Zarządzenia Burmistrza 2017: Zarządzenie Nr 229/2017 Burmistrza Rogoźna z dnia 9 października 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania oceny i kontroli realizacji zadań przez organizacje prowadzące działalność pożytku publicznego

ZARZĄDZENIE NR OR.0050.1.229.2017

BURMISTRZA ROGOŹNA

z dnia 9 października 2017 roku

w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania oceny i kontroli realizacji zadań przez organizacje prowadzące działalność pożytku publicznego

Na podstawie art. 30 ust. 1 i 2 pkt 4) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 446 ze zm.), art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1875) zarządzam, co następuje:

§ 1.

Przyjmuję Regulamin kontroli realizacji zadań zleconych przez Gminę Rogoźno organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego, zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

§ 2.

Wykonanie zarządzenia powierzam zastępcy kierownika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich.

§ 3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Regulamin kontroli realizacji zadań zleconych przez Gminę Rogoźno organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego

§1.

Regulamin określa zasady kontroli realizacji zadań publicznych zleconych przez Gminę Rogoźno organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego w trybach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2016 r., poz. 1817 ze zm.).

§2.

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. organie – rozumie się przez to Burmistrza Rogoźna,
2. kontrolujących– rozumie się przez to pracowników Urzędu Miejskiego w Rogoźnie i upoważnionych przez Burmistrza Rogoźna do przeprowadzenia kontroli,
3. organizacjach pozarządowych – rozumie się przez to organizacje pozarządowe oraz podmioty wskazane w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
4. zadaniach publicznych – rozumie się przez to zadania publiczne wskazane w przepisach art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
5. umowie – rozumie się przez to umowę, o której mowa w art. 16 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

§ 3.

1. Kontrola realizacji zadania przez organ obejmuje ocenę:
   1. stopnia realizacji zadania,
   2. efektywności, rzetelności oraz jakości realizacji zadania,
   3. prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania,
   4. poprawności prowadzenia dokumentacji związanej z realizowanym zadaniem.
2. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadania oraz po jego zakończeniu przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym zadanie było realizowane.

§ 4.

1. Organ wyznacza osobę przeprowadzającą kontrolę.
2. Kontrolę przeprowadza się na podstawie upoważnienia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.
3. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanej organizacji lub w siedzibie organu.
4. W ramach udzielonego upoważnienia kontroler jest uprawniony do:
   1. wglądu do wszelkich dokumentów związanych z zakresem kontroli, które mają lub mogą mieć znaczenie dla oceny prawidłowości wykonania zadania publicznego,
   2. żądania od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego udzielania ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą,
   3. przeprowadzenia oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności.
5. Kontrolujący dokonuje oceny realizacji zadania publicznego:
   1. pod względem merytorycznym, w szczególności sprawdza rzeczywisty przebieg realizacji zadania oraz realizacji celów określonych w ofercie (zgodność z harmonogramem działań, liczbowej skali działań, spełnienie obowiązku promocyjno - informacyjnego),
   2. pod względem finansowym, tzn. sprawdza dokumenty finansowo – księgowe związane z realizacją zadania, w szczególności: zgodność wydatkowania dotacji, środków własnych, z innych źródeł, z wpłat i opłat adresatów, kontrola prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo – księgowej zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 ze zm.).

§ 5.

1. Z przeprowadzonej kontroli kontrolujący sporządza protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
2. Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.
3. Protokół kontroli powinien zawierać:
   1. nazwę kontrolowanej organizacji pozarządowej,
   2. imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer i datę wydania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,
   3. datę rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
   4. określenie zakresu kontroli, okresu kontrolowanego oraz wskazanie nazwy kontrolowanego zadania publicznego,
   5. stwierdzone podczas kontroli fakty stanowiące podstawę do oceny realizacji zadania publicznego, w szczególności konkretne nieprawidłowości,
   6. datę i miejsce podpisania protokołu,
   7. podpis kontrolującego i kierownika organizacji pozarządowej na każdej stronie protokołu.

§ 6.

1. Podmiot realizujący zadanie publiczne, na które uzyskał środki z budżetu Gminy, składa sprawozdanie z realizacji zadania publicznego, według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. poz. 1300) lub według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 kwietnia 2016 r. w sprawie uproszczonego wzoru oferty i uproszczonego wzoru sprawozdania z realizacji zadania publicznego (Dz. U. poz. 570).
2. W przypadku niezłożenia sprawozdania, o którym mowa w ust. 1 organ wzywa pisemnie organizację pozarządową realizującą zadanie publiczne do złożenia sprawozdania. W piśmie skierowanym do organizacji organ określa ostateczny termin złożenia sprawozdania.
3. Do sprawozdania należy załączyć materiały bądź dokumenty, które zostały określone w umowie, np. materiały informacyjne opisujące i podsumowujące zadanie, dokumentację fotograficzną na płycie CD, ulotki, plakaty, merytoryczne konspekty szkoleń lub warsztatów, materiały szkoleniowe, materiały promocyjne, wydruki, kserokopie artykułów lub informacji zamieszczonych w prasie.

§ 7.

1. Po złożeniu przez organizację pozarządową sprawozdania z realizacji zadania publicznego kontrolujący dokonuje analizy sprawozdania.
2. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości i uchybień w złożonym sprawozdaniu organ wzywa organizację pozarządową do ich usunięcia w wyznaczonym terminie.
3. Nieusunięcie błędów lub nieuzupełnienie braków w sprawozdaniu we wskazanym terminie, skutkuje odmową akceptacji sprawozdania i możliwością rozwiązania umowy.
4. Kontrolujący może wymagać uzupełnienia sprawozdania o:
   1. kserokopie dokumentów potwierdzających koszty kwalifikowane, m.in.: faktury VAT, faktury korygujące, rachunki, noty obciążeniowe, noty korygujące, listy płac, umowy zlecenia, umowy o dzieło oraz inne umowy cywilnoprawne, rachunki do tych umów, umowy lub oświadczenia wolontariackie,
   2. kserokopie dowodów zapłaty: wyciągi z rachunku bankowego, potwierdzenia dokonania przelewu bankowego wydrukowane z rachunku internetowego, rozliczenie pobranej zaliczki, raport kasowy, dowody KW.
5. Rozliczenie dofinansowania następuje na podstawie zestawienia dokumentów księgowych a w przypadku dodatkowej kontroli, na podstawie źródłowych dokumentów księgowych analizowanych w czasie kontroli oraz przedstawionych do wglądu źródłowych dokumentów księgowych oraz innych dokumentów związanych z realizacją zadania.
6. W przypadku stwierdzenia, iż udzielona dotacja lub jej część została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, pobrana nienależnie lub w nadmiernej wysokości, organ wzywa organizację pozarządową do zwrotu dotacji w terminie 14 dni od daty otrzymania pisma wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych.
7. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 6 oraz braku zwrotu dotacji, organ wszczyna postępowanie administracyjne i wydaje decyzję.
8. Dokument rozliczenia dotacji stanowiący podstawę do zatwierdzenia sprawozdania wypełnia i podpisuje kontrolujący i akceptuje Skarbnik Gminy.
9. Pisemną informację o zatwierdzeniu sprawozdania przekazuje się do Wydziału Finansowego.
10. Wzór dokumentu rozliczenia dotacji stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
11. Ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania dokonuje Burmistrz Rogoźna.

§ 8.

1. Na podstawie wyników kontroli kierowane są do organizacji pozarządowej zalecenia pokontrolne wskazujące nieprawidłowości.
2. Zalecenia pokontrolne przekazuje się kontrolowanej organizacji pozarządowej nie później niż w terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu kontroli.

• Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 229/2017 Burmistrza Rogoźna z dnia 9 października 2017 r.doc
• Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 229/2017 Burmistrza Rogoźna z dnia 9 października 2017 r.doc
• Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 229/2017 Burmistrza Rogoźna z dnia 9 października 2017 r.doc