Protokoły z posiedzeń Komisji Rewizyjnej: Protokół nr 13/2012 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytej w dniu 23 stycznia 2012 r. w sali nr 20 UM w Rogoźnie

PROTOKÓŁ 13/2012

z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytej w dniu 23 stycznia 2012 r. w sali nr 20 UM w Rogoźnie

Temat posiedzenia:

1.       Analiza sposobu rozpatrywania skarg na działalność Urzędu i jednostek organizacyjnych w roku 2011.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji Rewizyjnej zgodnie z listą obecności, która stanowi załącznik nr 1 do protokołu. Radna E. Wysocka uczestniczyła od godz. 13.10.

W posiedzeniu uczestniczyli również: Burmistrz Rogoźna – B. Janus, Zastępca Burmistrza – K. Ostrowski, Sekretarz Gminy – I. Sip-Michalska, Skarbnik Gminy – M. Kachlicka.

Proponowany porządek obrad:

1.       Otwarcie i przyjęcie porządku posiedzenia.

2.       Przyjęcie protokołów nr 11/2011 i 12/2011.

3.       Analiza sposobu rozpatrywania skarg na działalność Urzędu i jednostek organizacyjnych w roku 2011.

4.       Sprawy bieżące.

5.       Wolne głosy i wnioski.

6.       Zakończenie.

Uwag do porządku obrad nie było.

Protokoły nr 11/2011 i 12/2011 zostały przyjęte jednogłośnie 4 głosami „za” w obecności 4 członków Komisji.

Następnie przystąpiono do realizacji punktu 3 - analiza sposobu rozpatrywania skarg na działalność Urzędu i jednostek organizacyjnych w roku 2011. 

Informację na powyższy temat przedstawiła: Sekretarz Gminy.

Sekretarz Gminy poinformowała, że w 2011 r. do rejestru skarg i wniosków zakwalifikowano 4 skargi, które były rozpatrywane przez naszą jednostkę, natomiast 2 skargi zostały przekazane do załatwienia jednostce podległej. Od 2011 r. obowiązuje nowa instrukcja kancelaryjna oraz rzeczowy wykaz akt, w którym skargi i wnioski są połączone razem. Wcześniej skargi i wnioski miały odrębne sygnatury. Obecnie rejestracja jest wspólna, przez co w stosunku do 2010 r. ilość skarg wzrosła. W roku ubiegłym złożono tylko 3 skargi. Skargi zostały złożone zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Skargi i wnioski zaklasyfikowane są w dziale VIII kodeksu postępowania administracyjnego, który określa tryb ich rozpatrywania. Dodała, że istnieje możliwość dochodzenia swoich praw przed sądem administracyjnym, dlatego ich ranga spadła. Skargi mogą składać zarówno osoby prawne, jak i fizyczne. Skargę można złożyć we własnym imieniu, jak i w imieniu innej osoby, jednak powinno się posiadać odpowiednie upoważnienie. Poinformowała, że wyznaczonym dniem do składania skarg jest poniedziałek i są one przyjmowane przez Burmistrza, ponadto kierownicy wydziałów przyjmują je w każdy dzień. Ogółem w sprawach skarg i wniosków w 2011 r. zarejestrowało się 214 osób. Największa ilość spraw dotyczyła spraw mieszkaniowych, ponadto inne sprawy dotyczyły kanalizacji, wodociągu, braku zatrudnienia, umorzeń i odroczeń podatków i opłat, remontów dróg, czyszczenia rowów, dowozu dzieci do szkół, zameldowania na pobyt stały. Złożone skargi, to:

-         skarga p. Jabłońskiego, która dotyczyła spraw mieszkaniowych i wadliwej instalacji,

-         skarga zbiorowa osób handlujących na targowisku,

-         skarga od Wojewody Wielkopolskiego na sprawy mieszkaniowe p. Połczyńskiej,

-         skarga na spółkę „Aquabellis”, która dotyczyła nieprawidłowego funkcjonowania hydrantów,

-         skarga mieszkańców na wypowiedzenie umowy najmu lokalu użytkowego zakładowi fizjoterapii; dodała, że nie było to wypowiedzenie, bo umowa była zawarta na czas określony, która wygasła z upływem czasu na jaki została zawarta,

-         skarga Rady Pedagogicznej Zespołu Szkół, która z uwagi na błąd powinna zostać zaklasyfikowana jako wniosek. Sprostowania tej pomyłki dokonano odrębnym pismem.

Sekretarz Gminy poinformowała, iż w rzeczowym wykazie akt skargi i wnioski zostały przyporządkowane do jednej pozycji, tj. 1510. Zwróciła uwagę, że w wspomnianym piśmie z 26.10.2011 r. w tytule zapisano: dotyczy zawartego aneksu z dnia 2.08.2011 r. do porozumienia z 10.02.2000 r. w sprawie utworzenia Zespołu Szkół w Rogoźnie zawartego pomiędzy Powiatem Obornickim, a Gminą Rogoźno. W treści pisma kierowanym do Burmistrza Rogoźna wyartykułowano: „domagamy się wyjaśnienia na jakiej podstawie prawnej Pan działał i kto upoważnił Pana do zawarcia”. Poinformowała, że pismo kierowane jest bezpośrednio do Burmistrza, a więc nie można traktować go jako skargę na Burmistrza, ponieważ gdyby była to skarga na burmistrza to tytuł pisma powinien być sformułowany inaczej. Pismo dotyczyło wyjaśnienia podstaw prawnych od podmiotu, którego zobowiązuje się do udzielenia informacji. Dodała, że gdy trudno przyporządkować pismo do jakiegokolwiek wydziału, to wówczas jest ono przyporządkowywane do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. Po analizie pisma stwierdzono, że jest to wniosek o udzielenie informacji na jakiej podstawie zawarto porozumienie. Z tego powodu nadano pismu sygnaturę 1510, która dotyczy skarg i wniosków. Zwróciła uwagę, że w kodeksie postępowania administracyjnego zaszeregowane jest razem. Dodała, że rozważano czy pismo nie powinno zostać potraktowane jako petycja, ale z uwagi na to, że słowo „petycja” występuje tylko w art. 221, §3 mówi: petycje, skargi i wnioski można składać w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą.” W całym kodeksie o petycji nie ma już mowy. Z uwagi na powyższe został nadany wspomniany numer. Poinformowała, że taka sama informacja przekazywana jest do Wojewody, która sporządzona musi zostać do końca stycznia. Jeżeli organ nadzoru stwierdzi, że pismo zostało źle sklasyfikowane, to wówczas będzie musiał wskazać gdzie i w jaki sposób należy je sklasyfikować. Skargi i wnioski przechodzą taką samą procedurą i załatwiane są w terminie nie dłuższym niż miesiąc. Zawarty w przedstawionej informacji błąd jest błędem pisarskim, który został sprostowany i wyjaśniony w odrębnym piśmie.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że załatwienie skargi nr 1 nie było w kompetencji Urzędu, dlatego została skierowana do ZAMK, który udzielił wyjaśnień. Zapytał czy udzielone wyjaśnienia zaspokoiły skarżącego?

Sekretarz Gminy powiedziała, że sprawa została załatwiona, poprzez udzielenie wyjaśnień. W przypadku wszystkich skarg przeprowadzono wnikliwe postępowanie, a udzielone wyjaśnienia były zadowalające, ponieważ nie było wniosku o dodatkowe informacje.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał czy przy udzielaniu odpowiedzi na skargę jest informacja, że skarżący może się od niej odwołać?

Sekretarz Gminy powiedziała, że skargi i wnioski nie przewidują procedury odwoławczej. Nie zmienia to faktu, że skarżący może skierować kolejne pismo w tej samej sprawie i organ jest zobowiązany do udzielenia odpowiedzi.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał o terminy udzielenia odpowiedzi na skargę?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że skarga musi zostać rozpatrzona w terminie 30 dni. Dodała, że jeśli skarga jest skomplikowana i nie możliwa do załatwienia w terminie 30 dni, to trzeba powiadomić o tym skarżącego. 

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że z skargi nr 2 wynika, że dotyczyła niewłaściwego przygotowania terenu targowiska. Zapytał czy skarga została załatwiona właściwie i czy udzielono wyczerpującej odpowiedzi oraz czy został dochowany termin udzielenia odpowiedzi?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że organem nadzorującym targowisko jest ZAMK i jemu przekazano skargę do załatwienia i który udzielił odpowiedzi.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że odpowiedzi na skargę nr 3 udzielił Prezes „Aquabellis”, o czym informował podczas obrad jednej z sesji Rady Miejskiej. W kwestii skargi nr 4 poinformował, że Dyrektor ZAMK podtrzymał możliwość wymiany okna, co zostało wykonane 1.08.2010 r. W przypadku skargi nr 5 powiedział, że nie może zostać uznana za skargę ponieważ upłynął termin ważności.

Radny M. Kutka powiedział, że gdyby pismo Rady Pedagogicznej zostało zakwalifikowane jako skarga na burmistrza, to wówczas właściwym organem do rozpatrzenia skargi byłaby Rada Miejska, która rozpatrzyłaby skargę w drodze uchwały. Powiedział, że zostało zaklasyfikowane jako wniosek i nie będzie takiej procedury.

Sekretarz Gminy powiedziała, że nie może zostać zakwalifikowane jako skarga i zostało to wyjaśnione w piśmie. Było to zapytanie skierowane bezpośrednio do Burmistrza. Gdyby pismo skierowane było na działalność Burmistrza, to wówczas rozpatrywałaby je Rada. Dodała, że temat ten był przedmiotem obrad Komisji Wspólnej.

Radny M. Kutka powiedział, że po Komisji pismo zmieniło się z skargi na wniosek.

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że nic się nie zmieniło, ponieważ był to wniosek. O tym czy jest to skarga, czy wniosek decyduje treść pisma.

Radny M. Kutka powiedział, że początkowo pismo zostało zaklasyfikowane jako skarga, ponieważ jest tak zapisane w przekazanej informacji. 

Sekretarz Gminy powiedziała, że pismo wpisano do rejestru skarg i wniosków, tylko w zestawieniu omylnie użyto słowa skarga.

Radny M. Kutka zapytał czy pismo nie ma żadnych znamion skargi?

Sekretarz Gminy powiedziała, że zgodnie z kpa nie należy pisma traktować jako skargi. Jest to zapytanie skierowane do Burmistrza, na jakiej podstawie podpisał porozumienie, a więc nie może być skargą na Burmistrza.

Radny A. Jóźwiak poprosił o przybliżenie czego dotyczyły sprawy dowozu dzieci do szkół.

Sekretarz Gminy poinformowała, że sprawy te zostały zgłoszone przez interesantów bezpośrednio u Burmistrza. Dodała, że dane pochodzą z rejestru spraw z jakimi przychodzą interesanci, który prowadzony jest przez sekretarkę Burmistrza.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał czy jest Zarządzenie Burmistrza w sprawach zasad organizacji przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków?

Sekretarz Gminy wyjaśniła, że sprawę reguluje kpa oraz Regulamin organizacyjny jednostki.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał jak wygląda rejestr skarg i wniosków?

Członkowie Komisji zapoznali się z prowadzonym w Urzędzie rejestrem skarg i wniosków.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał czy skarga p. Jabłońskiego, która została przekazana do załatwienia podległej jednostce wpisana jest do rejestru skarg i wniosków?

Sekretarz Gminy wyjaśniła, że prowadzony jest rejestr skarg i wniosków, który podzielony jest na załatwiane bezpośrednio oraz załatwiane przez jednostki podległe. Skargi i wnioski załatwiane przez jednostki podległe, ma sygnaturę 1511 i w Urzędzie kategorie archiwalną B, natomiast w jednostkach bezpośrednio załatwiających jest kategorią A, czyli akt o znaczeniu historycznym przekazywanych 25 latach do archiwum państwowego. Skargi i wnioski bezpośrednio załatwiane przez jednostkę posiadają kategorię A.

Radny A. Jóźwiak zapytał gdzie rejestrowane są odpowiedzi na składane skargi i wnioski?

Sekretarz Gminy zaprezentowała udzielone odpowiedzi na składane skargi i wnioski.

Radny M. Kutka zapytał czy jeżeli w piśmie zarzuca się Burmistrzowi przekroczenie kompetencji oraz działanie niezgodne z prawem to nie ma ono znamiona skargi?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że gdyby pismo zostało zaklasyfikowane jako skarga, to musiałaby być ona rozpatrywana przez Radę Miejską. Pismo zakwalifikowano jako wniosek bo wyraźnie kierowane jest do Burmistrza i wskazuje czego domaga się podmiot wnioskujący. Gdyby zostało zakwalifikowane jako skarga wówczas organ nadzoru wytknął by, że pismo powinno być zarejestrowane w Radzie Miejskiej. Dodała, że po zmianie jednolitego rzeczowego wykazu akt jest wiele zamętu, ale jest on dostosowany do elektronicznego obiegu dokumentów, który będzie wprowadzony. Poinformowała, że Burmistrz zadecydował zarządzeniem o pozostaniu przy wersji papierowej, ponieważ sprawy przekazywane elektronicznie są sprawami jednostkowymi. Elektroniczna forma sprawdza się w przypadku kontaktu urzędu z jednostkami nadrzędnymi oraz z zakładem ubezpieczeń. Elektroniczny obieg dokumentów utrudniłby obsługę interesantów. Dodała, że sytuacja ma się zmienić po wymianie dowodów kiedy nie będzie już potrzebny podpis elektroniczny, ponieważ dowód będzie identyfikował osobę. Poinformowała, że obecnie w Urzędzie ewidencja dokumentów prowadzona jest w formie papierowej i elektronicznej. Forma papierowa powoduje, że pisma przekazywane są na stanowiska pracy, a nie są gromadzone w kancelarii.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał czy podejmowane są działania zmierzające do likwidacji źródeł powstawania skarg?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że zarówno mieszkańcy jak i instytucje będą się skarżyć, bo skarga wynika z subiektywnego podejścia do problemu przez osobę której dotyczy. Ważnym jest, aby zasadnych skarg było jak najmniej.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał czy są informacje o możliwości składania skarg oraz o przyjmowaniu przez Burmistrza interesantów w określonych dniach w sprawach skarg i wniosków?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że informacja znajduje się m.in. na stronie internetowej, w Urzędzie. Pracownicy są uczulani by udzielane odpowiedzi były wyczerpujące.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał jak rozpatrywane są skargi składane w Biurze Rady? Dodał, że ma na myśli skargi, które wpisywane są na dyżurze radnych.

Sekretarz Gminy powiedziała, że sprawy zgłaszane przez mieszkańców na dyżurach radnych przekazywane są do załatwienia wg właściwości.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał Burmistrza o ilość poszczególnych grup skarg do skarg o charakterze ogólnym?

Burmistrz Rogoźna powiedział, że nigdy nie przeprowadzał statystycznej analizy zgłaszanych skarg i wniosków. Znaczna część spraw dotyczy spraw mieszkaniowych.

Przewodniczący R. Dworzański zapytał czy zdarzają się skargi na działalność urzędników?

Burmistrz Rogoźna odpowiedział, że nie. Skargi zgłaszane są na opiekę społeczną, że przyznaje za niskie zasiłki.

Radny M. Kutka zapytał czy zgłaszana ustnie sprawa przyznania za niskiego zasiłku musi zostać zarejestrowana jako skarga?

Sekretarz Gminy wyjaśniła, że cały czas rozmowa dotyczy skarg i wniosków, ponieważ trudno je rozgraniczyć, zwłaszcza iż w kpa nie ma definicji skargi, wniosku i petycji. Dodała, że treść pisma decyduje o jego charakterze.

Radny M. Kutka zapytał nazwanie pisma skargą decyduje, że nią jest?

Sekretarz Gminy powiedziała, że nie. Z treści pisma musi wynikać, że jest to skarga.

Radny M. Kutka zapytał czy jeśli pismo nazwane jest skargą, to czy może zostać zakwalifikowane jako wniosek?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że pismo musi być rozważone w kontekście kpa. Jeżeli w urzędzie nie została zarejestrowana sprawa o wydanie decyzji, a złoży skargę to nie jest traktowana ona jako skarga, tylko jako wniosek o wszczęcie postępowania.

Radny M. Kutka zapytał czy skarga złożona na pracownika znajduje się w jego aktach?

Sekretarz Gminy wyjaśniła, że skargi na pracowników rozpatruje bezpośredni przełożony, zgodnie z Regulaminem organizacyjnym. Bezpośredni przełożony może wystąpić z wnioskami jeśli skarga jest słuszna i wówczas pracownik musi ponieść konsekwencje. Jeśli skarga jest nie słuszna to bezpośredni przełożony musi złożyć odpowiednie wyjaśnienia. Skargi na działalność kierowników jednostek bezpośrednio rozpatruje Burmistrz.

Radny M. Kutka zapytał czy skargi na kierowników jednostek organizacyjnych może rozpatrywać Rada Gminy?

Sekretarz Gminy odpowiedziała, że może, ale każdy przypadek musi być analizowany pod względem podległości i powoływania na stanowisko.

Następnie przystąpiono do realizacji punkt 4 – sprawy bieżące.

Przewodniczący R. Dworzański przedstawił sprawozdanie z działalności Komisji Rewizyjnej, które będzie prezentowane podczas sesji Rady Miejskiej.

W punkcie 6 – wolne głosy i wnioski:

Radny M. Kutka zapytał o skargę Prokuratora Rejonowego w Obornikach na uchwałę z 2004 r.?

Sekretarz Gminy poinformowała, że prokuratura ma prawo kontrolowania zgodności z prawem uchwał organów stanowiących jednostek samorządowych. Organy nadzoru nie zakwestionowały omawianej uchwały. Inspektor zajmująca się sprawami, których dotyczy uchwała nie zgadza się z stanowiskiem wyrażonym w skardze, dlatego odpowiedź zostanie przygotowana i przesłana do sądu.

Przewodniczący R. Dworzański powiedział, że prokuratura co jakiś czas bada uchwały czy nie nastąpiło naruszenie prawa, mimo iż uchwały zostały zaopiniowane przez nadzór Wojewody, RIO

Następnie Komisja ustaliła harmonogram prac i przeprowadzanych kontroli na miesiąc luty.

Posiedzenie zakończono o godz. 14.10

Protokół sporządziła mgr P. Grabowska

Rogoźno, dnia 16 luty 2012 r.

Podpisy członków Komisji Rewizyjnej:

Przewodniczący ………………………..

Wiceprzewodniczący ………………….

Członek …………………………………

Członek …………………………………