nieruchomości,

b)       po wybudowaniu urządzeń technicznych,

8/       prowadzenie spraw w zakresie naliczania opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości po uchwaleniu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego (renta planistyczna),

9/       prowadzenie rejestru zabytków,

10/   współpraca z konserwatorem zabytków.

6.         Do zakresu działania  Spraw Lokalowych  należy:

1/       wykwaterowywanie lokatorów z budynków wyłączonych z użytkowania, przeznaczonych do rozbiórki i remontu kapitalnego,

2/       przekwaterowywanie rodzin pozbawionych mieszkań w wyniku klęski żywiołowej, katastrofy lub pożaru,

3/       wynajem lokali i lokali socjalnych z mieszkaniowego zasobu Gminy,

4/       zamiana lokali mieszkalnych,

5/       regulowanie stosunków prawnych w lokalach mieszkalnych, na rzecz osób pozostałych w lokalu po śmierci albo wyprowadzeniu się najemcy,

6/       rozpatrywanie spraw z zakresu  łączenia lokali mieszkalnych, ich podział albo przyłączania do nich innych części budynków,

7/       wyrażanie zgody w sprawie adaptacji części niemieszkalnych budynków na cele mieszkalne,

8/       wyjaśnianie spraw związanych ze sprzecznym z umową lub przepisami prawa korzystaniem z lokali mieszkalnych,

9/       analiza potrzeb w zakresie gospodarki mieszkaniowej oraz stopnia ich zaspokajania,

10/   współpraca z Urzędem Stanu Cywilnego, Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, ZAMK

11/   prowadzenie spraw dotyczących odszkodowań z tytułu nie dostarczenia lokali socjalnych.

7.         Do zakresu działania Zarządzania Zasobem Mieszkaniowym  należy:

1/       udział w opracowywanie wieloletnich programów gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy,

2/       inicjowanie działań umożliwiających realizację założeń polityki mieszkaniowej gminy w zakresie pozyskiwania mieszkań w ramach istniejącego stanu prawnego,

3/       analiza, wnioskowanie i koordynacja działań w dziedzinie finansowania gospodarki mieszkaniowej Gminy,

4/       wnioskowanie i współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w sprawach dotyczących obrotu nieruchomościami,

5/       nadzór, koordynacja i współpraca z jednostkami odpowiedzialnymi za właściwą administrację i eksploatację lokali mieszkalnych i niemieszkalnych, stanowiących zasoby Gminy,

6/       gospodarowanie lokalami mieszkalnymi, niemieszkalnymi i garażami oraz budynkami, w których takie pomieszczenia się znajdują, w szczególności poprzez:

a)    monitorowanie, analizowanie i przygotowywanie projektów uchwał w sprawach dotyczących najmu gminnych lokali niemieszkalnych i garaży,

b)    nadzór nad prowadzoną ewidencją lokali przez ZAMK,

c)     przygotowywanie materiałów w zakresie ustalania stawek czynszu za ich najem,

d)    nabywanie i zbywanie lokali mieszkalnych i niemieszkalnych oraz regulację ułamkowych części praw rzeczowych do wieczystego użytkowania lub własności gruntu,

e)     zawieranie i rozwiązywanie umów najmu i użyczenia lokali niemieszkalnych oraz garaży,

f)     przygotowywanie i opracowywanie analiz, informacji i sprawozdawczości z zakresu gospodarowania zarządzanym zasobem lokali mieszkalnych i niemieszkalnych oraz garaży dla potrzeb organów samorządowych i Urzędu Statystycznego,

g)     wyjaśnianie spraw interwencyjnych dotyczących administrowania i eksploatacji zasobów.

8.         Do zakresu działania Rewitalizacji Gminy należy:

1/       opracowywanie polityki rewitalizacji Gminy,

2/       wyznaczanie potencjalnych obszarów rewitalizacji i ich kwalifikacja,

3/       dokonywanie wieloaspektowych analiz Gminy pod kątem identyfikacji zjawisk kryzysowych i ich przyczyn w sferze przestrzennej, ekonomicznej, socjalnej i kulturowej,

4/       inicjowanie, prowadzenie i koordynacja opracowań studialnych związanych z tematyką rewitalizacji Gminy,

5/       inicjowanie i koordynowanie współpracy w zakresie wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć rewitalizacyjnych ze środków zewnętrznych, w szczególności z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej.

9.         Do zakresu spraw związanych z rolnictwem i ochroną środowiska należy:

1/       łowiectwo,

2/       tworzenie i utrzymanie terenów zielonych,

3/       utrzymanie porządku i czystości oraz prawidłowego stanu sanitarnego gminy,

4/       współdziałanie w zwalczaniu zakaźnych chorób zwierzęcych, ochrony i kształtowania środowiska, w tym:

a)    zezwolenia na usuwanie drzew i krzewów,

b)    ograniczeń dotyczących maszyn i urządzeń technicznych,

c)     ochrony środowiska przed odpadami,

d)    zadania wynikające z ustawy o ochronie roślin uprawowych,

e)     gospodarka wodna,

5/       organizacja i nadzór nad przebiegiem spisów rolnych,

6/       nadzór i organizacja przytuliska dla zwierząt w tym:

a)    czasowe odebranie zwierząt

b)    prowadzenie spraw związanych z psami agresywnymi,

7/       sprawy dotyczące upraw maku,

8/       współdziałanie w  zakresie opracowania rzeczowego i finansowego planu melioracji,

9/       współpraca ze spółkami gminnymi:

a)    Aquabellis – w zakresie dostarczania wody i odbioru ścieków

b)    Megawat – dostaw ciepła

10/   współpraca z konserwatorem zabytków i konserwatorem przyrody

11/   współpraca z Izbami Rolniczymi

12/   Współpraca z Lasami Państwowymi oraz innymi organami właściwymi w sprawach leśnictwa,

13/   wydawanie decyzji środowiskowych,

14/   promocja i edukacja ekologiczna

15/   prowadzenie spraw dotyczących zmiany przeznaczenia gruntów rolnych i leśnych na cele nierolne i nieleśne,

10.      Prowadzenie postępowań w zakresie dodatków mieszkaniowych w tym:

1/       przyjmowanie i rejestracja wniosków,

2/       sporządzanie decyzji w sprawie przyznania lub odmowy dodatków mieszkaniowych,

3/       sporządzanie list wypłat  dodatków mieszkaniowych. 

§ 34. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nim spraw rodzinno – opiekuńczych, a w szczególności dotyczących:

1.         Rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób;

2.         Sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,

3.         Sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

4.         Przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,

5.         Przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,

6.         stwierdzania legitymacji procesowej do wystąpienia do sądu w sprawach możności lub niemożności zawarcia małżeństwa,

7.         wskazywanie kandydata na opiekuna prawnego,

8.         wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,

9.         występowanie z wnioskami o przyznanie medali „Za długoletnie pożycie”.

§ 35. Zadania i kompetencje Straży Miejskiej określa Regulamin Straży Miejskiej stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

§ 36. Do zadań Pełnomocnika do spraw Oświaty należy:

1.         prowadzenie spraw z zakresu oświaty a w tym kształtowanie sieci przedszkoli, szkół podstawowych i gimnazjów oraz powierzania stanowisk w oświacie gminnej i odwoływanie z tych stanowisk;

2.         udział w pracach nad przygotowaniem projektów budżetów poszczególnych placówek oświatowych – wychowawczych;

3.         opiniowanie i zatwierdzanie projektów rocznych arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli;

4.         udzielanie pomocy metodycznej Zespołowi Administracyjnemu Placówek Oświatowych celem wykonywania prawidłowej obsługi ekonomiczno – administracyjnej wszystkich placówek oświatowo – wychowawczych;

5.         udział w pracach nad projektami aktów prawnych z zakresu oświaty i wychowania pozostających w kompetencjach Burmistrza;

6.         opiniowanie projektów statutów placówek i nadawania imienia placówkom;

7.         udzielanie pomocy dyrektorom placówek w realizacji zaleceń Kuratora Oświaty wynikających z nadzoru pedagogicznego;

8.         utrzymywanie bieżących kontaktów z dyrektorem ZEAPO, dyrektorami przedszkoli, szkół podstawowych oraz gimnazjum, Kuratorem Oświaty, związkami zawodowymi działającymi w oświacie.

§ 37. 1. Pion Ochrony Informacji Niejawnych tworzą:

1/       Pełnomocnik ds Ochrony Informacji Niejawnych, który kieruje Pionem Ochrony,

2/       Referent ds Informacji Niejawnych,

3/       Inspektor Bezpieczeństwa Teleinformatycznego.

2.         Do zadań Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych należy prowadzenie spraw z zakresu ochrony informacji niejawnych przypisanych do realizacji wyodrębnionej komórce organizacyjnej od spraw ochrony informacji niejawnych zwanej pionem ochrony w tym spraw związanych z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej, a w tym w szczególności:

1/       zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,

2/       ochrona systemów i sieci informatycznych,

3/       kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,

4/       okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,

5/       opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,

6/       szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych

7/       przeprowadzanie zwykłych postępowań sprawdzających oraz przechowywanie akt tych postępowań,

8/       wyjaśnianie okoliczności naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych,

9/       prowadzenie wykazu stanowisk i osób dopuszczonych do informacji niejawnych,

10/   współpraca z organami ochrony państwa.

3.         Do zadań referenta ds Ochrony Informacji Niejawnych należy:

1/       przyjmowanie i ewidencjonowanie dokumentów otrzymywanych i wykonywanych (w tym również przepływających za pośrednictwem poczty elektronicznej) zawierających informacje niejawne,

2/       przechowywanie i zabezpieczenie dokumentów niejawnych,

3/       archiwizacja dokumentów niejawnych,

4/       nadzorowanie właściwego przestrzegania oznaczania dokumentów niejawnych wykonywanych na terenie Urzędu oraz dokumentów otrzymanych,

5/       przestrzeganie innych postanowień zawartych w instrukcjach Urzędu w sprawach szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji oznaczonych klauzulami tajności,

6/       współpraca z Pełnomocnikiem ds Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych.

4.         Do zadań Inspektora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego należy:

1/       bieżąca kontrola zgodności funkcjonowania sieci lub systemu teleinformatycznego ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa oraz przestrzegania procedur bezpiecznej eksploatacji,

2/       opracowywanie i aktualizacja planu ochrony zasobów teleinformatycznych,

3/        współpraca z Pełnomocnikiem ds Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych.

§ 38. Zadania Głównego Specjalisty ds Kontroli Zarządczej określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 39. Do zadań samodzielnego stanowiska pracy do spraw ochrony przeciwpożarowej Gminy należy  realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej, a w tym w szczególności:

1.         Umacnianie organizacyjne oraz gospodarcze i techniczne Jednostek Ochotniczej Straży Pożarnych;

2.         Zapobieganie pożarom poprzez doskonalenie wszystkich form prewencji przeciwpożarowej;

3.         Współdziałanie z jednostkami OSP oraz Powiatową Komendą Państwowej Straży Pożarnej;

4.         Prowadzenie przeciwpożarowego zaopatrzenia w wodę, zapobieganie i zwalczanie skutków powodzi;

5.         Realizacja obowiązków wynikających z ustawy o ochronie przeciwpożarowej;

6.         Sporządzanie sprawozdawczości z zakresu powierzonych obowiązków.

§ 40. Do zadań samodzielnego stanowiska pracy do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy Urzędu Miejskiego należy prowadzenie spraw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a w szczególności:

1.         Okresowa analiza stanu bhp;

2.         Przeprowadzanie kontroli warunków pracy;

3.         Przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp;

4.         Rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy;

5.         Udział w dochodzeniach powypadkowych.

§ 41. Do zadań Głównego Specjalisty ds. Budowy Oczyszczalni Ścieków i Kanalizacji  należy:

Prowadzenie w pełnym zakresie spraw związanych z realizacją Projektu pn. „Budowa kanalizacji sanitarnej i oczyszczalni ścieków etap II oraz separatorów na wlotach do Jeziora Rogozińskiego i rzeki Wełny aglomeracji Rogoźno” obejmującym:

1.         współpracę z wszystkimi podmiotami uczestniczącymi w realizacji Projektu,

2.         codzienną kontrolę prowadzonych robót pod kątem zgodności postępu robót z przyjętymi harmonogramami,

3.         w przypadkach niezgodności harmonogramów, inicjowanie ich aktualizacji przez Wykonawców Kontraktów  w ramach warunków określonych w umowie z WFOŚiGW w Poznaniu,

4.         aktualizacja harmonogramu zbiorczego dotyczącego realizacji całego Projektu, 

5.         udział w naradach, kontrolach i przeglądach organizowanych przez Inżyniera Kontraktu lub z inicjatywy Wykonawców,

6.         w przypadkach stwierdzenia rażących nieprawidłowości podczas realizacji kontraktów, inicjowanie i organizowanie komisyjnych kontroli i przeglądów,

7.         bieżące dokumentowanie przebiegu realizacji Projektu,

8.         bieżące informowanie przełożonego o przebiegu realizacji Projektu,

9.         przygotowywanie comiesięcznych pisemnych informacji o realizacji Projektu,

10.      współpraca ze Skarbnikiem w zakresie prowadzonych rozliczeń Projektu pomiędzy Gminą a Wykonawcami  oraz pomiędzy Gminą a współfinansującymi Projekt,

11.      przygotowywanie i przesyłanie do WFOŚiGW w Poznaniu wniosków o płatność, rozliczeń  dotacji z WRPO oraz pożyczki z WFOŚiGW,

12.      przygotowywanie i przesyłanie do WFOŚiGW w Poznaniu sprawozdań z realizacji Projektu,

13.      przechowywanie i archiwizowanie dokumentów związanych z realizacja i rozliczeniem Projektu.

Rozdział VIII

OPRACOWYWANIE PROJEKTÓW AKTÓW

PRAWNYCH I TRYB POSTĘPOWANIA PRZY

OPRACOWYWANIU AKTÓW PRAWNYCH

§ 42.1. Aktami prawnymi w rozumieniu Regulaminu są:

1/       akty prawa miejscowego, w tym:

a)       uchwały Rady Miejskiej,

b)       zarządzenia Burmistrza,

2/       pozostałe uchwały Rady Miejskiej i zarządzenia Burmistrza,

2.         Akty prawne wewnętrznego zarządzania Burmistrza - jako kierownika jednostki :

1/       zarządzenia wewnętrzne,

2/       pisma okólne.

§ 43.1. Tryb i zasady opracowywania i wydawania aktów prawnych przez Radę Miejską określa Statut Gminy Rogoźno.

2.         Rejestry i zbiór aktów prawnych, o których mowa w paragrafie 40, prowadzi Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich.

§ 44.1. Projekty aktów prawnych Rady Miejskiej i Burmistrza opracowują według właściwości pracownicy Urzędu bądź jednostek podległych, i przekazują do zaopiniowania radcy prawnemu.

2.         Radca prawny opiniuje przedłożone projekty pod względem prawnym i redakcyjnym.

3.         Zaopiniowany przez radcę prawnego projekt aktu prawnego przedkładany jest właściwemu organowi do rozpatrzenia.

Rozdział IX

OBIEG I ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

§ 45.1. Postępowanie kancelaryjne w Urzędzie określa rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67).

2.         W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt organów gmin i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki ustalony przez Prezesa Rady Ministrów.

3.         Rozszerzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt w sytuacji szczególnych potrzeb Urzędu następuje po uzyskaniu zgody właściwego Archiwum Państwowego.

4.         Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym.

5.         Nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw sprawuje koordynator czynności kancelaryjnych będący jednocześnie archiwistą.

6.         Organizacje i zakres działania archiwum zakładowego określa odrębna instrukcja.

7.         Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi regulują odrębne przepisy.

§ 46. Korespondencja  wpływająca do Urzędu jest niezwłocznie rejestrowana w Kancelarii. Oznacza to:

1.         nadawanie korespondencji pieczęci i daty wpływu na piśmie lub kopercie (w przypadku koperty nie podlegającej otwarciu),

2.         wpisanie do rejestru pod kolejnym numerem i naniesienie tego numeru na pieczęci wpływu korespondencji,

3.         wpisanie do rejestru oznaczeń literowych (symboli) adresata w  Urzędzie niezwłocznie jeżeli  w korespondencji podany jest ten symbol i korespondencja dotyczy sprawy przez niego prowadzonych,

4.         Korespondencja, która wymaga dyspozycji Kierownika Urzędu, zostaje skierowana do adresata po zwrocie od Kierownika Urzędu. Kancelaria Urzędu jest odpowiedzialna za uzupełnienie rejestru symbolami adresata i niezwłocznym kierowaniem każdej sprawy do właściwego adresata.

5.         Kancelaria jest odpowiedzialna za odbiór korespondencji od Kierownika Urzędu.

6.         Korespondencja do Rady Miejskiej przyjmowana jest do rejestru w  kancelarii i niezwłocznie kierowana do pracownika obsługującego Radę i jej komisje.

3.         Korespondencja zawierająca jedynie imię i nazwisko adresata bez opatrzenia jej pieczęcią nadawcy winna być traktowana jako prywatna i  nie podlega rejestracji. Jeżeli okaże się, że korespondencja ta nie miała charakteru prywatnego, adresat niezwłocznie przedkłada ją do  zarejestrowania i opatrzenia właściwą pieczęcią i numerem rejestru.

§ 47. Korespondencja wysyłana

1.         Korespondencja związana z prowadzonym postępowaniem administracyjnym lub sądowym wysyłana jest listem poleconym.

2.         Wydziały i stanowiska wydzielone wysyłające korespondencję zwykłą za pośrednictwem sekretariatu, prowadzą własny rejestr.

4.         Każde pismo powinno być redagowane w taki sposób aby bez trudu można było zrozumieć jego treść.

5.         W prawym górnym rogu pisma umieszcza się: nazwę komórki organizacyjnej,  nazwisko i imię pracownika, numer biura, datę oraz znak sprawy, który zawiera następujące elementy: oznaczenie komórki organizacyjnej; symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw; cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła; inicjały nazwiska i imienia prowadzącego sprawę a określone w opisie stanowiska pracy.

 §  48.  Akta spraw

1.         Każda sprawa otwierająca postępowanie administracyjne wymaga założenia teczki "akta sprawy".

2.         Jeżeli z okoliczności wynika, że sprawa wymaga wyłącznie odpowiedzi bez szukania i kompletowania dokumentacji, pismo wraz z  odpowiedzią wpina się do teczki z korespondencją. Teczka korespondencji zawiera zarazem pismo i odpowiedź, ewentualne adnotacje "bez odpowiedzi".

3.         Poza wymienionymi w pkt. 2 każdy pracownik przechowuje akta sprawy w następujących teczkach

a)         sprawy do załatwienia

b)         sprawy ostatecznie załatwione

4.         W teczce "sprawy do załatwienia" nie przechowuje się korespondencji ostatecznie załatwionej.

5.         Pracownik prowadzi terminarz, przegląda go codziennie na początku pracy.

6.         Terminarz może stanowić kalendarz.

7.         Terminarzem może być odpowiedni program komputerowy.

Rozdział X

ZASADY UDZIELANIA UPOWAŻNIEŃ I PEŁNOMOCNICTW

§ 49.1. Z wnioskami o udzielenie upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem mogą występować do Burmistrza:

1/       Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik,

2/       kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy.

2.         Wnioski, o których mowa w ust.1, składane są w formie pisemnej w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich.

3.         Projekty upoważnień opracowuje Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich.

§ 50. Rejestr upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnień do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem prowadzi Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich.

§ 51. Zasady podpisywania pism i decyzji określa załącznik nr 4 do niniejszego  Regulaminu.

Rozdział XI

ORGANIZACJA PRZYJMOWANIA,

ROZPATRYWANIA I ZAŁATWIANIA PETYCJ I ,

SKARG I WNIOSKÓW

§ 52. Rozpatrywanie oraz załatwianie petycji, skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczegółowymi.

§ 53.1. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do rzetelnego, terminowego załatwiania zgłoszonych skarg i wniosków, zgodnie z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

2.         Skargi i wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca,

3.         Posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli skargę lub wniosek we własnym imieniu lub przekazali do załatwienia skargę lub wniosek innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia sprawy, a gdy ich załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień - także o stanie ich rozpatrzenia, najpóźniej w terminie 14 dni od dnia ich wniesienia lub przekazania.

4.         O sposobie załatwienia skargi lub wniosku zawiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek.

5.         W razie nie załatwienia skargi lub wniosku w terminie określonym w ust.2 stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

§54.1.  W Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich prowadzi się centralny rejestr skarg i wniosków.

2.         Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich przekazuje skargi i wnioski komórkom organizacyjnym Urzędu lub jednostkom organizacyjnym – właściwym merytorycznie do ich wyjaśnienia i załatwienia.

3.         Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz, Zastępca Burmistrza.

Rozdział XII

TRYB UDZIELANIA ODPOWIEDZI NA

INTERPELACJE I ZAPYTANIA RADNYCH ORAZ

WYSTĄPIENIA KOMISJ I RADY

§ 55.1. Interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady kierowane do Burmistrza ewidencjonuje stanowisko pracy ds. obsługi Rady Miejskiej w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich.

2.         Wydział Organizacyjny i Spraw Obywatelskich koordynuje pracę wydziałów i stanowisk pracy w zakresie terminowości przygotowywania projektów odpowiedzi.

3.         Odpowiedzi pisemnej udziela Burmistrz lub upoważniony przez Burmistrza pracownik.

Rozdział XIII

OKRESOWE OCENY KWALIFIKACYJNE

PRACOWNIKÓW I NABÓR PRACOWNIKÓW

§ 56. Pracownicy Urzędu zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych i kierowniczych stanowiskach urzędniczych Urzędu podlegają okresowym ocenom kwalifikacyjnym na zasadach określonych w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458 z późn.zmianami).

§ 57.1. Naboru na wolne stanowiska urzędnicze i kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie dokonuje się w oparciu o otwarty i konkurencyjny nabór kandydatów na wolne stanowiska pracy na zasadach określonych w ustawie z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1458 z późn.zmianami).

2.          Procedury dokonywania naboru pracowników na wolne stanowiska urzędnicze i wolne kierownicze stanowiska urzędnicze określa Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze i wolne kierownicze stanowiska urzędnicze w Urzędzie wydany przez Burmistrza w drodze Zarządzenia.

Rozdział XIV

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 58. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonane w trybie przewidzianym do jego nadania.

§ 59. Załącznik nr 1 – 4  stanowią integralną cześć   Regulaminu Organizacyjnego.

Załącznik Nr 2

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Miejskiego w Rogoźnie

z dnia 29.04.2011r.

REGULAMIN

STRAŻY  MIEJSKIEJ  W  ROGOŹNIE

I. Postanowienia ogólne

§ 1 Straż Miejska w Rogoźnie działa na podstawie:

1.       ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. Nr 123, poz. 779 z późn. zm.)

2.       ustawy z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 43, poz. 253 z późn. zm.)

3.       rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 lipca 1998 r. w sprawie umundurowania, legitymacji, dystynkcji i znaków identyfikacyjnych strażników gminnych /miejskich/ (Dz. U. Nr 112, poz. 713)

4.       zarządzenia Burmistrza Gminy i Miasta Nr 1/91 z dnia 15 października 1991 roku.

5.       innych przepisów dotyczących Straży Miejskiej

6.       niniejszego regulaminu

§ 2.1. Straż Miejska jest jednostką organizacyjną Gminy Rogoźno.

2.Straż Miejska jest umiejscowiona w strukturze organizacyjnej Urzędu Miejskiego w Rogoźnie.

II. Obszar działania, cele i zadania

§ 3 Obszarem działania Straży Miejskiej jest terytorium Gminy Rogoźno

§ 4.1.Straż spełnia służebną rolę wobec społeczności lokalnej, wykonując swe zadania z poszanowaniem godności i praw obywateli.

2. Straż wykonuje zadania w zakresie ochrony porządku publicznego wynikające z ustaw i aktów prawa miejscowego. Do zadań tych należy w szczególności:

a) ochrona spokoju i porządku w miejscach publicznych,

b) czuwanie nad porządkiem i kontrola ruchu drogowego – w zakresie określonym w przepisach o ruchu drogowym

c) współdziałanie z właściwymi podmiotami w zakresie ratowania życia i zdrowia obywateli, pomocy w usuwaniu awarii technicznych i skutków klęsk żywiołowych oraz innych miejscowych zagrożeń,

d) zabezpieczenie miejsca przestępstwa, katastrofy lub innego podobnego zdarzenia albo miejsc zagrożonych takim zdarzeniem przed dostępem osób postronnych lub zniszczeniem śladów i dowodów, do momentu przybycia właściwych służb, a także ustalenie, w miarę możliwości, świadków zdarzenia,

e) współdziałanie z organizatorami i innymi służbami w ochronie porządku podczas zgromadzeń i imprez publicznych,

f) doprowadzanie osób nietrzeźwych do izby wytrzeźwień lub miejsca ich zamieszkania, jeżeli osoby te swoim zachowaniem dają powód do zgorszenia w miejscu publicznym, znajdują się w okolicznościach zagrażających ich życiu lub zdrowiu albo zagrażają życiu lub zdrowiu innych osób,

g) informowanie społeczności lokalnej o stanie i rozwoju zagrożeń, a także inicjowanie i uczestnictwo w działaniach mających na celu zapobieganie popełniania przestępstw i wykroczeń oraz zjawiskom kryminogennym i współdziałanie w tym zakresie z organami państwowymi, samorządowymi i organizacjami społecznymi,

h) konwojowanie dokumentów, przedmiotów wartościowych lub wartości pieniężnych dla potrzeb Gminy,

i) ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej,

j) kontrolowanie przestrzegania szczegółowych zasad utrzymywania czystości i porządku na terenie gminy,

k) wyłapywanie i dalsze postępowanie z bezdomnymi zwierzętami,

l) kontrolowanie przestrzegania zakazu wypalania pozostałości roślinnych i traw,

ł)zapewnienie pomocy organom  przy wykonywaniu czynności kontrolnych w zakresie                wprowadzonych do obrotu wyrobów pirotechnicznych,

m) kontrolowanie przestrzegania regulaminu korzystania z targowisk i placów targowych na terenie gminy,

n) wykonywanie innych poleceń Burmistrza Rogoźna.

III. Struktura wewnętrzna

§ 5

1.       Strażą Miejską kieruje Komendant powoływany i odwoływany przez Burmistrza po zasięgnięciu opinii właściwego terytorialnie Komendanta Wojewódzkiego Policji.

2.       Przełożonym Komendanta jest Burmistrz Rogoźna.

3.       Nadzór nad działalnością Straży Miejskiej sprawuje Burmistrz Rogoźna.

§ 6

W skład Straży Miejskiej wchodzą:

1. Komendant

2. Strażnicy.

§ 7

1.       Komendant dokonuje podziału zadań i kompetencji oraz odpowiedzialności między  pozostałymi strażnikami.

2.       W czasie nieobecności Komendanta zastępstwo przejmuje wyznaczony przez niego strażnik.

IV. Organizacja pracy

§ 8

1. Strażnik wykonuje zadania określone w ustawach i aktach prawa miejscowego.

2. Czas pracy strażnika wynosi 40 godzin w ciągu tygodnia.

3. W sytuacjach zaistniałych klęsk żywiołowych lub innych nadzwyczajnych zdarzeń, Burmistrz lub Komendant może wezwać strażnika do natychmiastowego podjęcia pracy.

4. W celu stałego podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych, strażnik zobowiązany jest brać udział w organizowanych szkoleniach.

§ 9

Komendant, po uzyskaniu zgody Burmistrza, może oddelegować strażnika do wykonywania zadań wspólnie z innymi podmiotami działającymi na rzecz ochrony porządku i bezpieczeństwa osób.

§ 10

Strażnik, podczas pełnienia służby patrolowej zobowiązany jest utrzymywać łączność radiową lub telefoniczną z Komendantem lub dyżurnym Komisariatu Policji w Rogoźnie.

§ 11

Zadania służb patrolowych ustala Komendant na podstawie:

1.       oceny stanu bezpieczeństwa i porządku w gminie,

2.       częstotliwości i struktury zdarzeń kryminogennych, nasilenia wybryków chuligańskich i zdarzeń patologicznych,

3.       planów imprez, uroczystości, przemarszów, itp.,

4.       uwag i wniosków zgłaszanych przez mieszkańców, organizacje i instytucje, a także spostrzeżeń własnych strażników.

§ 12

1. Dla właściwego ewidencjonowania środków trwałych i wyposażenia, a także prawidłowego obiegu dokumentacji, wprowadza się następujące rejestry:

a.       książkę meldunków

b.       rejestr wniosków kierowanych do kolegium ds. wykroczeń,

c.        rejestr spraw przekazanych Policji.

2. Każdy strażnik zobowiązany jest prowadzić:

a.       notatnik służbowy,

b.       ewidencję mandatów karnych,

c.        kartę drogową pojazdu  w przypadku korzystania z samochodu służbowego.

§ 13

1.       Strażnicy pobierają bloczki mandatów karnych w Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim Delegaturze w Pile.

2.       Strażnicy zobowiązani są do:

1/  bieżącego rozliczania się z gotówki pochodzącej z realizacji mandatów karnych gotówkowych, nie później niż pierwszego dnia następnego miesiąca.

2/ z realizacji mandatów karnych kredytowych nie później niż 7 dnia po ich nałożeniu.

V. Umundurowanie

§ 14

1.       Strażnikowi przysługuje w danym roku zaopatrzeniowym komplet umundurowania oraz dwukrotne jego czyszczenie chemiczne. Rok zaopatrzeniowy obejmuje okres od
1 stycznia do 31 grudnia roku kalendarzowego.

2.       Strażnikowi, który nie otrzymał przedmiotów umundurowania przysługuje równoważnik pieniężny naliczony na podstawie obowiązującego cennika.

3.       Równoważnik pieniężny naliczony zostaje, zgodnie z przynależnym Strażnikowi na dany rok zaopatrzeniowy umundurowaniem, na podstawie obowiązującego cennika. W skład równoważnika wchodzi również ryczałt pieniężny za dwukrotne w ciągu roku czyszczenie chemiczne przedmiotów umundurowania.

4.       Równoważnik pieniężny wypłacony zostaje w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia powstania uprawnienia do otrzymania przedmiotów umundurowania.

5.       W przypadku zatrudnienia Strażnika na czas nieokreślony, w okresie roku zaopatrzeniowego, za należne i nie wydane przedmioty umundurowania, wypłaca się część równoważnika pieniężnego liczonego od dnia przyjęcia do pracy a końcem roku zaopatrzeniowego.

6.       Strażnik, który sam rozwiązał umowę o pracę lub został z niej zwolniony przed upływem okresu, za który wypłacono równoważnik pieniężny, jest zobowiązany zwrócić część kwoty równoważnika – za okres nie świadczenia pracy.

7.       Równoważnik pieniężny nie przysługuje Strażnikom:

- przyjętym na czas określony,

- przyjętym do pracy w okresie roku zaopatrzeniowego, którym wydano przedmioty umundurowania, w tym również używane, o skróconym okresie używalności,

- korzystającym z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego – za okres tego urlopu. W przypadku wypłaty równoważnika przed wykorzystaniem urlopu, nadpłaconą część Strażnik zobowiązany jest zwrócić.

8. Strażnikom wstrzymuje się wypłacenie równoważnika pieniężnego w przypadku stwierdzenia nadmiernego zużycia sortu mundurowego bądź jego braku.

§ 15

1. Umundurowanie strażnika składa się z ubiorów:

a.       służbowego letniego i zimowego,

b.       wyjściowego letniego i zimowego,

c.        specjalnego

2. Wzory umundurowania określa rozporządzenie Rady Ministrów z 28 lipca 1998 r. w sprawie umundurowania, legitymacji, dystynkcji i znaków identyfikacyjnych strażników gminnych /miejskich/ (Dz. U. Nr 112, poz. 713 z późn.zm.).

3. Zestaw przedmiotów mundurowych strażników Straży Miejskiej w Rogoźnie oraz okresy ich używalności określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 16

1.       Do umundurowania strażnika wprowadza się dystynkcje służbowe, które noszone są na naramiennikach ubioru służbowego i wyjściowego.

2.       Wzory dystynkcji na naramiennikach określa Załącznik Nr 7 do rozporządzenia, o którym mowa w § 15 ust. 2.

§ 17

Strażnik, na czas pracy w Straży Miejskiej, otrzymuje legitymację służbową, której wzór określa Załącznik Nr 8 do rozporządzenia wymienionego w § 15 ust. 2.

§ 18

Na czas pracy w Straży Miejskiej, strażnik otrzymuje znak identyfikacyjny, który noszony jest na lewej górnej kieszeni ubioru służbowego i wyjściowego. Wzór znaku określony został w Załączniku Nr 9 do w/w rozporządzenia.

§ 19

Na ubiorze służbowym i wyjściowym umieszcza się na rękawach emblematy gminy, w której strażnik jest zatrudniony. Emblemat w kształcie owalu o wymiarach 120 x 105 +/- 10 mm zostaje umieszczony w odległości 60 mm od górnej krawędzi rękawa.

§ 20

1.       Strażnik jest obowiązany nosić przedmioty umundurowania w sposób nie naruszający godności munduru oraz zgodnie z przeznaczeniem.

2.       Strażnikowi zabrania się noszenia składników umundurowania:

a.       w połączeniu z elementami ubioru cywilnego oraz z przedmiotami, które naruszają powagę munduru

b.       których stopień zużycia lub wygląd zewnętrzny narusza powagę munduru.

VI. Postanowienia końcowe

§ 21

W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem obowiązują ustawy oraz akty prawa miejscowego określające zadania w zakresie ochrony porządku publicznego oraz Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Rogoźnie.

§ 22

Zmiany niniejszego Regulaminu mogą być wprowadzone w tym samym trybie, co jego nadanie.

§ 23

Traci moc Regulamin Straży Miejskiej w Rogoźnie nadany przez Burmistrza Rogoźna w dniu 27 maja 2003r. stanowiący załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Rogoźnie.

Załącznik nr 1
do Regulaminu

Straży Miejskiej w Rogoźnie

ZESTAW PRZEDMIOTÓW MUNDUROWYCH

STRAŻNIKA STRAŻY MIEJSKIEJ