Protokoły z posiedzeń Komisji Rewizyjnej: Protokół nr 14/2012 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytej w dniu 27 lutego 2012 r. w sali nr 20 UM w Rogoźnie

PROTOKÓŁ 14/2012

z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytej w dniu 27 lutego 2012 r. w sali nr 20 UM w Rogoźnie

Temat posiedzenia:

1.       Funkcjonowanie RCK w świetle obowiązujących przepisów.

2.       Kontrola umów na wynajem pomieszczeń w Ośrodku Kultury oraz wydatków zakupowych w Bibliotece.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji Rewizyjnej zgodnie z listą obecności, która stanowi załącznik nr 1 do protokołu.

W posiedzeniu uczestniczyli również: Burmistrz Rogoźna – B. Janus, Zastępca Burmistrza – K. Ostrowski, Sekretarz Gminy – I. Sip-Michalska, Skarbnik Gminy – M. Kachlicka, Zastępca Dyrektora RCK – P. Szturmiński.

Proponowany porządek obrad:

1.       Otwarcie i przyjęcie porządku posiedzenia.

2.       Przyjęcie protokołu z ostatniego posiedzenia.

3.       Funkcjonowanie RCK w świetle obowiązujących przepisów.

4.       Kontrola umów na wynajem pomieszczeń w Ośrodku Kultury oraz wydatków zakupowych w Bibliotece – sprawozdanie z przeprowadzonych przez zespoły kontrolne kontroli.

5.       Sprawy bieżące.

6.       Wolne głosy i wnioski.

7.       Zakończenie.

Uwag do porządku obrad nie było.

Protokół nr 13/2012 został przyjęty jednogłośnie 4 głosami „za” w obecności 4 członków Komisji.

Następnie przystąpiono do realizacji punktu 3 – funkcjonowanie RCK w świetle obowiązujących przepisów. 

Przewodniczący R. Dworzański poinformował, że wystąpił do Dyrektora RCK o przekazanie dokumentów, które obrazowałyby funkcjonowanie RCK, m.in.: statut, regulamin organizacyjny, podział kompetencji

Radny M. Kutka powiedział, że temat funkcjonowania RCK zgodnie z obowiązującymi przepisami wprowadził do porządku obrad, ponieważ do stycznia 2012 r. w ustawie o bibliotekach funkcjonował zapis, że biblioteki publiczne nie mogą być łączone z innymi instytucjami i bibliotekami szkolnymi oraz pedagogicznymi. W ustawie o muzeach obowiązywał zapis, że mogą one być łączone wyłącznie z muzeami. Z tego powodu pojawiły się obawy czy biblioteka i muzeum funkcjonujące w ramach RCK działają zgodnie z obowiązującym prawem. W nowej ustawie o muzeach obowiązującej od stycznia 2012 r. znalazł się zapis, że muzeum może być łączone z innymi instytucjami kultury, które działają na podstawie przepisów o organizowaniu działalności kulturalnej. Nowelizacją została objęta także ustawa o bibliotekach z zastrzeżeniem, że wchodzi w życie od 1.10.2012 r. Dodał, że w sprawie funkcjonowania RCK została złożona interpelacja podczas sesji w grudniu 2011 r., na którą została udzielona odpowiedź przez Urząd. Zapytał czy nadal jest ona podtrzymywana, ponieważ powoływane jest w niej orzeczenie sądu, a źródłem prawa są obowiązujące przepisy?

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że należy rozróżnić następujące pojęcia: stan prawny na dzień tworzenia jednostki oraz stany prawne wynikające z nowelizacji ustaw.

Zastępca Dyrektora RCK poinformował, że RCK powstało w 1990 r. i nadano mu statut, na mocy którego działały następujące jednostki: Ośrodek Kultury, Muzeum i Biblioteka. W tamtym czasie nie obowiązywały jeszcze ustawy: o muzeach, o bibliotekach oraz o prowadzeniu i organizowaniu działalności kulturalnej. W momencie powstania RCK wszystko przebiegało zgodnie z prawem. Ustawodawca wprowadzając kolejne ustawy nie obligował do rozdzielania istniejących instytucji kultury, tylko zakazywał łączenia tych instytucji, które były tworzone po wejściu w życie wspomnianych ustaw.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że w poprzedniej kadencji został uchwalony nowy Statut dla Gminy Rogoźno, ale nadal istnieją gminy które działają na podstawie wcześniej uchwalonych statutów i jest to zgodne z prawem. Gdyby w 2010 lub 2009 r. został uchwalony nowy statut dla RCK, to wówczas obowiązywałaby ustawa, która mówiła o zakazie łączenia tych instytucji. Z uwagi na brak zmian zastany stan prawny nadal obowiązywał.

Zastępca Dyrektora RCK dodał, że Rogoźno nie jest jedyną miejscowością w której taka sytuacja miała miejsce.

Przewodniczący R. Dworzański nadmienił, że prawdopodobnie w rezultacie zgłaszanych uwag została wprowadzona nowelizacja ustawy, która weszła w życie od stycznia 2012 r., która dopuszcza możliwość łączenia instytucji kultury.

Radny M. Kutka powiedział, że sytuacja wynika również z tego, że ustawodawca pominął stan prawny instytucji funkcjonujących.

Sekretarz Gminy powiedziała, że udzielając odpowiedzi na interpelację opierano się na wyroku sądu w Gliwicach.

Radny M. Kutka powiedział, że nie chciał aby instytucje kultury zostały rozdzielone. Chciał jedynie sprawdzić czy działają one zgodnie z prawem. Powiedział, że regulamin organizacyjny wprowadził funkcję zastępcy dyrektora, natomiast w statucie nie ma takiego stanowiska. Zapytał czy decyzje podejmowane przez zastępcę dyrektora są prawomocne?

Zastępca Dyrektora RCK przytoczył komentarz do wcześniej obowiązującej ustawy, który mówi iż w przypadku gdy statut instytucji kultury przewiduje stanowisko zastępcy lub zastępców określa się również sposób ich powoływania i odwoływania. W wyniku zmian ustawy o działalności kulturalnej statut instytucji kultury może przewidzieć utworzenie stanowiska zastępcy dyrektora lub stanowisk zastępców dyrektora. Wyjaśnienie tego zapisu jest następujące: wg nowej ustawy statut powinien określać liczbę stanowisk zastępców oraz sposób ich powoływania i odwoływania, jeżeli organizator wyrazi w statusie wolę, aby instytucja kultury posiadała w swojej strukturze organizacyjnej takie stanowisko. Zatem możliwością jest ewentualna konieczność ustalenia w statucie instytucji kultury liczby zastępców dyrektora. Dyrektor instytucji kultury nie będzie miał możliwości sam decydować o liczbie zastępców, co miało do tej pory miejsce, pomimo że statut takich zastępców nie przewidywał. W nowej ustawie zapisano, że organizacja wewnętrznej struktury instytucji kultury określa regulamin, nadawany przez dyrektora instytucji po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w niej organizacji związkowych, stowarzyszeń i twórców. W ramach RCK nie działają organizacje związkowe oraz twórcy, dlatego do zmiany regulaminu organizacyjnego wymagana była zgoda organizatora, czyli Burmistrza Rogoźna. Dodał, że mimo iż w statucie nie ma stanowisk zastępców można było zmienić regulamin organizacyjny i uwzględnić w nim funkcje zastępcy dyrektora.

Radny M. Kutka powiedział, że jednym zaleceń pokontrolnych było uregulowanie tej kwestii.

Zastępca Dyrektora RCK podsumowując swoją wcześniejszą wypowiedź powiedział, że jeżeli w statucie RCK nie było stanowisk zastępców, to dyrektor zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami miał prawo stworzyć taki regulamin organizacyjnym, w którym zastępca dyrektora był potrzebny. Regulamin organizacyjny obowiązywał po zaopiniowaniu go przez organizatora.

Radny M. Kutka zapytał czy po przeprowadzonej kontroli wpłynęło do urzędu pismo z RCK w sprawie usankcjonowania stanowiska zastępcy w statucie RCK i przedłożenia go na sesji?

Burmistrz Rogoźna odpowiedział, że nie przypomina sobie, aby takie pismo wpłynęło.

Zastępca Dyrektora RCK powiedział, że od lipca 2011 r. takiego pisma nie wystosowywał.

Sekretarz Gminy poinformowała, że Dyrektor RCK zwrócił się pisemnie do Burmistrza Rogoźna o przygotowanie projektu statutu dla RCK, choć to Dyrektor powinien przedstawić stosowny projekt. Prace nad nowym statutem nie zostały rozpoczęte, ponieważ były zapowiedzi nowelizacji ustawy.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że temat ten miał być omawiany na posiedzeniu Komisji Spraw Społecznych ubiegłej kadencji. Jednakże Komisja nie zajęła się tym tematem, ponieważ trwała kontrola RCK i dopiero po jej zakończeniu chciano się tym zająć, aby do statutu można wprowadzić wszystkie zalecenia pokontrolne.

Zastępca Dyrektora RCK powiedział, że kontrola była w roku 2010 i z tego powodu nie może powiedzieć jakie pisma zostały wystosowane w tamtym czasie do urzędu. 

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że nie rozpoczęto prac nad zmianą statutu, ponieważ istniało niebezpieczeństwo iż z chwilą nadania nowego statutu zaczęłyby obowiązywać ustawy o bibliotekach, muzeach i instytucjach kultury, które rozdzielały te instytucje. Z tego powodu temat ten został wycofany z planu pracy Komisji, ponieważ pojawiały się sygnały iż nastąpi nowelizacja ustawy.

Radny M. Kutka zapytał czy dobrze rozumie, że nie było uchwały o zmianie statutu wprowadzającej funkcję zastępcy dyrektora, z uwagi na fakt iż wówczas musiałoby nastąpić rozdzielenie tych instytucji?

Sekretarz Gminy powiedziała, że wówczas były takie domysły. Część gmin wprowadziło zmiany, w wyniku których pojawiło się cytowane orzeczenie sądu, bo organ nadzoru zakwestionował podjęte decyzje. W orzeczeniu Sądu Najwyższego napisano, iż dopuszcza się możliwość łączenia placówek, ale tylko tych które powstały przed 2001 r., czyli przed wejściem w życie ustawy. Z uwagi na brak jasnej wykładni prawa jak postępować, lepiej było się wstrzymać do czasu aż sytuacja stanie się jasna. 

Przewodniczący R. Dworzański poinformował, że w 2010 r. analizowano czy należy wprowadzić nowy statut RCK czy tylko dokonać zmian tzw. „oczywistych” (zastępując słowo Zarząd Gminy słowem Burmistrz itp.), natomiast gdyby statut został zmieniony, i nie nastąpiłoby rozdzielenie instytucji kultury, to istniała obawa że nadzór wojewody go uchyli. 

Zastępca Dyrektora RCK powiedział, że instytucja funkcjonowała zgodnie z prawem, a stanowisko zastępcy mogło być przewidziane. Jeśli nie było ono przewidziane to dyrektor mógł je wprowadzić regulaminem organizacyjnym zaakceptowanym przez organizatora.

Radny M. Kutka zapytał czy pismo wpłynęło po przeprowadzeniu kontroli w 2010 r.?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że pismo wpłynęło po kontroli.

Radny M. Kutka powiedział, że wyrok na który powołuje się w odpowiedzi na interpelację jest z 2008 r., czyli wyrok dawał pewność, żeby nie rozdzielać instytucji.

Sekretarz Gminy powiedziała, że dostęp do wspomnianego wyroku był zdecydowanie później, choć orzecznictwo sądu było na bieżąco śledzone.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że gorsza byłaby sytuacja gdyby przystąpiono do zmiany statutu i nie rozdzielono by instytucji i wówczas Wojewoda mógłby uchylić uchwałę.

Radny M. Kutka zapytał czy wówczas nie byłoby można powołać się na wyrok sądu najwyższego?

Przewodniczący R. Dworzański odpowiedział, że nie było potrzeby zmiany statutu. Dodał, że zmianie miało ulec sześć punktów statutu, z czego większość dotyczyła zamiany słów Zarząd na Burmistrz, itp. Zmiany te zostały wprowadzone z mocy innych ustaw i nie trzeba dokonywać zmiany statutu, aby zostały one wprowadzone.

Radny M. Kutka zapytał czy po kontroli trafiło do urzędu pismo z RCK, w którym ustosunkowano się do jej wyników?

Burmistrz Rogoźna odpowiedział, że nie pamięta czy takie pismo wpłynęło do urzędu.

Sekretarz Gminy wyjaśniła, że zalecenia pokontrolne były z 8.03.2011 r.

Przewodniczący R. Dworzański wyjaśnił, że protokół pokontrolny czytany jest w obecności Burmistrza i dyrektora kontrolowanej jednostki. Dyrektor ma określony czas na ustosunkowanie się do wyników kontroli. Jeżeli wyniki kontroli są akceptowane przez dyrektora, to protokół nabiera mocy prawnej i ma obowiązek zrealizować wszystkie zalecenia kontrolne.

Skarbnik Gminy dodała, że następnie muszą zostać wystawione zalecenia pokontrolne, bo musi odpowiedzieć w jaki sposób zostaną one zrealizowane.

Radny M. Kutka zapytał czy takie pismo wpłynęło do urzędu?

Sekretarz Gminy wyjaśniła, że odpowiedzi na zalecenia pokontrolne nie widziała. Stosowne pismo mogła otrzymać p. Górzna, ale nie można tego sprawdzić ponieważ w dniu dzisiejszym jest ona nieobecna.

Przewodniczący R. Dworzański dodał, że dyrektor powinien poinformować kontrolującego o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych. Nadmienił, że nie posiada informacji czy pismo o takiej treści zostało wystosowane do urzędu.

Zastępca Dyrektora RCK powiedział, że pismo pokontrolne z RCK zostało wystosowane.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że po określonym czasie osoba kontrolująca przeprowadza rekontrolę i sprawdza w jaki sposób realizowane są zalecenia pokontrolne.

Radny M. Kutka zapytał czy rekontrola została już przeprowadzona?

Przewodniczący R. Dworzański wyjaśnił, że z posiadanych informacji nie została  przeprowadzona. Burmistrz ustala liczbę kontroli i rekontroli w zależności od potrzeb.

Radny M. Kutka zapytał czy planowana jest rekontrola RCK?

Sekretarz Gminy wyjaśniła, że międzyczasie sytuacja RCK się zmieniła, bo dyrektor został odwołany, następnie przebywał na zwolnieniu lekarskim. Na nowym Dyrektorze RCK będzie ciążył obowiązek wprowadzenia zaleceń.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że Komisja na jednym ze swoich posiedzeń mogłaby zająć się sposobem realizacji przez Dyrektora RCK zaleceń pokontrolnych.

Zastępca Dyrektora RCK powiedział, że kontrola trwała dość długo, a o zaleceniach pokontrolnych dowiedział się na początku 2011 r. Odpowiedzialnym za wprowadzenie zaleceń pokontrolnych był Dyrektor RCK. Zalecenia pokontrolne częściowo zostały zrealizowane, a niektóre nadal są realizowane. Dodał, że Komisja Rewizyjna podczas ostatniej kontroli miała okazję zobaczyć, że zalecenia pokontrolne są realizowane.

Podsumowując dyskusję Przewodniczący R. Dworzański stwierdził, że na podstawie dostarczonych dokumentów Rogozińskie Centrum Kultury posiada wszystkie wymagane dokumenty i ich stan prawny nie budzi zastrzeżeń Komisji Rewizyjnej.

W dalszej części posiedzenia Komisja zajęła się realizacją punktu 4 – kontrola umów na wynajem pomieszczeń w Ośrodku Kultury oraz wydatków zakupowych w Bibliotece – sprawozdanie z przeprowadzonych przez zespoły kontrolne kontroli.

Zespół kontrolny w składzie: A. Jóźwiak i M. Kutka przeprowadził w dniu 17.02.2012 r. od godz. 13.00 kontrolę umów na wynajem pomieszczeń w Ośrodku Kultury. Kontrolujący zapoznali się z  zestawieniem zawartych umów na wynajem pomieszczeń za rok 2011 oraz ich rejestrem. Dokonano wyrywkowej kontroli kilku umów oraz wystawionych faktur i nie stwierdzono żadnych uchybień.

Zespół kontrolny w składzie: E. Wysocka i R. Dworzański dokonał w dniu 22.02.2012 r. kontroli wydatków zakupowych w Bibliotece. Kontrolujący przeanalizowali dostarczone materiały i dokonali wyrywkowej kontroli dokumentów źródłowych (faktur), w wyniku której stwierdzono uchybienie w przypadku jednej faktury. Pisemne sprawozdanie z przeprowadzonej kontroli stanowi załącznik nr 2 do protokołu.

Radny A. Jóźwiak zapytał na czym polegało w/w uchybienie?

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że na „zatwierdzeniu do wypłaty” brakowało podpisu Głównego Księgowego. Zapłata faktury została dokonana na podstawie pisemnego zlecenia podpisanego przez Dyrektora RCK.

Radny A. Jóźwiak zapytał czy jest znany powód nie podpisania „zatwierdzenia do wypłaty” przez Głównego Księgowego?

Przewodniczący R. Dworzański wyjaśnił, że trudno jest stwierdzić dlaczego nie ma tego podpisu, ponieważ osoba ta już nie pracuje w RCK.

Zastępca Dyrektora RCK poinformował, że Główna Księgowa przebywała w tym okresie na zwolnieniu lekarskim.

Przewodniczący R. Dworzański poinformował, że Główny Księgowy może odmówić podpisania „zatwierdzenia do wypłaty”.

Skarbnik Gminy wyjaśniła, że gdyby odmówiła Burmistrzowi dokonania zapłaty, wówczas Burmistrz może wystawić pisemne zlecenie zapłaty, ale o takiej sytuacji zobowiązana jest powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową. Jeśli Główna Księgowa jest nieobecna to o wypłacie środków decyduje Dyrektor. W omawianej sytuacji nie nastąpiła odmowa zapłaty ze strony Głównej Księgowej, tylko nie było jej w pracy, dlatego Dyrektor wydał pisemne polecenie pracownikowi dokonania zapłaty.

Radny A. Jóźwiak poprosił o podanie wysokości środków jakie posiada Biblioteka na zakup woluminów.

Zastępca Dyrektora RCK odpowiedział, że w roku ubiegłym była to kwota 14 tys. zł łącznie z dotacją z Biblioteki Narodowej oraz 3 tys. zł przekazano z Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Z wszystkich źródeł zakupiono książki za kwotę ok. 18 tys. zł.

Radny A. Jóźwiak zapytał czy w poprzednich latach środki na zakup książek były na podobnym poziomie?

Zastępca Dyrektora RCK odpowiedział, że w poprzednich latach była to kwota trochę niższa.

Radny A. Jóźwiak zapytał ile sztuk książek zostało zakupionych?

Zastępca Dyrektora RCK odpowiedział, że w roku ubiegłym zakupiono ok. 700 szt. woluminów oraz zakupiono woluminy na filie biblioteczne. 

Radny M. Kutka powiedział, że ustawa o organizacji i prowadzeniu działalności kulturalnej weszła w życie od 1.01.2012 r. i jeśli w statucie nie będzie zapisane stanowisko zastępcy dyrektora, to takie stanowisko nie może zostać utworzone.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że zapis ten stosuje się do nowo tworzonych jednostek. Dopóki nie zostanie zmieniony statut RCK może funkcjonować w niezmienionej strukturze.

Radny M. Kutka zapytał czy od dnia 1.01.2012 r. nie powinien zostać zmieniony statut RCK?

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że nie ma takiego obowiązku. Gdyby został nadany nowy statut, wówczas obligowały by go zapisy nowej ustawy.

Radny M. Kutka zapytał czy ustawa obliguje do zmiany statutu?

Przewodniczący R. Dworzański odpowiedział, że żadna ustawa nie obliguje do zmiany statutu.

Radny M. Kutka zapytał czy nie ma obawy, że Zastępca Dyrektora działał nie prawnie do czasu powołania dyrektora?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że nie ma takiej obawy. Przytoczyła zapis statutu RCK, który mówi, że w sytuacji nieobecności dyrektora jego obowiązki pełni wyznaczony pracownik na podstawie stałego upoważnienia, natomiast regulamin organizacyjny wymienia stanowisko zastępcy, jako stałe upoważnienie. Poinformowała również, że został przeprowadzony konkurs na stanowisko dyrektora RCK, ale zanim zostanie powołany nowy dyrektor zgodnie z obowiązującą od 1.01.2012 r. ustawą musi zostać zawarta z nim umowa. Jeśli kandydat jej nie podpisze wówczas nie dojdzie do powołania go na stanowisko.

Radny M. Kutka zapytał czy wcześniej dyrektor nie podpisywał umowy przed powołaniem na stanowisko?

Sekretarz Gminy wyjaśniła, że zgodnie z obowiązującymi przepisami musi zostać zawarta umowa, która będzie określać zasady funkcjonowania instytucji kultury. Zaznaczyła, że nie jest to umowa o pracę.

Zastępca Dyrektora RCK powiedział, że Dyrektor RCK nie pracuję na umowę o pracę, tylko jest powoływany. W starej ustawie dyrektor był powoływany i zarządzał instytucją kultury. W nowej ustawie przed powołaniem dyrektora organizator musi zawrzeć pisemna umowę dot. funkcjonowania instytucji kultury. W umowie określa się warunki finansowe funkcjonowania instytucji kultury, program i zakres działania, itp.

Przewodniczący R. Dworzański podkreślił, że w/w umowa zawierana jest na czas określony.

Zastępca Dyrektora RCK dodał, że powołanie dyrektora nadal obowiązuje. Jeżeli wybranemu dyrektorowi nie będą odpowiadać warunki określone w umowie i jej nie podpisze, to wówczas organizator nie może powołać go na stanowisko.

Radny M. Kutka zapytał czy w umowie zostanie określona wysokość dotacji z budżetu gminy?

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że trudno jest określić warunki tej umowy, ponieważ radni uchwalając budżet mogą obniżyć dotację dla jednostki kultury, mimo zawartej z dyrektorem umowy. Zapytał czy w takiej sytuacji umowa staje się nie ważna.

Sekretarz Gminy powiedziała iż z tego powodu trudno jest określić w umowie warunki finansowania instytucji.

W dalszej kolejności zrealizowano punkt 5 – sprawy bieżące.

Nie było.

Następnie ogłoszono 5 minut przerwy.

Po przerwie zrealizowano punkt 6 – wolne głosy i wnioski:

Radny M. Kutka poruszył sprawę nie świecących lamp na ul. Mickiewicza.

Przewodniczący R. Dworzański poruszył sprawę ofert szkoleniowych dla członków Komisji Rewizyjnej.

Posiedzenie zakończono o godz. 13.20

Protokół sporządziła mgr P. Grabowska

Rogoźno, dnia 13 marca 2012 r.

Podpisy członków Komisji Rewizyjnej:

Przewodniczący ………………………..

Wiceprzewodniczący ………………….

Członek …………………………………

Członek …………………………………