Protokoły z posiedzeń Komisji Rewizyjnej: Protokół nr 26/2013 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 25 lutego 2013 r. o godz. 12.00 w sali nr 20 UM w Rogoźnie

Protokół nr 26/2013

z posiedzenia Komisji Rewizyjnej odbytego w dniu 25 lutego 2013 r.  o godz. 12.00

w sali nr 20 UM w Rogoźnie

Temat posiedzenia:

1.        Kontrola wykonania uchwał Rady Miejskiej z roku 2012 przez Burmistrza.

2.        Kontrola efektywności wydatkowania środków przeznaczonych w 2012 r. dla organizacji pozarządowych oraz innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego z budżetu gminy.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji Rewizyjnej zgodnie z listą obecności.

W posiedzeniu uczestniczyli: Burmistrz Rogoźna – B. Janus, Zastępca Burmistrza – K. Ostrowski, Sekretarz Gminy – I. Sip-Michalska, Skarbnik Gminy – M. Kachlicka – lista obecności stanowi załącznik nr 1 do protokołu.

Proponowany porządek:

1. Otwarcie i przyjęcie porządku posiedzenia.
2. Kontrola wykonania uchwał Rady Miejskiej w roku 2012 przez Burmistrza Rogoźna.
3. Kontrola efektywności wydatkowania środków przeznaczonych w 2012 r. dla organizacji pozarządowych oraz innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego z budżetu gminy.  
4. Przyjęcie protokołu z ostatniego posiedzenia.
5. Sprawy bieżące.
6. Wolne głosy i wnioski.
7. Zakończenie.

Do porządku obrad uwag nie wniesiono.

Informację Burmistrza Rogoźna z realizacji uchwał Rady Miejskiej w Rogoźnie za rok 2012 przedstawiła Sekretarz Gminy I. Sip-Michalska – stanowi załącznik nr 2 do protokołu.

Członkowie Komisji nie wnieśli uwag złożonego sprawozdania.  

Przystąpiono do realizacji punktu 3 – kontrola efektywności wydatkowania środków przeznaczonych w 2012 r. dla organizacji pozarządowych oraz innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego z budżetu gminy.

Zespół kontrolny w składzie: E. Wysocka i R. Dworzański w dniu 21.02.2013 r. dokonał wyrywkowej kontroli przedstawionej dokumentacji.

I. Stowarzyszenie „Parkowianka” z Parkowa.

Stowarzyszenie złożyło ofertę (data wpływu 03.02.2012 r.) na zadanie „Dbamy o formę i o zdrowie, zapobiegamy nałogom i złemu odżywianiu się, uczymy się udzielać pierwszej pomocy” na kwotę dofinansowania 3.500 zł.

Umowę nr OR.526.9.2012 podpisano w dniu 26.03.2012 r. na realizacje w/w programu przyznając kwotę 2.500 zł z terminem realizacji zadania od 1.04.2012 r. do 15.12.2012 r.

Rozliczenie nastąpiło – data wpływu 17.01.2013 r. Wykorzystano 100% przyznanego dofinansowania.

Kontrolujący nie wnieśli uwag do przedstawionego rozliczenia.

II. Uczniowski Klub Sportowy „Olimpia” w Rogoźnie.

UKS „Olimpia” złożył ofertę na zadanie pn. „Organizacja zajęć sportowych w zakresie wioślarstwa” – zgrupowanie wiosenne w dniach 26.05 – 5.05.2012 r., dla 16 osób.

Umowę nr OR.526.14.2012 podpisano w dniu 18.04.2012 r. na realizację w/w zadania z kwotą dofinansowania 2.500 zł.

Rozliczenie nastąpiło – data wpływu 17.02.2013 r. Wykorzystano 100% dofinansowania.

Komisja zauważyła co następuje:

- dofinansowanie obejmowało wyżywienie dla 16 osób, natomiast załączone do rachunku nr 7/2012 z dnia 23.05.2012 r. potwierdzenie udziału w akcji szkoleniowej w dniach 27.04 – 6.05.2012 r. zawierało 13 osób, a czego 1 osoba brała udział przez 4 dni.

III. Uczniowski Klub Sportowy „Libero” w Rogoźnie.

UKS „Libero” złożył ofertę na realizację zadania pn. „Szkolenie i organizowanie rozgrywek w zakresie piłki siatkowej dzieci i młodzieży” (data wpływu 03.02.2012 r.). Całkowity koszt zadania opiewał na kwotę 19.300 zł, z czego dofinansowanie w wysokości 16.500 zł i 2.500 zł środki własne.

Umowę nr OR.526.10.2012 podpisano w dniu 28.03.2012 r. na dofinansowanie zadania w kwocie 16.500 zł – okres realizacji 1.01 – 31.12.2012 r.

Rozliczenie złożono dnia 15.01.2013 r. Z dofinansowania środków wykorzystano kwotę 12.630,21 zł. Zwrot w wysokości 3.869,79 zł niewykorzystanych środków na konto Gminy Rogoźno nastąpił w dniu 14.12.2012 r.

Komisja nie wiosła uwag do rozliczenia, za wyjątkiem poniższego:

- w sprawozdaniu końcowym z wykonania wydatków w części II sprawozdania z wykonania wydatków, w pkt 1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów oraz w pkt 2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania w kolumnie 2 – całość zadania zgodnie z umową wykazano kwoty wynikające z realizacji zadania, natomiast kolumna ta winna zawierać kwoty wynikające z umowy i oferty;

- w pkt 4 – zestawienie faktur wykazano fakturę z dnia 15.03.2012 r. na usługę transportową – kwota 189,00 zł przed podpisaniem umowy na dofinansowanie.

Skarbnik Gminy zwróciła uwagę, że w podpisanej umowie wskazano okres realizacji zadania, tj. 1.01 – 31.12.2012 r. 

Zespół kontrolny w składzie A. Jóźwiak i M. Kutka w dniu 25.02.2012 r. dokonał wyrywkowej kontroli następujących organizacji:

I. Klub Żeglarski „Kotwica” w Rogoźnie.

Klub Żeglarski „Kotwica” złożył ofertę realizacji dwóch zadań: „Szkolenie żeglarskie dzieci i młodzieży” oraz „Organizacja zajęć żeglarskich 2012”.

W dniu 12.03.2012 r. została podpisana umowa nr OR.526.3.2012 pomiędzy Gminą Rogoźno, a KŻ „Kotwica” reprezentowanym przez L. Kuźmę, na realizację zadania pn. „Szkolenie żeglarskie dla dzieci i młodzieży” i opiewała na dofinansowanie w kwocie 1.000 zł. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego złożone zostało 14.01.2013 r. Zadanie opiewało na kwotę 2.500 zł, z tego dofinansowanie w wysokości 40%, środki własne 60%. Dofinansowanie zostało wykorzystane w 100%.

W dniu 12.03.2012 r. została zawarta umowa nr OR.526.4.2012 pomiędzy Gminą Rogoźno, a KŻ „Kotwica” reprezentowanym przez L. Kuźmę, na realizację zadania pn. „Organizacja zajęć żeglarskich 2012” i opiewała na dofinansowanie w kwocie 36.000 zł. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego zostało złożone w dniu 14.01.2013 r. i jest ono w trakcie rozliczenia. Zgodnie z zawartą umową dotacja wynosiła do 60%, z tym że przyjmuje się iż przekroczenie kwoty do 10% przyjmuje się iż zadanie zostało wykonane zgodnie z umową. Zgodnie ze złożonym sprawozdaniem, w niektórych działach nastąpiło przekroczenie maksymalnego dofinansowania, np. zabezpieczenie sprzętu – wykonanie 75%, organizacja wianków – wykonanie 71%, organizacja szkolenia – wykonanie 83%.  

Skarbnik Gminy wyjaśniła, że kwota dotacji nie może ulec zmianie, natomiast przesunięcia między pozycjami kosztorysu mogą wynosić do 10%.

Kontrolujący nie wnieśli uwag do przedstawionego rozliczenia.

II. Liga Ochrony Kraju. Wielkopolska Organizacja Wojewódzka z siedzibą w Poznaniu.

Oferta LOK na realizację zadania pn. „Upowszechnianie wiedzy i umiejętności na rzecz obronności państwa” wpłynęła w dniu 22.03.2012 r. w dniu 18.04.2012 r. została zawarta umowa pomiędzy Gminą Rogoźno, a Towarzystwem Ligi Obrony Kraju Wielkopolska Organizacja Wojewódzka reprezentowana przez W. Dulko, na dofinansowanie w wysokości 6.500 zł. Sprawozdanie finansowe z wykonania wyżej wymienionego zadania wynikającego z umowy wpłynęło do Urzędu Miejskiego w dniu 14.01.2013 r. Po przeanalizowaniu sprawozdania stwierdzono nieprawidłowości (wydatkowanie środków niezgodnie ze złożoną ofertą i podpisaną umową), dlatego pismem z dnia 29.01.2013 r. zwrócono się do LOK o złożenie wyjaśnień w terminie 7 dni. W związku z tym, że nie złożono żadnych wyjaśnień w wyznaczonym terminie, zostało wszczęte postępowanie o zwrot dotacji pobranej w nadmiernej wysokości i w części niewykorzystanej pismami z dnia 14.02.2013 r. w kwocie łącznej 754,28 zł + odsetki 15,19 zł (razem 769,47 zł). Powyższa kwota została wpłacona w kasie Urzędu Miejskiego dnia 27.02.2013 r.

III. Rogoziński Klub Sportowy „Wełna”.

Oferta RKS „Wełna” na realizację zadania pn. „Organizacja całorocznych zajęć w piłkę nożną” wpłynęła w dniu 21.03.2012 r. W dniu 18.04.2012 r. została zawarta umowa nr OR.526.15.2012 pomiędzy Gminą Rogoźno, a RKS „Wełna” reprezentowanym przez M. Pokorzyńskiego. Umowa na dotację z budżetu gminy opiewała na kwotę 40.000 zł. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego wpłynęło do Urzędu Miejskiego dnia 14.01.2013 r. Zadanie zostało rozliczone przez komisję protokołem z dnia 30.01.2013 r., w którym nie stwierdzono żadnych uchybień. Komisja Rewizyjna po dokładnym przeanalizowaniu sprawozdania finansowego zadania tj. „Organizacja całorocznych zajęć w piłkę nożną” stwierdziła, że zostało ono wykonane zgodnie ze złożoną ofertą oraz podpisaną umową i nie doszukała się nieprawidłowości.

Następnie przystąpiono do realizacji punktu 4 – przyjęcie protokołu z ostatniego posiedzenia.

Protokół nr 25/2013 został przyjęty jednogłośnie 4 głosami „za” w obecności 4 członków Komisji. 

W punkcie 5 porządku posiedzenia – sprawy bieżące.

Przewodniczący R. Dworzański poinformował, iż w miesiącu marcu ma zostać przekazane radnym sprawozdanie z wykonania budżetu gminy za 2012 r. Zaproponował, aby na posiedzeniu w miesiącu marcu Komisja zajęła się analizą wykonania budżetu gminy za 2012 r. Dodał, że stosowny projekt uchwały zostanie przedstawiony Radzie Miejskiej na najbliższej sesji.

Członkowie Komisji zaakceptowali propozycję Przewodniczącego R. Dworzańskiego.

Przewodniczący R. Dworzański poinformował, że w Poznaniu odbędzie się szkolenie, którego tematem będzie działalność kontrolna organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego

W dalszej części posiedzenia przystąpiono do realizacji punktu 6 – wolne głosy i wnioski.

Nikt nie zabrał głosu.

Posiedzenie zakończono o godz. 12.55

Protokół sporządziła mgr P. Grabowska

Rogoźno, dnia 9 kwietnia 2013 r.

Podpisy członków Komisji Rewizyjnej:

Przewodniczący KR ............................................

Wiceprzewodniczący KR ...................................

Członek KR ..........................................................

Członek KR ..........................................................